The outcomes of regional health information exchange in health care delivery

Abstract

Potilastietoja käsitellään yhä enemmän sähköisesti ja siirretään alueellisesti tai kansallisesti eri terveydenhuollon organisaatioiden kesken. Tehokas alueellinen tietojen vaihto on tulevaisuudessa tärkeä palvelumuoto terveydenhuollon tietojärjestelmiä kehitettäessä sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Lähitulevaisuudessa terveydenhuollon hoito- ja palveluprosessien toimivuus on ratkaisevasti riippuvainen tietojärjestelmien yhteentoimivuudesta. Aluetietojärjestelmä mahdollistaa alueellisen tietojen vaihdon, jota käytetään kehittämään ja tukemaan uusia toimintamalleja. Tavoitteena on asiakaslähtöinen palvelukokonaisuus ja saumaton palveluketju. Tutkimuksen tarkoituksena oli selkeyttää alueellisen tietojenvaihdon tuomat hyödyt ja vaikutukset potilaan palvelukokonaisuuteen ja palvelujärjestelmään yhden sairaanhoitopiirin alueella viiden vuoden seurantajakson aikana vuosina 2004 2008.

Tutkimuksessa käytettiin sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista lähestymistapaa, jotta saataisiin laajaa empiiristä tutkittua tietoa ja arviointitietoa aluetietojärjestelmän mahdollistaman alueellisen tiedonvaihdon tuomista hyödyistä ja vaikutuksista. Systemaattisen kirjallisuuskatsauksen empiiriset tutkimusartikkelit olivat yksi osa tutkimusaineistoa. Tutkimusaineistona käytettiin lisäksi rekisteriaineistoa, atk-pohjaisista tilastoista ja raporteista kerättyjä tunnuslukuja sekä seurantatietoja aluetietojärjestelmän viitetietojen katselusta alueen kunnissa koko sairaanhoitopiirin alueella viiden vuoden seurantajakson ajalta. Tutkimusaineistoa kerättiin myös haastattelemalla potilaita ja aluetietojärjestelmää käyttäneitä lääkäreitä, hoitohenkilökuntaa ja hallinnon edustajia viiden vuoden käytön jälkeen, jolloin järjestelmä toimi osana normaalia työtä.

Tutkimuksen mukaan alueellinen tiedonvaihto vaikutti viiteen eri osa-alueeseen, jotka olivat alueellinen tiedonkulku ja alueellinen yhteistoiminta, toimintatapojen muutos, järjestelmän käytettävyys ja organisaatiokulttuuri. Tutkimuksen mukaan alueellisella tiedonvaihdolla oli vaikutuksia terveydenhuollon palvelujärjestelmään sairaanhoitopiirin alueella. Merkittäviä muutoksia havaittiin perus- ja erikoissairaanhoidossa viiden vuoden seurantajakson aikana. Alueellinen tiedonvainto lisääntyi kaikissa terveydenhuollon ammattiryhmissä.

Tutkimus osoitti, että alueellinen tiedonvaihto muutti ja paransi potilastietojen saatavuutta, tietojen vaihtoa ja tietosuojaa sekä hoitohenkilöstön alueellista yhteistoimintaa. Alueellinen tiedonvaihto mahdollisti aiempaa tehokkaamman potilaan hoidon parantamalla hoitohenkilökunnan potilaan tietoihin pääsyä yli organisaatiorajojen. Terveydenhuollon eri ammattilaiset ja potilaat havaitsivat toiminnallisia muutoksia ja toimintatapojen tehostumista, vaikka toiminnan tehottomuuttakin edelleen ilmeni. Hallinnollista tukea ja eri sidosryhmien sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin, muutoksiin toimintatavoissa ja uuteen tapaan toimia tarvitaan, kun alueellisia tietojärjestelmiä otetaan käyttöön terveydenhuollossa.

Aluetietojärjestelmän käytön leviäminen ja alueellisen tiedonvaihdon hyödyntäminen terveydenhuollon palvelujärjestelmässä on pitkäjänteinen prosessi, sillä viiden vuoden jälkeenkin sen käytössä tunnistettiin monia ongelmia. Terveydenhuollon eri ammattilaisilta saatavaa palautetta pidetään tärkeänä terveydenhuollon tietojärjestelmiä kehitettäessä, ja niiden edelleen kehittämiseen tulee jatkossa panostaa.

Tutkimus tuotti uutta arviointitietoa alueellisen tiedonvaihdon ja aluetietojärjestelmän tuomista hyödyistä ja vaikutuksista potilaan palvelukokonaisuuteen ja palvelujärjestelmään.

The overall aim of this study was to clarify the outcomes, i.e. the benefits and effectiveness, of health information exchange (HIE) through regional health information system (RHIS) concerning patient service package and health care delivery in one hospital district area in the five-year period of 2004 2008.

Both qualitative and quantitative research methods were used for the empirical demonstration and evaluation of the benefits of HIE through RHIS. A systematic literature review was used to find out the outcomes of the different types of regional health information systems in health care delivery. Quantitative outcome measurement, a retrospective, comparative, longitudinal five-year follow-up study, was used to evaluate the impact of HIE on health care delivery. A qualitative themed interview study design was used to provide a deeper understanding of the research results and the outcomes obtained with the use of HIE through RHIS.

There were three different sets of data in this study. The first set of data consisted of 24 empirical studies. The second set of data consisted of selected outcomes obtained from registry-based statistical data, comprising data routinely obtained of total laboratory tests, radiology examinations, appointments, emergency department visits, primary care referrals and emergency referrals to special care, and the viewed references in the five-year follow-up period, 2004 2008, both in primary and special care. The third set was interview data of health care professionals (physicians, nurses, department secretaries), and administrative representatives, total (n=43) and chronically ill patients (n=10), who had the most experience of HIE.

Content analysis was used to analyse the review articles. Inductive content analysis was used to analyse both the review articles and the interview data. Additional deductive content analysis was used to categorize the interview data of chronically ill patients. Trend analysis was used for selected outcomes, and the t-test was used to determine the changes over the follow-up period. Linearity regression was used for modelling the link between the viewed references and selected outcomes during the five-year period. Analysis of Variance (ANOVA) was used to test the differences in averages between groups.

The main outcome areas found based on the literature review were flow of information, collaboration, process redesign, usability and factors affecting the organizational culture. Substantial changes in the selected outcomes were found in the follow-up period. The trends of HIE usage increased in each professional groups. There was also a significant association between the number of laboratory tests, radiology examinations, appointments, emergency visits, emergency referrals and the number of viewed references, i.e. HIE usage. When physicians made emergency referrals to special care, they viewed significantly more reference information and nurses used HIE significantly more in viewing reference information in emergency visits and when making emergency referrals. Also, the more appointments made with doctors there were, the more department secretaries viewed the reference information. HIE usage may have increased the efficiency of health care delivery in patient care by improving the professionals access to patient information across organization boundaries. However, the changes observed in the use of HIE services have many other explanations, and more research is needed to understand the impact of HIE on the efficiency of health care delivery.

Regional HIE changed the flow of information regarding the availability of information, exchange of information, and data protection after five-year usage. Regional collaboration improved between health care professionals, administrative staff and patients. HIE did not support the management of the patient service package, as patients were made more responsible for the management of their own service package and continuity of care. An improvement in the efficiency of working practices was observable among health care professionals, administrative staff and patients. The organizational commitment and management support of various stakeholders are needed for the necessary changes and a new way of working in health care delivery. The feedback from professionals is important for further development of health information systems.

In this study, a patient service package refers to one or several sets of health care services given to a patient, where health care service providers are concerned. Here health care delivery refers to health care services offered by primary care and special care providers to patients from municipalities and municipality federations. The professionals working in health care include health care professionals and administrative representatives. The term health care professionals refer to physicians, nurses and department secretaries.

The implementation of HIE through RHIS is a long-term process. In addition, investment in developing health information systems will continue. The study generated new knowledge about the the benefits and effectiveness of implementing health information exchange (HIE) through regional health information systems (RHISs) in health care delivery.