The Implementation and Use of ERMS: A Study in Icelandic Organizations
Gunnlaugsdottir, Johanna (2006)
Gunnlaugsdottir, Johanna
Tampere University Press
2006
Informaatiotutkimus - Information Studies
Informaatiotieteiden tiedekunta - Faculty of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Väitöspäivä
2006-11-25
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:isbn:951-44-6763-9
https://urn.fi/urn:isbn:951-44-6763-9
Tiivistelmä
Tutkimus koskee sähköisen arkistoinnin käyttöönottoa ja käyttöä kahdeksassa organisaatiossa Islannissa. Neljän organisaation sähköisen arkistoinnin käyttöönottoa tutkittiin tarkasti ja niiden 34 työntekijää haastateltiin. Näissä organisaatioissa tehtiin myös seitsemän osallistuvaa havainnointia. Neljän organisaation avainasemassa olevien työntekijöiden haastattelu tuki lopputulosta. Samoin haastateltiin kuuden eri tietokoneohjelmiston myyntiyrityksen kuutta konsulttia/ tietokoneopettajaa, joten haastateltavien kokonaismäärä oli 44. Lisäksi tehtiin yksi osallistuva havainnointi yhdessä tietokoneohjelmiston myyntiyrityksessä.
Nämä kahdeksan organisaatiota toimivat elinkeinoelämän eri aloilla, sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Ne olivat ottaneet käyttöön neljä erilaista sähköistä arkistointijärjestelmää siten, että yksi järjestelmänsä oli kahta organisaatiota kohti. Organisaatiot olivat tyypillisiä islantilaisia suuria ja keskisuuria yrityksiä ja laitoksia. Niiden sähköisen arkistoinnin käyttöönoton lopputulokset vaihtelivat eri organisaatioissa, eivätkä tulokset olleet tiedossa ennen tätä tutkimusta.
Sähköinen arkistointi on suunniteltu hallitsemaan asiakirjoja koko niiden käyttöiän ajan. Järjestelmät täyttivät arkistoinnin kaikki tärkeimmät vaatimukset. Ne olivat kaikki osa ryhmätyöjärjestelmää sekä järjestelmiä, jotka olivat laajimmin levinneet kyseisenlaisista järjestelmistä Islannissa. Tutkimuksen päämääränä oli selvittää, miksi organisaatiot olivat investoineet sähköisiin tietojärjestelmiin, kuinka ne oli otettu käyttöön sekä käyttivätkö työntekijät sähköistä arkistointia ja kuinka he sen tekivät. Tutkimuksen tarkoituksena oli myös näyttää sähköisen arkistoinnin käyttöönottomenetelmän ja käytön välinen yhteys.
Tutkimustulokset osoittivat käyttöönoton tärkeimpien syöte- ja tulostietojen välillä olevan vahvan riippuvuuden. Kolmella käyttöönoton osatekijällä vaikutti olevan suurin vaikutus hyvin onnistuneeseen käyttöönottoon. Ne olivat ensinnäkin ylimmän johdon hankkeelle antama tuki, toiseksi tietokoneosaston työntekijöiden ja arkistonhoitajan välinen yhteistyö järjestelmän kehittämisessä ja sopeuttamisessa sekä järjestelmien opettamisessa, ja kolmanneksi käyttäjien harjaannuttaminen, mihin tarvittiin sekä hyvää opetusta tiedon- ja arkistonhallinnassa yleensä ja lisäksi laaja-alaista harjaannusta itse järjestelmän käyttöön ja sen tarjoamiin eri mahdollisuuksiin. Tutkimus osoitti myös olevan tärkeää, että käyttäjät osallistuvat käyttöönottoprosessiin, etenkin koskien arkiston luokitusjärjestelmän sovittamista sähköisen arkistoinnin järjestelmään.
Tutkimuksessa kävi ilmi myös, kuinka työntekijät käyttivät sähköistä arkistointia, kuinka he luetteloivat asiakirjoja sähköisen arkistoon ja mitä hakutapoja he käyttivät asiakirjojen löytämiseksi. Kyseisiä työtapoja tarkasteltiin sekä yrityksen sisäisten että ulkoisten asiakirjojen suhteen. Sähköposti oli se asiakirjamuoto, joka aiheutti arkistoinnin suurimmat ongelmat. Sitä ei useinkaan tallennettu sähköiseen arkistoon eikä tulostettu ja tallennettu paperikopiona. Harjoittelulla oli suurin vaikutus työntekijöiden sähköisen arkistoinnin käyttöön, mutta heidän osallistumisensa asiakirjojen luokittelun sopeuttamiseen sähköiseen arkistointiin vaikutti heidän taitoonsa arkistoida asiakirjat järjestelmään ja hakea ne myöhemmin. Osallistuminen sopeuttamiseen vaikutti myös siihen, kuinka käyttäjäystävällisenä työntekijät järjestelmää pitivät.
Työntekijät eivät vastustaneet valmiiden asiakirjojrn jakamista työtovereittensa kesken, mikä viittaa siihen, että sähköinen arkistointi saattaa olla tuloksekas ratkaisu arkistointiin ja se saattaa tukea tehokasta ryhmätyötä, mikäli se otetaan käyttöön tyydyttävällä tavalla. Tutkimuksen tuloksilla on käytännön merkitystä niille Islannin yritysten johtajille, jotka haluavat ottaa työpaikoille käyttöön sähköisen arkistoinnin ensi kertaa tai uudelleen. Tutkimuksen tieteellinen panos on, että tutkimus valaisee lopputukseen vaikuttavia tärkeimpiä käyttöönoton syöttötietoja. Näillä tuloksilla saattaa siksi olla merkitystä myös keskisuurille organisaatioille Länsi-Euroopassa, Pohjois-Amerikassa ja Australiassa, missä yrityskulttuuri ei ole kovinkaan erilainen, työn, yhteistyön, kilpailun ja johtamistapojen kannalta katsoen.
Nämä kahdeksan organisaatiota toimivat elinkeinoelämän eri aloilla, sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Ne olivat ottaneet käyttöön neljä erilaista sähköistä arkistointijärjestelmää siten, että yksi järjestelmänsä oli kahta organisaatiota kohti. Organisaatiot olivat tyypillisiä islantilaisia suuria ja keskisuuria yrityksiä ja laitoksia. Niiden sähköisen arkistoinnin käyttöönoton lopputulokset vaihtelivat eri organisaatioissa, eivätkä tulokset olleet tiedossa ennen tätä tutkimusta.
Sähköinen arkistointi on suunniteltu hallitsemaan asiakirjoja koko niiden käyttöiän ajan. Järjestelmät täyttivät arkistoinnin kaikki tärkeimmät vaatimukset. Ne olivat kaikki osa ryhmätyöjärjestelmää sekä järjestelmiä, jotka olivat laajimmin levinneet kyseisenlaisista järjestelmistä Islannissa. Tutkimuksen päämääränä oli selvittää, miksi organisaatiot olivat investoineet sähköisiin tietojärjestelmiin, kuinka ne oli otettu käyttöön sekä käyttivätkö työntekijät sähköistä arkistointia ja kuinka he sen tekivät. Tutkimuksen tarkoituksena oli myös näyttää sähköisen arkistoinnin käyttöönottomenetelmän ja käytön välinen yhteys.
Tutkimustulokset osoittivat käyttöönoton tärkeimpien syöte- ja tulostietojen välillä olevan vahvan riippuvuuden. Kolmella käyttöönoton osatekijällä vaikutti olevan suurin vaikutus hyvin onnistuneeseen käyttöönottoon. Ne olivat ensinnäkin ylimmän johdon hankkeelle antama tuki, toiseksi tietokoneosaston työntekijöiden ja arkistonhoitajan välinen yhteistyö järjestelmän kehittämisessä ja sopeuttamisessa sekä järjestelmien opettamisessa, ja kolmanneksi käyttäjien harjaannuttaminen, mihin tarvittiin sekä hyvää opetusta tiedon- ja arkistonhallinnassa yleensä ja lisäksi laaja-alaista harjaannusta itse järjestelmän käyttöön ja sen tarjoamiin eri mahdollisuuksiin. Tutkimus osoitti myös olevan tärkeää, että käyttäjät osallistuvat käyttöönottoprosessiin, etenkin koskien arkiston luokitusjärjestelmän sovittamista sähköisen arkistoinnin järjestelmään.
Tutkimuksessa kävi ilmi myös, kuinka työntekijät käyttivät sähköistä arkistointia, kuinka he luetteloivat asiakirjoja sähköisen arkistoon ja mitä hakutapoja he käyttivät asiakirjojen löytämiseksi. Kyseisiä työtapoja tarkasteltiin sekä yrityksen sisäisten että ulkoisten asiakirjojen suhteen. Sähköposti oli se asiakirjamuoto, joka aiheutti arkistoinnin suurimmat ongelmat. Sitä ei useinkaan tallennettu sähköiseen arkistoon eikä tulostettu ja tallennettu paperikopiona. Harjoittelulla oli suurin vaikutus työntekijöiden sähköisen arkistoinnin käyttöön, mutta heidän osallistumisensa asiakirjojen luokittelun sopeuttamiseen sähköiseen arkistointiin vaikutti heidän taitoonsa arkistoida asiakirjat järjestelmään ja hakea ne myöhemmin. Osallistuminen sopeuttamiseen vaikutti myös siihen, kuinka käyttäjäystävällisenä työntekijät järjestelmää pitivät.
Työntekijät eivät vastustaneet valmiiden asiakirjojrn jakamista työtovereittensa kesken, mikä viittaa siihen, että sähköinen arkistointi saattaa olla tuloksekas ratkaisu arkistointiin ja se saattaa tukea tehokasta ryhmätyötä, mikäli se otetaan käyttöön tyydyttävällä tavalla. Tutkimuksen tuloksilla on käytännön merkitystä niille Islannin yritysten johtajille, jotka haluavat ottaa työpaikoille käyttöön sähköisen arkistoinnin ensi kertaa tai uudelleen. Tutkimuksen tieteellinen panos on, että tutkimus valaisee lopputukseen vaikuttavia tärkeimpiä käyttöönoton syöttötietoja. Näillä tuloksilla saattaa siksi olla merkitystä myös keskisuurille organisaatioille Länsi-Euroopassa, Pohjois-Amerikassa ja Australiassa, missä yrityskulttuuri ei ole kovinkaan erilainen, työn, yhteistyön, kilpailun ja johtamistapojen kannalta katsoen.
Kokoelmat
- Väitöskirjat [4944]