Integroidun toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto - kirjanpidon ongelmia kohdeyrityksen kuluseurannassa
VEHANEN, MARIKA (2007)
2007
Yrityksen taloustiede, laskentatoimi - Accounting and Finance
Kauppa- ja hallintotieteiden tiedekunta - Faculty of Economics and Administration
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2007-09-19
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-17233
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-17233
Tiivistelmä
Yhä useammat yritykset ovat viime vuosina siirtyneet
ohjelmistoratkaisuissaan erillisjärjestelmien käytöstä niin
kutsuttujen integroitujen toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmien
käyttöön. Toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää
yrityksen tuotannon, talouden sekä jakelun toiminnot. Järjestelmä
koostuu keskenään yhteensopivista ohjelmistomoduuleista, jotka
mahdollistavat yhden yhteisen integroidun informaatiojärjestelmän koko
yritykselle.
Koko yrityksen kattava informaatiojärjestelmä tuo mukanaan uusia
haasteita yrityksen taloushallintoon. Tässä tutkimuksessa
tarkastellaan integroitua toiminnanohjausjärjestelmää yrityksen
kirjanpidon näkökulmasta. Tutkimuksessa kartoitetaan erityisesti
kirjanpidon kuluseurannan riski- ja ongelmakohtia, joihin on hyvä
kiinnittää huomiota integroitua toiminnanohjausjärjestelmää käyttöön
otettaessa. Lisäksi esitetään syitä, joista ongelmat saattavat johtua
ja vaihtoehtoisia tapoja löytyneiden ongelmien ratkaisemiseksi.
Tutkimus toteutettiin havainnoivan osallistumisen keinoin,
kohdeyrityksen ERP-käyttöönottoprojektiin sekä myöhempiin järjestelmän
kehitysprojekteihin osallistumalla. Esiin tulleissa ongelmissa
havaittiin pian yhteisiä tekijöitä, joiden perusteella tärkeimmät
ongelma- ja riskitekijät luokiteltiin kolmeen pääryhmään: järjestelmän
määrityksiin ja perustietoihin liittyviin ongelmiin, toimintatavoista
aiheutuneisiin ongelmiin sekä yleisluonteisiin ongelmiin.
Järjestelmän määrityksiin katsottiin kuuluvaksi järjestelmän
ohjaustiedoissa ilmenneet puutteet ja virheet, erilaisten
ulkopuolisten järjestelmien liittymäongelmat sekä perustietojen
keskeneräisyys. Toimintatavoissa puolestaan huomattiin ongelmia
aiheutuvan muun muassa tilauksellisten ja tilauksettomien ostolaskujen
eriävästä käsittelytavasta, määrittelemättömistä tai vanhoista
toimintamalleista sekä yrityksen sisällä toimivien eri yksiköiden
toisistaan poikkeavista toimintatavoista. Näiden lisäksi
yleisluonteisiksi ongelmiksi ja riskeiksi luokiteltiin puutteellinen
koulutus sekä integroidun toiminnanohjausjärjestelmän laajuus ja
kokonaisvaltaisuus ylipäätään.
Avainsanat:
toiminnanohjausjärjestelmä, ERP, Enterprise Resource Planning,
kirjanpito, kuluseuranta, kirjausvirheet
ohjelmistoratkaisuissaan erillisjärjestelmien käytöstä niin
kutsuttujen integroitujen toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmien
käyttöön. Toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää
yrityksen tuotannon, talouden sekä jakelun toiminnot. Järjestelmä
koostuu keskenään yhteensopivista ohjelmistomoduuleista, jotka
mahdollistavat yhden yhteisen integroidun informaatiojärjestelmän koko
yritykselle.
Koko yrityksen kattava informaatiojärjestelmä tuo mukanaan uusia
haasteita yrityksen taloushallintoon. Tässä tutkimuksessa
tarkastellaan integroitua toiminnanohjausjärjestelmää yrityksen
kirjanpidon näkökulmasta. Tutkimuksessa kartoitetaan erityisesti
kirjanpidon kuluseurannan riski- ja ongelmakohtia, joihin on hyvä
kiinnittää huomiota integroitua toiminnanohjausjärjestelmää käyttöön
otettaessa. Lisäksi esitetään syitä, joista ongelmat saattavat johtua
ja vaihtoehtoisia tapoja löytyneiden ongelmien ratkaisemiseksi.
Tutkimus toteutettiin havainnoivan osallistumisen keinoin,
kohdeyrityksen ERP-käyttöönottoprojektiin sekä myöhempiin järjestelmän
kehitysprojekteihin osallistumalla. Esiin tulleissa ongelmissa
havaittiin pian yhteisiä tekijöitä, joiden perusteella tärkeimmät
ongelma- ja riskitekijät luokiteltiin kolmeen pääryhmään: järjestelmän
määrityksiin ja perustietoihin liittyviin ongelmiin, toimintatavoista
aiheutuneisiin ongelmiin sekä yleisluonteisiin ongelmiin.
Järjestelmän määrityksiin katsottiin kuuluvaksi järjestelmän
ohjaustiedoissa ilmenneet puutteet ja virheet, erilaisten
ulkopuolisten järjestelmien liittymäongelmat sekä perustietojen
keskeneräisyys. Toimintatavoissa puolestaan huomattiin ongelmia
aiheutuvan muun muassa tilauksellisten ja tilauksettomien ostolaskujen
eriävästä käsittelytavasta, määrittelemättömistä tai vanhoista
toimintamalleista sekä yrityksen sisällä toimivien eri yksiköiden
toisistaan poikkeavista toimintatavoista. Näiden lisäksi
yleisluonteisiksi ongelmiksi ja riskeiksi luokiteltiin puutteellinen
koulutus sekä integroidun toiminnanohjausjärjestelmän laajuus ja
kokonaisvaltaisuus ylipäätään.
Avainsanat:
toiminnanohjausjärjestelmä, ERP, Enterprise Resource Planning,
kirjanpito, kuluseuranta, kirjausvirheet