Understanding the Role of Communication in the Management Accounting and Control Process

Abstract

Viestintäprosessissa yrityksen taloushallinnosta lähtevä tieto yhdistyy organisaation jäsenten toimintaan, ja viestinnällä on siten hyvin tärkeä rooli organisaation johtamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on kehittää viestintämalli, joka parantaa ymmärrystä viestinnän roolista johdon ohjaus- ja valvontaprosesseissa.

Tutkimuksen teoreettinen osa pohjautuu Roman Jakobsonin kommunikaatioteoriaan sekä Juri Lotmanin kulttuurisemiotiikkaan. Tutkimuksen empiirisessä osassa on hyödynnetty osallistuvan havainnoinnin menetelmää. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin organisaatiossa, jossa tutkija oli aiemmin toiminut taloushallinnon johtotehtävissä ja näin vuosien varrella muodostunut hyvän käsityksen organisaatioista ja luonut hyvät suhteet organisaation jäseniin. Tämä mahdollisti aineiston keruussa luottamuksellisen vuoropuhelun organisaation jäsenten ja tutkijan välillä. Viestintämallin kehittäminen ja soveltaminen toteutettiin rinnakkain. Ensimmäistä versiota viestintämallista käytettiin johdon ohjaus- ja valvontaprosessin analysointiin. Samalla mallia kehitettiin ja täsmennettiin lopulliseen muotoonsa.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että toisinymmärtäminen tai väärinymmärtäminen (engl. misunderstanding) on olennainen osa viestintää ja siten myös johdon ohjauksen ja valvonnan viestintäprosessia. Tämän tiedostaminen on nykyään erittäin tärkeää, koska johdon ohjausjärjestelmien sisältämän tiedon tuottajia ja käyttäjiä ovat modernin tietoyhteiskunnan oloissa (lähes) kaikki organisaation jäsenet, ei pelkästään yrityksen ylin johto.

Tutkimus perustuu viestintäteoriaan, joka muodostaa viitekehyksen johdon ohjaus- ja valvontajärjestelmien analysoimiseen. Tutkimuksen tuloksena esitetään viestintämalli, jonka avulla organisaation ohjaus- ja valvontajärjestelmän toimintaa on mahdollista analysoida ja löytää keinoja järjestelmän tehostamiseen, mikä puolestaan auttaa organisaatiota tavoitteeksi asetettujen tulosten saavuttamisessa.

The communication process in the management accounting and control (MAC) process is extremely important to understand how indicators and actions are connected. The study draws on Jakobson s communication theory, Lotman s cultural semiotics and analyses the MAC communication process along with the results of the case study. The researcher gathered empirical material in the course of working with people with whom she forged good relationships for many years.

This study shows that misunderstanding is an integral part of communication in the MAC processes and the communication and understanding/misunderstanding aspects of MAC are more important than was thought in the age when MAC was a tool for top management. This study provides theoretical propositions about the mechanism and the effects of a communication process on coordinating action in the organization and also provides a practical tool for analysing those processes in the organisation. This may help in both the evaluation of MAC and in improving its actual processes. This study attempts to help organizations improve the application of MAC by proposing a theory that might improve MAC practice and assist managers in engaging employees.