Sähköpostin käyttö ja informaatiotulva organisaatioympäristössä: kirjallisuuskatsaus

Abstract

Tässä kirjallisuustutkimuksessa tarkastellaan informaatiotulvaa ja sähköpostin käyttöä organisaatioympäristössä. Tutkimusaineisto koostuu informaatiotulvaa organisaatioympäristössä käsittelevistä tutkimusartikkeleista ja sähköpostinkäyttöä ja sähköpostinkäytössä esiintyvää informaatiotulvaa käsittelevistä tutkimusartikkeleista sekä monografioista että verkkolähteistä.

Tutkimuksessa on käytetty laadullista sisällön analyysia, jonka pohjalta on haluttu löytää yksilöllisiä sisältöluokkia ja luoda niistä yhdistetty kokonaisuus.

Tutkimuksen tavoitteena on löytää syitä informaatiotulvalle organisaatioympäristössä ja tutkia, miten informaatiotulva vaikuttaa työntekijöihin. Lisäksi tutkimuksessa tutkitaan sähköpostia kommunikaatiovälineenä ja sitä miten organisaation työntekijät käyttävät sähköpostia informaatiotulvan alla. Lopuksi tutkimuksessa halutaan löytää hallinnan keinoja informaatiotulvan hillitsemiseksi.

Informaatiotulvaa edistäviä tekijöitä löydettiin niin teknologian nopeasta leviämisestä kuin työntekijöiden tavoista käsitellä informaatiota. Syitä lisäksi informaatiotulvalle löydettiin informaation rajusta volyymin kasvusta ja teknologian aiheuttamista ongelmista käytön yhteydessä.

Sähköpostin käytössä esiintyvälle informaatiotulvalle löytyi selityksiä niin sähköpostijärjestelmien kuin sähköpostin käyttäjien suunnalta. Sähköpostin käytössä esiintyvässä informaatiotulvassa tuli esille teknisten seikkojen lisäksi ihmislähtöisiä seikkoja, kuten käytössä oleva aika, medialukutaito ja sähköposti sosiaalisen rakenteiden ylläpitäjänä organisaatioissa. Sähköpostin käytössä löytyi erilaisia strategioita, joita työntekijät käyttävät pysyäkseen saapuneiden sähköpostiviestien, tehtävienhallinnan ja tiedostojen tallentamisen tasalla.

Informaatiotulvan hallinnan keinot jakaantuvat kahteen kategoriaan: 1) hallinnolliset ratkaisut ja 2) teknologiset ratkaisut. Kokonaisratkaisun aikaansaamiseksi on suoritettava molemmat kategoriat, jotta hyöty maksimoituisi. Informaatiotulvan hallinnollisiksi hillintäkeinoiksi nousi muun muassa medialukutaidon kohentaminen, tarkasti harkittujen informaatiokanavien valitseminen, sähköpostin käyttöä koskevan ohjeistuksen laatiminen ja teknologisissa ratkaisuissa monipuolisten sähköpostijärjestelmien rakentaminen, tehtävienhallinnan tukeminen ja tuki kansioiden luomiselle.

Sähköposti on noussut organisaatiossa tapahtuvassa kommunikaatiossa rikkaimpien kommunikaatiomenetelmien joukkoon. Myötävaikuttajina ovat teknologian omaksuminen organisaatioissa ja sähköpostin luoma mahdollisuus työskennellä ajasta ja paikasta riippumattomana sekä mahdollisuus lähettää tekstin lisäksi tiedostoja sähköpostiviestien mukana.

Asiasanat: informaatiotulva, informaatioylikuormitus, sähköposti, tehtävienhallinta, sähköpostietiketti.