Sähköinen asiakirjahallinto osana organisaation muutosta: Tapaustutkimus Energiamarkkinavirastosta
NURMI, JARI (2007)
2007
Informaatiotutkimus - Information Studies
Informaatiotieteiden tiedekunta - Faculty of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2007-06-04
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-16990
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-16990
Tiivistelmä
Tutkielman aiheena on sähköinen asiakirjahallinto. Asiakirjahallinto on tietotekniikan myötä tullut murrokseen, jossa on uudelleen tarkasteltava sen toimintatapoja ja asemaa organisaatiossa. Sähköinen asiakirjahallinto merkitsee organisaatiolle huomattavaa muutosta, jonka vaikutukset eivät näy pelkästään asiakirjahallinnossa. Organisaation siirtyessä tulisi ottaa huomioon samat yleiset periaatteet kuin organisaation muutoksessa ja muutoksenhallinnassa yleensäkin.
Aikaisempi tutkimus osoittaa, että siirtymien sähköiseen asiakirjahallintoon on huomattava muutos. Tämä muutos tulee suunnitella huolella ja tarkkaan. Muutokseen liittyy organisaation oman toiminnan tarkasteleminen ja parantaminen. Pelkästään asiakirjahallinnon vaatimuksien täyttäminen ei riitä, vaan huomioon on otettava organisaation muukin henkilöstö. Asiakirjahallinnon sähköistämiseen liittyy olennaisesti se että siinä asiakirjahallinnon asema tulee aikaisempaa selkeämmin näkyväksi osaksi organisaation toimintaa.
Tässä tutkielmassa sähköiseen asiakirjahallintoon liittyvää muutosta tarkastellaan tapaustutkimuksen kautta. Tapaustutkimusorganisaationa on toiminut Energiamarkkinavirasto, joka on energia-alaa ja päästökauppaa valvova viranomainen. Energiamarkkinavirastossa on suunniteltu ja kehitelty sähköistä toimintaympäristöä. Asiakirjahallinto on kuitenkin edelleen järjestetty perinteiseen tapaan, perustuen paperimuotoisiin asiakirjoihin. Energiamarkkinavirastossa tilanne on johtanut siihen että perinteinen asiakirjahallinto ei ole enää kyennyt vastamaan riittävän hyvin toiminnan tarpeisiin.
Tapaustutkimuksessa on käytetty teemahaastattelua ja tutkijan omaa havainnointia. Tapaustutkimuksella oli tarkoitus selvittää mikä on Energiamarkkinaviraston asiakirjahallinnon nykytila, mitä se odottaa sähköiseltä toimintaympäristöltä ja millaisia hyötyjä ja riskejä voi uudessa ympäristössä olla. Tällä oli tarkoitus selvittä kokonaiskuvaa muutoksesta. Tutkijan omat havainnot perustuvat työskentelyyn Energiamarkkinaviraston asiakirjahallinnossa.
Tapaustutkimus vahvistaa sitä huomiota, että sähköinen asiakirjahallinto merkitsee kulttuurista muutosta, joka vaatii paneutumista itse organisaation jäsenten asemaan ja heidän suhteeseen asiakirjalliseen tietoon. Tapaustutkimus osoittaa myös sen että organisaation muutoksenhallinnan menetelmät sopivat myös asiakirjahallinnon sähköistämiseen. Tämä merkitsee myös sitä, että sähköinen asiakirjahallinto on huomattavasti laajempi hanke kuin vain uuden tietoteknisen järjestelmän hankinta.
Asiasanat: asiakirjahallinto, sähköinen asiakirjahallinto, organisaation muutos, muutoksenhallinta
Aikaisempi tutkimus osoittaa, että siirtymien sähköiseen asiakirjahallintoon on huomattava muutos. Tämä muutos tulee suunnitella huolella ja tarkkaan. Muutokseen liittyy organisaation oman toiminnan tarkasteleminen ja parantaminen. Pelkästään asiakirjahallinnon vaatimuksien täyttäminen ei riitä, vaan huomioon on otettava organisaation muukin henkilöstö. Asiakirjahallinnon sähköistämiseen liittyy olennaisesti se että siinä asiakirjahallinnon asema tulee aikaisempaa selkeämmin näkyväksi osaksi organisaation toimintaa.
Tässä tutkielmassa sähköiseen asiakirjahallintoon liittyvää muutosta tarkastellaan tapaustutkimuksen kautta. Tapaustutkimusorganisaationa on toiminut Energiamarkkinavirasto, joka on energia-alaa ja päästökauppaa valvova viranomainen. Energiamarkkinavirastossa on suunniteltu ja kehitelty sähköistä toimintaympäristöä. Asiakirjahallinto on kuitenkin edelleen järjestetty perinteiseen tapaan, perustuen paperimuotoisiin asiakirjoihin. Energiamarkkinavirastossa tilanne on johtanut siihen että perinteinen asiakirjahallinto ei ole enää kyennyt vastamaan riittävän hyvin toiminnan tarpeisiin.
Tapaustutkimuksessa on käytetty teemahaastattelua ja tutkijan omaa havainnointia. Tapaustutkimuksella oli tarkoitus selvittää mikä on Energiamarkkinaviraston asiakirjahallinnon nykytila, mitä se odottaa sähköiseltä toimintaympäristöltä ja millaisia hyötyjä ja riskejä voi uudessa ympäristössä olla. Tällä oli tarkoitus selvittä kokonaiskuvaa muutoksesta. Tutkijan omat havainnot perustuvat työskentelyyn Energiamarkkinaviraston asiakirjahallinnossa.
Tapaustutkimus vahvistaa sitä huomiota, että sähköinen asiakirjahallinto merkitsee kulttuurista muutosta, joka vaatii paneutumista itse organisaation jäsenten asemaan ja heidän suhteeseen asiakirjalliseen tietoon. Tapaustutkimus osoittaa myös sen että organisaation muutoksenhallinnan menetelmät sopivat myös asiakirjahallinnon sähköistämiseen. Tämä merkitsee myös sitä, että sähköinen asiakirjahallinto on huomattavasti laajempi hanke kuin vain uuden tietoteknisen järjestelmän hankinta.
Asiasanat: asiakirjahallinto, sähköinen asiakirjahallinto, organisaation muutos, muutoksenhallinta