Johtaminen ja IT:n mahdollisuudet. Survey-tutkimus julkishallinnon johtajien käyttämistä IT:n mahdollisuuksista vuosina 1992 ja 2006

Abstract

Tutkimuksessa analysoitiin, mitä mahdollisuuksia IT antaa johtamistyöhön julkishallinnossa ja miten mahdollisuudet ovat muuttuneet. Osakysymyksinä selvitettiin, miten laajaa ja monipuolista on johtajien IT:n käyttö julkishallinnossa; miten kirjallisuudessa on käsitelty johtamista, johdon tietojärjestelmiä ja johtamista tukevia sovelluksia julkishallinnon kontekstissa. Lisäksi tehtiin empiirinen pitkittäistutkimus siitä, mitä muutoksia on tapahtunut julkishallinnossa vuodesta 1992 vuoteen 2006 johdon IT:n mahdollisuuksien käytössä sekä mielipiteissä IT:n vaikutuksista.

Pääongelmaan vastattiin kuvaamalla tehtyjen tutkimusten ja muun kirjallisuuden pohjalta IT:n mahdollisuuksia, johtamista sekä julkishallintoa tietoyhteiskunnassa. Eri sovellusten ja verkkopalveluiden käytön lisäksi tutkimuksessa selvitettiin vastaajien käsityksiä siitä, miten IT:n käyttö on vaikuttanut tiedon hankintaan ja johtamisen eri tehtäviin. Lisäksi analysoitiin mielipiteitä IT:n vaikutuksista oman ja työyksikön toiminnan taloudellisuuteen, tuottavuuteen, vaikuttavuuteen sekä työviihtyvyyteen.

Tutkimustuloksista voidaan poimia seuraavia yksityiskohtia: Kyselyyn vastanneiden johtajien tietotyötä tuki vuonna 2006 päivittäin sähköposti, tekstinkäsittely, kalenteri, intranet ja laskujen hyväksymisohjelmisto. Myös asianhallinta ja Internet ovat olleet johtamisessa rutiininomaisessa käytössä. Kansainvälinen verkostoituminen näkyi videoneuvottelupalvelujen ja web-palveluiden käytössä. Julkisjohtamisen toimintaympäristöä havainnoitiin ja heikkoja signaaleja haettiin myös IT:tä hyödyntäen. Julkisjohtamiseen liittyvä benchmarking on ollut mahdollista suorittaa yhä laajempana. Joillakin julkishallinnon aloilla tämä on ollut tarkoituksenmukaista toteuttaa jopa maailmanlaajuisesti.

IT on muuttanut tietotyön ympäristön joustavuutta. Ns. liikkuvan työn ja mobiilitoimiston mahdollisuuksia sekä uhkia pohdittaessa on selvitettävä monia muitakin kuin vain teknisiä ja taloudellisia vaikutuksia. Raja työajan ja vapaa-ajan välillä on osin hämärtynyt. Tämän muutossuunnan hyötyjä ja haittoja tulisi käytännössä arvioida ja tutkia hyvin monitieteisesti.

Tutkimuskirjallisuuden pohjalta voidaan korostaa, että johtamiseen liittyy elinikäiseen oppimiseen perustuva luova, tilannekohtainen toimintaympäristön havainnointi ja ratkaisujen tekeminen. Koska yksityiskohtien tarkastelu ei mahdollista aina oikeiden johtopäätösten tekoa, on johtamisessa osattava havainnoida ympäröivää toimintaympäristöä "likiarvoisesti", yksityiskohtia karsien ja nähdä heikkoja signaaleja ja vaikutelmia kokonaisuudesta. Tällainen johtaminen tarvitsee tuekseen erilaisen IT:n käytön kuin mitä perinteinen tunnusluvuilla johtaminen.

Tieteen kannalta tutkimuksen uusi tieto antaa perustaa uusien tutkimushypoteesien kattavampaan määrittelyyn sekä termien täsmällisempään määrittelyyn kyselyjen teon yhteydessä.

Yhdeksi uudeksi testattavaksi hypoteesiksi voin tutkimustulosten perusteella esittää, että tulevina vuosina monien johtavien viranhaltijoiden IT:n mahdollisuuksien käytössä tapahtuu edelleen olennaisia muutoksia. Tämän tutkimuksen kyselyihin vastanneet edustivat aktiivista edelläkävijöiden ryhmää.