Sähköistyvän taloushallinnon innovaatioiden kehitys ja niitä koskevat merkitykset ja diskurssit alan ammattilehtikirjoittelussa

Abstract

Sähköinen taloushallinto luo kahden kerroksen väkeä

Sähköisen taloushallinnon asiantuntijat ovat ammattilehtien artikkeleissaan kuvanneet taloushallinnon ammattikunnan edustajia kahden kerroksen väeksi. Karrikoiden voidaan sanoa, että perinteisiä kirjanpitäjiä luonnehditaan turhaa rutiinityötä tekeviksi ja sähköisen taloushallinnon taidot omaksuvia kirjanpitäjiä konsulteiksi. Tilintarkastajatkin jaetaan kahteen ryhmään: tavallisiin, joiden atk-taidot ovat riittämättömiä, ja atk-taitoisiin, jotka ovat parempaa väkeä.

KTL Pirkko Jaatinen on tutkinut sähköistyvää taloushallintoa käsitteleviä artikkeleita kahdesta ammattilehdestä yli 35 vuoden ajalta. Tutkimusaineistona on Tilisanomista (116 kpl) ja Tilintarkastus-lehdistä (81 kpl) poimitut artikkelit aikaväliltä 1971 2008.

Tutkimuksessa tarkastellaan, miten sähköisen taloushallinnon uudet keksinnöt ovat vaikuttaneet kirjanpitäjien ja tilintarkastajien työhön, millä ilmaisuilla näiden ammattilaisten työstä puhutaan ja mitä merkityksiä käytettyihin ilmaisuihin sisältyy.

Jaatinen jakaa tarkasteluajanjakson kahteen päävaiheeseen: tietokoneistumisen aikaan (1971 1988) ja sähköistymisen aikaan (1989 2008). Tietokoneistumisen ajalle oli tunnusomaista tietokoneiden tulo yritysten taloushallintoon, sähköistymisen aikaa kuvaavat linjayhteydet ja tiedonsiirron leviäminen eri toimijoiden välillä. Suomessa sähköisen taloushallinnon leviämiseen ovat vahvasti vaikuttaneet pankit ja julkinen valta.

Kirjanpitolain muutoksen jälkeen 1997 kirjanpitovelvolliset ovat voineet valita kirjanpitoaineiston säilytysmuodon. Paperittomana voidaan säilyttää muu aineisto paitsi tilinpäätösasiakirjoihin kuuluva tasekirja.

Samassa tahdissa ei taloushallinnon sähköisiä uudistuksia ole otettu käyttöön eri kokoluokan yrityksissä. Suuryrityksiin ja palvelukeskuksiin tietokoneet yleistyivät jo 1970-luvulla. Suuryritykset ovat lähettäneet sähköisiä laskuja 1970-luvun alusta lähtien. Pienyritykset alkoivat hankkia tietokoneita vasta 1980-luvulla. Internet on mahdollistanut kaikille osapuolille tietoliikenneyhteydet.

Ennen kuin uudet keksinnöt voivat levitä, mahdollisten omaksujien täytyy esimerkiksi lehtien välityksellä saada tietoa niistä ja niiden hyödyntämisestä. Lukijat voivat sitten omalla työpaikallaan toimia tiedon välittäjinä ja uusien keksintöjen puolestapuhujina. Tilisanomissa ja Tilintarkastus-lehdissä haettiin oikeutusta sähköistyvälle taloushallinnolle. Lehdissä perusteltiin tietokoneen hankintaa ja sähköisen taloushallinnon ratkaisuja kustannussäästöillä. Laskelmia ei kuitenkaan esitetty uuden ratkaisun aiheuttamista kustannuksista eikä ylipäänsä laskentainnovaatioiden kannattavuudesta. Artikkeleissa sähköistä taloushallintoa kuvattiin ongelmien ratkaisuautomaattina yritysten kannattavuus- ja kilpailukykyongelmiin sekä työvoimapulaan.

Innovation Development in Electronic Accounting: Attributed Meanings and Discourses in Professional Journals

Finland has been one of the pioneering countries in adopting different electronic ac-counting (eAccounting) innovations. Traditionally, financial accounting systems have operated in the closed environment of the firm. Developments in communica-tions technology have changed this situation. Finnish bookkeeping law was changed in 1997 to take account of these technological developments and every organisation which is obliged to keep accounts can now opt to keep their records entirely in elec-tronic form, except for the balance sheet book. The aim of this study was to form an overall picture of the process of electronifi-cation of accounting, and the changes which electronification have brought about in the work of accounting professionals. Using articles in Finnish journals for account-ing professionals from 1971 to 2008 as the data, meanings and discourses attributed to electronification of accounting have been analysed.

The theoretical framework of the study is based on research into the diffusion of innovation and text analysis. Before any innovation can take place, potential adopt-ers must be aware that the innovation exists, and that there is an opportunity to util-ise it. The reader of a journal can play the role of a change agent in his or her own environment. The main communication channels are said to be the mass media.

The methodological approaches are based on text analysis: historical analysis, content analysis and discourse analysis. The historical analysis covers over 35 years, and examines the phases and concepts of electronic accounting. The content and discourse analysis cover the same period, and examine what was written about the electronification of accounting. The empirical data consist of all the eAccounting articles in two Finnish professional accounting journals: Tilisanomat and Tilintar-kastus from 1971 up to 2008.

The study reveals that the years studied can be divided into two main periods: 1971 - 1988: computerizing, and 1989 - 2008: eAccounting. The earlier stage was characterised by the advent of computers and therefore computerizing of accounting describes that period. The later stage saw the spread of on-line connections and data transmissions with business partners, banks and tax authorities; it can thus be briefly referred to as the eAccounting stage. There have been two major factors influencing the diffusion of eAccounting in Finland: banks and government.

While developments leading to eAccounting happened in two stages in both big companies and small ones, these stages were passed through later in small compa-nies. In Finland the big companies and accounting centres already had computers in the 1970s, and they have been sending electronic invoices since the beginning of the 1970s. Small firms started to acquire computers in the 1980s.

In Finnish professional journals the main approach has been to legitimise elec-tronic innovations. The main assertion identified in the discourse analysis was: Ac-cept electronic accounting . Numerous articles have used economic arguments to promote electronic accounting as the solution to many of a firm´s problems. The argumentation in favour of eAccounting has relied heavily on cost savings. However, the figures quoted to prove the cost saving benefits are mostly very rough estimates. There has been no attempt to calculate the costs caused by the innovative solutions themselves, or the overall profitability of accounting innovations. Rhetorical means are based on persuasion. Discourse analysis shows that writers have constructed a two-tiered, black-and-white vision of accounting. On the lower tier is the traditional, pre-electronic kind, which the writers depict as old-fashioned and undeveloped. On the upper-tier is the new, improved, developed electronic kind of accounting of which the writers speak with approval. A similar contrast is drawn between traditional accountants , who, it is implied, do tedious, routine work, and modern, accounting consultants . The latter perform the same functions more effectively i.e. electronically, and have time to spare to act as management advisors . Auditors, too, come in two varieties: the ordinary kind, and those with ADP skills.