Sampo 2 Lukio-organisaation tieto- ja viestintäteknisesti tuetun toimintamallin arviointi ja laajennettavuus

Abstract

SAMPO 2-tutkimushanke kokosi, dokumentoi ja jatkoi Sampo-toimintatutkimushankkeessa (Tieto- ja viestintäteknisesti tuetun toimintamallin kehittäminen Sammon keskuslukioon) 2005-2006 aloitettua menetelmäkehitystyötä sekä analysoi hankkeessa kehitetyn tieto- ja viestintäteknisesti (TVT) tuetun toimintamallin vakiinnuttamista ja laajentamista Tampereen kaupungin lukiokoulutuksessa. Hanke toteutettiin 1.4.2006 - 31.8.2007 Tampereen yliopiston Hypermedialaboratoriossa, osallistujaorganisaationa Tampereen lukiokoulutus. Tutkimukseen osallistuivat myös Sampo-toimintatutkimushankkeen kumppanit: TVT-toimintamallia suunnitelleet ja soveltaneet Sammon keskuslukio ja Tampereen aikuislukio sekä yhteissuunnitteluun osallistuneet Tampereen Etäopetuskeskuksen, Microsoftin ja Satama MST:n tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset.

Painopisteinä tutkimus- ja kehityshankkeessa olivat: 1. Sampo-toimintatutkimushankkeessa kehitetyn tieto- ja viestintäteknisesti tuetun toimintamallin vaikutusten arviointi ja työyhteisön TVT-toimintakykyisyyden seuranta 2. TVT-toimintamallin laajennettavuuden arviointi ja lukiokoulutuksen tason portaalin osallistuva suunnittelu 3. TVT-tuetun toimintamallin ja intranet-portaalin osallistuvassa yhteissuunnittelussa käytettyjen suunnittelumenetelmien ja menettelyiden arviointi. TVT-toimintamallin vaikutusten arvioinnin osalta tehtävänä oli selvittää: • Miten lukio-organisaation TVT-tuetun toimintamallin ja työ-välineiden käyttöönoton tavoitteet ovat toteutuneet kahdessa lukiossa ensimmäisen käyttökauden jälkeen sekä mitkä ovat tavoitteiden saavuttamista/saavuttamattomuutta selittävät tekijät?

• Miten TVT-tuetun toimintamallin soveltaminen on vaikuttanut työprosessien laatuun lukion toimijoiden (opettajat, oppilaanohjaajat, rehtorit, koulusihteerit) kokemana? TVT-toimintamallin vaikutusten summatiivisessa arvioinnissa hyödynnettiin sekä Sampo-toimintatutkimushankkeen (kevät 2006) että Sampo2-hankkeen (kevät 2007) kaudella kerättyjä TVT-toimintakykyisyyskyselyn aineistoja. Kyselyaineistoja täydennettiin haastattelemalla sekä suunnitteluun osallistuneita että ei-osallistuneita lukion toimijoita.

TVT-toimintamallin laajennettavuuden arviointi ja lukiokoulutuksen tason portaalin osallistuva suunnittelu toteutettiin haastattelemalla lukiokoulutuksen toimijoita ja kokoamalla sekä lukioidenvälisen että lukiokoulutuksen ja lukioiden välisen yhteistyön toimijaryhmät ja TVT-tuetut toimintamuodot teknologiariippumattomin mallinnushaastatteluin. Osallistuvan yhteissuunnittelun työpajassa tutustuttiin lukiotoimen portaalin teknologiaan ja työstettiin yhteistyötoimintamallia haastattelujen ja havaintojen pohjalta. Tehtävänä oli: • Tampereen lukiotoimen tason yhteistyöportaalin ja yhteis-työtoimintamallin osallistava suunnittelu. • Selvittää, mitkä ovat TVT-toimintamallin levityksen edellytykset huomioiden erilaiset infrastruktuuriolosuhteet eri-ikäisillä ja erilaisilla kouluilla suuressa kunnassa. TVT-tuetun toimintamallin ja intranet-portaalin osallistuvassa yhteissuunnittelussa käytettyjen suunnittelumenetelmien ja menettelyiden formatiivinen arviointi toteutettiin haastattelemalla suunnitteluun osallistuneita lukioiden toimijoita (rehtoreita, koulusihteereitä, opettajia) sekä kaupungin lukiokoulutuksen, teknologiatoimittajan ja -kokoajan edustajia. Puolistrukturoidun arviointihaastattelun tausta-aineistona hyödynnettiin tietojärjestelmän suunnittelun malleja, osallistuvan suunnittelun teoriaa sekä osallistuvassa yhteissuunnittelussa havaittuja kipupisteitä. Tukena olivat myös Sampo-toimintatutkimushankkeessa (tammikuu 2005 – huhtikuu 2006) tuotetut suunnitteludokumentaatiot ja empiiriset aineistot, jotka koostuvat haastatteluista sekä kehiteltyä osallistuvaa yhteissuunnittelumenettelyä soveltaneista, toimintatutkimuksellisista työpaja-keskusteluista.

Suunnittelumenetelmien ja menettelyiden osalta tehtävänä oli: • Osallistavan yhteissuunnittelumenettelyn menetelmätyökalujen jatkokonseptointi – miten menettelyä pitää jatkokehittää, jotta siitä saadaan toimiva ja toteutettavuudeltaan sujuva väline tieto- ja viestintäteknologisen ulottuvuuden sisältäviin toi-mintatapauudistusprojekteihin organisaatioissa? • Yhteissuunnittelumenettelyn vaikuttavuuden ja toteutettavuuden arviointi – millä ehdoilla osallistava suunnittelumenet-tely käyttöön kaupungin sisällä ja/tai sovelluskokoajien toiminnassa? Mitä resursseja ja osaamista käyttöönotto vaatii, mitä erityisiä hyötyjä ja kustannuksia on odotettavissa?

Kevään 2007 TVT-toimintakykyisyyskyselyn perusteella lukio-portaalin käyttöönoton tärkeimmät toiminnalliset vaikutukset Tampereen aikuislukiolla ovat olleet työn aika- ja paikkariippumattomuuden lisääntyminen, työyhteisöviestinnän helpottuminen ja vanhojen viestintäkäytäntöjen korvautuminen uusilla lu-kioportaalituetuilla menettelyillä. Verrattuna kevään 2006 TVT-toimintakykyisyyskyselyn tuloksiin kaikkien lukioportaalin työ-välineiden ja toiminnallisuuksien käyttöaktiivisuus on kasvanut vuoden aikana aikuislukiossa. Hyödyllisimpinä työtiloina portaalissa pidetään Opettajan työpöytää, Opetus-työtilaa ja Opettajainhuone-työtilaa. Ammatilliseen kehittymiseen ja pedagogiseen keskusteluun suunnattu PedaCafe-työtila on jäänyt vähälle käytölle. Keskeisimpiä lukioportaalin käyttöä haitanneita teki-jöitä ovat olleet lukioportaalin käytettävyysongelmat ja käyttötapojen unohtuminen.

Päivälukiossa lukioportaalin käyttö on lisääntynyt 10:ssä työ-tehtävässä 18:sta verrattuna vuoden 2006 tilanteeseen. Tieto- ja viestintätekninen toimintakykyisyys on kehittynyt suotuisimmin työn aika- ja paikkariippumattomuuden ja tietämyksen ajantasaisuuden ja virheettömyyden ulottuvuuksilla. Suunnitellun TVT-toimintamallin mukainen käyttö kulkee käsi kädessä toimintakykyisyystavoitteiden saavuttamisen kanssa – mitä useampi työyhteisön jäsen käyttää lukioportaalin työvälineitä suunnitellun mukaisesti, sitä useampi arvioi tvt-toimintakykyisyyden kehittyneen myönteiseen suuntaan kysei-sen tehtäväalueen ja tvt-toimintakykyisyysulottuvuuden kohdalla. Mitä vähäisempää suunnitellun mukainen käyttö on, sitä vaatimattomampia ja neutraalimpia ovat toimintakykyisyyden kehityksen kokemukset kokonaisuutena kyseisellä ulottuvuudella. Lukioportaalin työtilojen ja toiminnallisuuksien käyttöönotossa on lukiokohtaisia eroja, sillä organisaatiot eroavat toiminta-tavoiltaan. Aikuislukiossa ei esimerkiksi ole ryhmänohjausta. Työprosessiperustaisten työtilojen merkitystä ja niihin sijoitettavien sisältöjä ei ole myöskään koettu itsestään selviksi, mikä kertoo osaltaan käsitteiden tulkinnanvaraisuudesta, osin vakiintumattomista toimintatavoista. Arviointihaastatteluissa todet-tiin kuitenkin molempien lukioiden osalta, että Lukioportaalin työtiloista löytyvät työyhteisöviestinnässä tarvittavat elementit. Puolentoista vuoden aikana portaaliin on kehitetty muutamia uusia toiminnallisuuksia ja työtiloja organisaatiokohtaisesti ja toimintamallia on tarkennettu paikallisesti. Muutokset ovat kuitenkin olleet vähäisiä, mikä voidaan tulkita myös seurauk-seksi suunnitteluratkaisujen osuvuudesta.

Sekä kyselyn että arviointihaastattelujen perusteella lukioportaalin vastaanottava, passiivinen käyttö on lyönyt läpi molemmissa organisaatioissa puolentoista vuoden aikana, jopa niin, ettei enää osata kuvitella elämää ilman vastaavaa sisäisen viestinnän ratkaisua. Tiedon tuottaminen ja jakaminen, aktiivinen käyttö on sen sijaan hajautunutta. Vastaavasti työyhteisössä on aina jäseniä, jotka osallistuvat vähemmän yhteiseen toimintaan. Siirtyminen paperiperustaisesta viestinnästä sähköiseen, työyhteisön hajautettu tiedon tuottaminen, aineistojen saatavuus sekä ryhmäperustainen asiakirjojen muokkaaminen ovat tuottaneet odotetut tulokset eritoten formaalin viestinnän ja tiedottamisen osalta. Koko työyhteisöä pienemmissä ryhmissä portaali on palvellut myös epämuodollisen viestinnän areenana. Osa aineenopettajatiimeistä on perustanut ja käyttänyt työtiloja materiaalipankkina. Verkkokeskustelu on havaittu toimivaksi keskustelun avaajaksi, mutta kasvokkain viestintä on koettu helpommaksi ja mukavammaksi tavaksi käsitellä asioita ja sitä on myös kaivattu. Verkkokeskustelulla ei siten kyetty paikkaamaan esimerkiksi yhteisen ajan puutetta.

Opetuksen suunnittelun, hallinnan ja toteuttamisen sekä henkilökohtaisen työn hallinnan osalta TVT-toimintamallin toteutumat jäivät tavoitteesta. Kaikissa oppiaineissa ei ole perustettu kurssityötiloja, toisaalta tätä ei ole myöskään edellytetty organisaatioissa. Toimintamalliin kirjattu tavoite ei siten tullut aidoksi tavoitteeksi. TVT hakee siis edelleen paikkaansa lähiopetuksen tukena. Etäopetuksessa TVT:n hyödyntämisellä puolestaan on jo olemassa olevat käytännöt, siten myös etäopetus-ryhmän jaetuille Lukioportaalin kurssisivuille ja toiminnallisuuk-sille on löytynyt luontevammin käyttöä. Kurssisivuja on myös opiskelijoiden keskuudessa pidetty hyvänä asiana, mikä on edelleen motivoinut opettajia niiden luomisessa ja sisältöjen kehittämisessä.

Opettamiseen ja lukiossa työskentelyyn liittyvien aineistojen saatavuus Lukioportaalin kautta sekä dokumenttien hajautettu työstäminen kotoa käsin on koettu erittäin hyödyllisiksi Lukio-portaalin toiminnallisuuksiksi, jotka lisäävät työskentelyn tehokkuutta ja joustavuutta. Portaalin selainriippuvainen toteutus sekä tekniset yhteensopivuusongelmat selainten, käyttöjärjestelmien ja ohjelmistoversioiden kotikokoonpanoissa kuitenkin rajoittivat hyötyjen toteutumista. Intranetratkaisulta edellytettiin selainriippumattomuutta, vaikka yhteensopivat ohjelmistot olivat organisaation puolesta jaossa. Lukioportaalin käytettävyyttä kritisoitiin myös portaalialustan toiminnallisuuksien ymmärrettävyyden ja rakenteen osalta sekä lukioportaali-alustan ja työtilojen nimeämisessä käytettyjen termien osalta. Opettajien pedagogisen TVT:n käytön kannalta on todettava, etteivät työyhteisön jaetut tieto- ja viestintätekniset toimintatavat automaattisesti johda TVT:n soveltamiseen opetustyössä. Pedagoginen käyttö on innovoitava paikallisesti ja henkilökohtaisesti, mihin on kohdistettava omat tukitoimensa. Opettajilla on myös omat tapansa oppia: toiset kokeilevat ja soveltavat oppimaansa, toiset edellyttävät hyvinkin normatiivista ohjeistusta.

”Jos kollega oman aineryhmän sisällä on loistava käyttämään tekniikkaa, tulee halu pysyä samalla viivalla –- siinä edetään kevyen pakottamisen kautta antoisaan opiskeluun.” Muutoksen vaikutintekijäksi haastatteluissa todettiin opettajakunnassa virinnyt halu pysyä ajan tasalla omassa osaamisessa ja oppiaineessa. TVT-tuetun toimintamallin laajentaminen opettajan työhön ja eritoten opetukseen edellyttää aikaa opetteluun ja tekemiseen. Myös asialle innostuminen ja innostavat kollegoiden esimerkit ovat olennaisia muutosvoimia.

Rehtorien roolia korostettiin muutosjohtajina. Haastatteluissa pohdittiin tukimalleja, joissa joko suunnitteluun osallistuville tai edellä-kävijäopettajille annettaisiin vahvempi mandaatti toimia työyh-teisössä pedagogisena tukena. Työn organisoinnin lisäksi tehtävästä tulisi tietysti saada myös oma korvauksensa. Toisena vuotena yksi etäopettajista toimikin Lukioportaalin käytön ja pedagogisen käytön kouluttajana.

”Jos on väsymys ja ei kipinää, tulee vastaanasettumista.” TVT:n opetuskäytön hyvien käytäntöjen omakohtainen opettelu kilpailee opetettavien sisältöjen ja aihealueiden hallinnan sekä työssä ajankohtaisten asioiden ohella opettajien huomiosta ja ajasta. Eritoten lähiopetukseen pitkälle nojaavassa päivälukiossa läsnäolon ja kasvokkaisen vuorovaikutuksen eetos on säilynyt vahvana: ”Ihmistä ei korvata.” Vahva vastakkainasettelu ja uuden oppimiseen irrotettavan motivaation ja ajan kynnys sulkee helposti silmät työskentelyä helpottaviltakin mahdollisuuksilta. Lukioportaalin osallistuvassa suunnittelussa toimintatutkimushankkeen aikana pyrittiin korostamaan, ettei TVT korvaa ihmistä, vaan kyse on tekemisen tapojen uudelleen muotoilusta sekä työn uudelleen organisoinnista tavoitteena tehtävien helpottuminen ja nopeutuminen. Ydinkysymyksiksi yhdessä muotoiltujen TVT- ja toimintatapainnovaatioiden organisatori-sessa jalkautumisessa hahmottuvat: miten opettaja saadaan oi-valtamaan TVT:n hyödyt oman työnsä kannalta sekä miten opetus ja oppimistehtävät organisoidaan TVT:n tukemana niin että verkon kautta saatavilla olevat tietolähteet ja asynkroninen ja välitteinen vuorovaikutus ovat järkevässä roolissa, tukemassa muuta oppimis- ja opetustoimintaa.

Tampereen lukiotoimen tason intranetiä suunniteltaessa Lukioportaalin käyttöönottaneet organisaatiot halusivat sisällyttää siihen Sampo-toimintatutkimushankkeessa suunnitellut ja toteutetut toiminnallisuudet ja toimintamalliratkaisut. Uusia toimintatapoja edustivat hajautettu verkkovälitteinen tiedotusten julkaisu, dokumenttien saatavuus ja hajautettu tuottaminen sekä opettajien mahdollisuus itse perustaa ja hallinnoida sekä työryhmien että kurssien työtiloja.

Työprosessien mallintamiseen perustuvan, ryhmätyöteknologian ja työyhteisön toimintamallin rinnakkaisen, iteratiivisen ja osallistuvan yhteissuunnittelun voidaan siten todeta tuottavan työprosesseihin sopivia suunnitteluratkaisuja sekä tukevan työyhteisön yhteisen toimintatavan kehittymistä. Osallistuvan suunnittelun paradoksina kuitenkin on, etteivät kaikki työyhteiön jäsenet voi osallistua tai vaikka osallistuisivatkin, heidän motivaationsa ja kokemuksensa vaikuttamisen mahdollisuuksista vaihtelevat. Vastoin osallistuvaan suunnitteluun yhdistettyä olettamaa suunnitteluun osallistujien toimimisesta työyhteisön suunnannäyttäjinä teknologian käyttöönotossa, suunnitteluun osallistuneet eivät arvioineet omaa osuuttaan käyttöönoton ja omautumisen tuessa ratkaisevaksi. Sen sijaan omaksumisvaiheessa työyhteisöstä nousi uusia työtapojen kehittäjiä. Kysely-tulosten mukaan suunnitteluun osallistuneet kuitenkin arvioivat sekä Lukioportaalin käytön monipuolisuutta että TVT-toiminta-kykyisyyttään lukioportaaliväittämien kautta positiivisemmin kuin ne jotka eivät olleet osallistuneet suunnitteluun. Suunnitteluun osallistuminen tuo siten osallistujien kautta tietoa ja ymmärrystä uusista työvälineistä ja työskentelymalleista työyhteisöön. Uusien teknisten ratkaisujen ja toimintatapojen käyttöönoton myötä koko työyhteisön yhteisen toimintakulttuurin kehittämisen haasteena on kuitenkin toimintatapojen hajautuva ja eriaikainen kehittyminen.

Arviointihaastatteluissa uusien, työyhteisön yhteisten tieto- ja viestintäteknisten toimintatapojen muotoilua TVT-toimintamalliksi pidettiin suunnitteluun osallistuneiden keskuudessa tarpeellisena uuden teknologian käyttöönoton tukitoimena. Ensimmäisen vaiheen (2006) kyselytulosten perusteella taas TVT-toimintamalli ei ollut merkittävästi käyttöönottoa tukevien vaikutintekijöiden joukossa. Suurin painoarvo käyttöönoton onnistumisessa oli tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin virheettömyydellä ja kypsyydellä, käyttäjien osallistumisella suunnitteluun ja teknologian istuvuudella työprosesseihin. Kohtalaisen suuri merkitys oli käyttäjien odotusten hallinnalla, käyttäjätuella ja organisaation olemassa olevilla yhteistyökäytänteillä. Sen sijaan selkeää yhteyttä käyttöönoton kehkeytymiseen ei ollut tieto- ja viestintätekniikan käyttöasenteilla ja -taidoilla, kriittisellä käyttäjämassalla, yhteisöllisten käytön pelisääntöjen formalisoinnilla ja vaihtoehtoisten, korvaavien teknologioiden käsillä ololla.

Arviointihaastatteluissa yhteissuunnitteluun osallistumista pidettiin pääasiassa positiivisena ja antoisana kokemuksena, mutta epätietoisuus tekniikasta ja sen mahdollisuuksista koettiin suunnitteluun osallistumista vaikeuttavana tekijänä. Osallistuva yhteissuunnittelumenettely todettiin enemmän aikaa vieväksi kuin suunnittelutyön toimeksianto yksittäiselle suunnittelijalle tai suunnitteluryhmälle. Vahvuutena todettiin työyhteisölle soveltuvien ratkaisujen löytäminen, jopa niin ettei muulla tavalla ryhmätyöteknologiaa tulisikaan suunnitella. Heikkoutena puolestaan nähtiin aikaintensiivisyys ja menettelyn työläys.

Toteuttajien ja teknologian tarjoajan kannalta suunnittelun ja toteutuksen hajauttaminen usean toimijan kesken merkitsee niin ikään hitaampaa prosessia sekä suurempaa työmäärää projektinhallinnan ja viestinnän kannalta. Osallistumisen määrä ja ajoitus hahmottuivat keskeisiksi muuttujiksi yhteissuunnittelumenettelyn käyttöönotossa toteuttajien osalta. Liike-elämässä hanketahti on huomattavasti nopeampi, eikä tuotannossa ole aikaa niin yksityiskohtaiseen työprosessien analyysiin kuin Sampo-toimintatutkimushankkeen toteutuksessa.

Toteuttajat pitivät suunnittelun dokumentaatiota tehokkaana välineenä suunnitteluratkaisujen tekemisessä ja dokumentoinnissa. Osallistujaorganisaatioiden kohdalla puolestaan havaittiin kuilu dokumentaation tulkinnan ja suunnittelun lopputuotoksen, itse lukioportaalin ymmärtämisen välillä. Intranetratkaisun demoversiota ennen olisi kaivattu puolitoiminnallista prototyyppiä, joka olisi paperiprotoa ja käsitetasolla kuvattuja toiminnallisuuksia paremmin antanut kuvan intranetportaalin toiminnallisuuksista, käyttökokemuksesta ja -mahdollisuuksista. Teknisiä kehitysideoita alkoi tulla vasta portaalin käyttöönoton myötä, kun alustan toiminnallisuuksista ja kokonaisuudesta sai konk-reettisemman kuvan.

Ideointivaiheen haasteena suunnitteluun osallistujat pitivät ymmärryksen luomista siitä, minkälaisten teknisten ratkaisujen äärellä toimitaan ja millaisia mahdollisuuksia teknologia tarjoaa. Parannusehdotuksena oli konkreettisten esimerkkien tarjoaminen ideointivaiheen tueksi.

Lukiotoimentason portaalin suunnittelutyöpajassa kokeiltiin variaatiota osallistuvasta suunnittelumenettelystä. Ajatusta suunnitteluvaiheeseen siirtymiselle oli pohjustettu osallistujien keskuudessa työprosesseja ja -välineitä luotaavin yksilöhaastat-teluin. Työpaja käynnistettiin olemassa olevien intranetratkaisujen esittelyllä, joka vakuutti yhteisöteknologioiden hyödyistä, mutta herätti myös kysymyksiä ja epävarmuutta etenkin teknisen käsitteistön ymmärtämisessä ja haltuun ottamisessa. Vaikka omat työprosessit ovatkin osallistujille tuttuja, niiden käsitteellistäminen ja mallintaminen vaatii erityyppistä ajattelua ja työprosessien tukiteknologioiden suunnittelu vielä pidemmälle vietyä päättelyä. Tuloksena todettiin, ettei aikapanos ollut riittävä teknisen ja työprosessisisällön sulattamiseen, jotta varsinaiseen uuden lukiotoimen tason portaalin suunnitteluun oltaisi päästy valituin menetelmin.