Organisaation sisäisen tietoverkon hyödyntäminen tiedonhankintaan ja viestintään: Yksilölähtöisten ja organisaatiolähtöisten tekijöiden vaikutusten tarkastelua

Abstract

Tutkimus käsittelee organisaation sisäisen tietoverkon hyödyntämistä tiedonhankintaan ja viestintään toimihenkilöiden ja johtajien työssä. Aihepiiriä lähestytään kahdesta näkökulmasta. Näistä ensimmäinen on yksilöllinen: tutkimus etsii tapoja, joilla tietoverkon mahdollistama tiedonhankinta ja viestintä tukevat työtä. Tämä käsittää verkkotyöskentelyn vaihtelun erilaisissa työtehtävissä sekä verkon aiheuttamat muutokset työssä. Toiseksi tutkimus käsittelee organisaatioympäristön vaikutusta yksilöiden verkkotyöskentelyyn. Tätä vaikutusta lähestytään tarkastelemalla tietokäyttäytymistä koskevia ja sääteleviä käytäntöjä, arvoja ja normeja, joiden yhdistelmää kutsutaan informaatiokulttuuriksi. Informaatiokulttuurin ilmenemismuodot jaetaan kolmeen ulottuvuuteen, joita ovat käytännöllinen (laitteet, koulutus), periaatteellinen (strategiat, säännöt) ja sosiaalinen (yhteisössä syntyneet käytännöt, sosiaalinen vuorovaikutus).

Tutkimus suoritettiin tapaustutkimuksena Outokumpu-konsernin neljässä suomalaisessa yksikössä. Tutkimusaineisto hankittiin vuonna 1998 suoritetuilla teemahaastatteluilla, joiden avulla perehdyttiin 29 toimihenkilön ja johtajan tapoihin hyödyntää sisäisen tietoverkon sovelluksia kuten sähköpostia, tietokantoja, raportointijärjestelmiä ja Internetiä. Lisäksi käytettiin organisaatiosta kerättyä kirjallista materiaalia. Analyysissa aineisto luokiteltiin monin eri laadullisin jäsennyksin.

Tutkimustulokset tuovat tietoa sekä yksilöiden verkkotyöskentelystä että verkon hyödyntämisestä eri informaatiokulttuureissa. Yksilölliset tulokset vahvistavat aikaisempia havaintoja verkkosovellusten merkityksestä suomalaisessa työssä: verkko on tyypillisesti täydentävä, ei korvaava, tiedonlähde ja viestintäväline. Viestintä sähköpostitse oli yleisin tapa hyödyntää organisaation sisäistä tietoverkkoa. Tiedonhankintaa suosittiin eniten silloin, kun tiedonlähteet olivat ennalta tunnettuja ja halutun tiedon sijainti verkossa osattiin ennakoida. Verkon hyödyntäminen vaihteli myös työtehtävittäin. Mitä luovempaa ja itsenäisempää työtä henkilö teki, sitä enemmän hän suosi verkon avoimia sovelluksia, kuten yhteyttä Internetiin ja sähköpostia. Myös verkon aiheuttamat muutokset työssä ilmenivät vaihtelevasti. Suurin osa niistä koski kuitenkin työn organisointia, ei niinkään työn tavoitteita.

Tutkimuksen uusimmat tulokset koskevat informaatiokulttuurin vaikutusta tiedonhankintaan ja viestintään, jota on aiemmin tutkittu melko vähän. Neljää erilaista informaatiokulttuuria vertailemalla osoitettiin, että organisaation tavalla ymmärtää ja arvostaa tietoresursseja kuten tietoverkkoa on merkitystä yksilöiden verkkotyöskentelylle. Informaatiokulttuurin kolmesta ulottuvuudesta löydettiin erilaisia vaikutusmekanismeja, jotka vaihtelivat sekä syvällisyydeltään että laajuudeltaan. Esimerkiksi laiteresursseja rajoittamalla voitiin muokata työntekijöiden verkkotyöskentelyä suoraan, kun taas viralliset normit ja sosiaaliset käytännöt vaikuttivat hitaammin ja epävarmemmin. Tuloksia ja tutkimuksessa laadittua informaatiokulttuuri-jäsennystä voidaan soveltaa selittämään sitä, miksi jotkut organisaation sisäisen tietoverkon sovellukset menestyvät toisten jäädessä käyttämättä. Lisäksi tulokset ottavat kantaa siihen, miten organisaatio voi edistää tai haitata tiedonhankintaa ja viestintää. Lisätutkimusta tarvitaankin juuri tältä alueelta.

The aim of the study was to explore the use of an intranet for information seeking and communication in intellectual work. The study approached this question from two point of views. The first point of view focused on the users of an electronic network and the ways in which this use supported their work. It was assumed that while the nature of work would determine the characteristics of the use, an intranet would also change the nature of work. The second point of view of this study attempted to map the most important contextual factors which were assumed to influence the use of the network. The sum of these contextual factors was called the information culture which was conceptualized as the practices, values and norms affecting information behavior inside an organization. The information culture was further divided into three dimensions which were practical (technology, equipment), strategical (rules, information policies) and social (social conventions, personal relationships). These questions were operationalized and researched from as many angles as possible. This meant scrutinizing several factors related to the use of an intranet, including the characteristics of work, the organizational unit and the type of information seeking and communication practised by the users. The study used several smaller typologies to operationalize and categorize these findings.

The study took the form of a case study. Its empirical data was gathered in 1998 from a Finnish metallurgical company, the Outokumpu Group. The Group has its own intranet, called Outonet. The data was gathered by conducting 29 semi-focused interviews with employees from various positions. The length of the interviews varied from an hour to two hours. The interviews were made in four geographically separate Finnish units inside the Group. Besides them, some written data were gathered as well. They mostly consisted of newsletters, magazines and other documents describing the plans for the intranet. The written data was mainly used to support the descriptions of different units, while the actual use data was gathered from the interviews. The interviews dealt with the interviewees general information seeking and communication habits, the ways in which the intranet was used, various obstacles to the use and the information culture in the units where the interviewees worked. The material was analyzed solely qualitatively.

The study gleaned results both from the individual and the contextual point of view. The individually oriented results supported previous studies done among various net users both in Finland and abroad. Communication, especially email, was the most widespread form of using the intranet for work. Information seeking via the intranet was less common but very important for those who had found information sources they could use regularly. The net was an ideal source of information when the users wanted a fast way to access information and when the location of information could be pinpointed exactly.

The use of the intranet was also distributed differently among the four different worker types scrutinized. These types were experts, managers, IT personnel and operational workers. A general conclusion was that the more independent and creative a person s work, the more he or she prefered to use the open applications of the net, such as browsing the Internet and email, meanwhile the more structured work tasks appreciated inflexible raporting and monitoring systems more. The intranet had also changed the interviewees work in various ways. However, most changes described had appeared in the ways to conduct and organize one s work, not as such in the objectives of the work. The most typical changes were related either to the constraints of time and place, or the ability of the net to remove certain phases from work processes. Again, these results largely supported earlier findings.

The effects of the information culture on information seeking and communication were scrutinized by looking at the ways in which the information culture appeared in four different units and how its qualitative differences showed in the position of the intranet and further, in the interviewees information seeking. These findings were organized by the categories through which a collective can influence an individual. It was found that practical, strategical and social dimensions had each separate ways to influence an individual s information seeking. These influences varied in depth, width and effectiveness. For example, while limiting the resources had a very direct effect on the use, official norms and social practices seemed to change use much more slowly and unpredictably. Thus the study confirmed that context can influence information seeking. The information culture model and its three dimensions also turned out to be a useful, holistic tool in describing these influences. However, due to the limitations caused by the methods and the data used, additional studies are needed to unravel this influence in more detail.