Sähköinen asianhallinta suurissa kaupungeissa

Abstract

Pro gradu –tutkimus käsittelee kuntasektorin sähköistä asianhallintaa osana sähköistä asiointia ja laajemmin osana sähköistä hallintoa. Julkisessa hallinnossa asianhallinta on perustoiminto, joka sisältyy kaikkiin hallinnon prosesseihin. Julkisuuslain velvoittamana kuntien tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä sekä muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvän tiedonhallintatavan varmistaminen edellyttää kuntaorganisaation asiakirjahallinnon ja arkistotoimen osa-alueiden kokonaisvaltaista hallintaa lainsäädännön vaatimukset huomioiden.

Tutkimuksessa selvitetään, miten sähköinen asianhallinta asemoituu osaksi sähköistä hallintoa, miten lainsäädäntö ohjaa sähköisen asianhallinnan toteuttamista, mitä ovat hyvän tiedonhallintatavan edellytykset ja vaatimukset sähköisessä asioinnissa ja millaisia ovat asiakirjahallinnon tietojärjestelmät. Lisäksi tutkimuksessa selvitetään, miten paljon suurissa kaupungeissa kuntalaiset käyttävät sähköistä asiointikanavaa asioiden vireille saattamiseksi ja miten sähköinen asianhallintajärjestelmä tukee kunnallista päätöksentekoa.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys rakentuu sähköisten asiakirjajärjestelmien lainsäädäntöohjauksen ja kansainvälisten standardien tarkasteluun. Tutkimustyyppinä on kartoittava tapaustutkimus rajatusta joukosta toisiinsa suhteessa olevista tapauksista.

Tärkeimmäksi tutkimustulokseksi nousi tieto siitä, että suurissa kaupungeissa ollaan hyvin valmistautuneita sähköisen asioinnin ja sähköisesti vireille saatettujen hallintoasioiden määrän kasvuun. Suurten kaupunkien sähköiset asianhallintajärjestelmät tarjoavat hyvän tuen kunnalliselle päätöksentekoprosessille lähtien asian sähköisestä vireille saattamisesta ja päätyen tavoitetilassa asiakirjojen sähköiseen pysyväissäilytykseen. Tutkimus myös osoitti, että suurten kaupunkien sähköiset asianhallintajärjestelmät ovat toiminnallisesti monipuolisia ja kehittyneitä, ja että tiedon saatavuuden parantaminen ja avoimuuden lisääminen asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa ovat tärkeimpiä tavoitteita suuren kaupunkien sähköisen asianhallinnan kehittämisessä.

Avainsanat: asiakirjahallinto, asianhallinta, hyvä tiedonhallintapa, sähköinen asiointi ja sähköinen hallinto