Improving Lead Time in New Product Development Projects in Manufacturing Industry

Abstract

Product development is a key source of growth for companies and improving product development processes is a critical factor influencing lead time and the success of sales start, the point at which the product is commercially launched and available for customer sales. Delays in new product development projects represent a central challenge, affecting time-to-market, the time required to bring a product from initial development to commercial launch, and consequently, organizational competitiveness. By focusing on bottlenecks in product development projects, it is possible to shorten project lead times and simultaneously improve the success of sales start. However, the literature often addresses product development bottlenecks as isolated cases, without considering the project-driven development of sales readiness, i.e., the preparedness to take the product to market, making it essential to examine the impact of bottlenecks on sales start.

The aim of this study is to identify the types of bottlenecks that typically occur in new product development projects, to investigate existing methods for their identification and mitigation, and to analyse their impact on sales start. The study employed a mixed-methods approach in a case company. The data consisted of 12 semi-structured expert interviews, qualitative material from project documentation, and quantitative project data collected from the organization’s information systems. The qualitative data were analysed using thematic analysis to identify emerging themes related to bottlenecks and sales start. The quantitative project data was used to support and validate the findings derived from the qualitative analysis.

The results indicate that bottlenecks in NPD projects arise from the interaction of multiple root causes. These underlying causes include process structure, task interdependencies, information flow, resource allocation, and uncertainty. Bottlenecks manifest as delays throughout the process in the form of iteration loops, waiting times, coordination challenges, and resource conflicts. Different identification and mitigation methods can be categorized into flow-, structure-, and risk based approaches, which provide complementary perspectives for managing these challenges. The findings also demonstrate a linkage between NPD delays and sales start. Bottlenecks negatively affect time-to-market and sales readiness, while increasing project costs and weakening the company’s ability to exploit market opportunities.

This study contributes to the understanding of bottlenecks in product development projects and their mitigation methods and seeks to integrate the development of sales readiness during the project as part of bottleneck analysis. The results highlight the importance of a holistic understanding of bottlenecks and their impact, extending beyond development efficiency to sales start.

Tuotekehitys on yritykselle tärkeä kasvun lähde. Tuotekehitysprosessien kehittäminen on kriittinen tekijä läpimenoajan ja myynnin aloituksen, eli hetken jolloin tuote lanseerataan markkinoille ja on asiakkaiden ostettavissa, onnistumisen kannalta. Viiveet uusien tuotteiden kehitysprojekteissa ovat keskeinen haaste, joka vaikuttaa markkinoille tuonnin aikaan, eli aikaan tuotteen kehityksen alusta kaupalliseen lanseeraukseen, ja siten heikentää organisaation kilpailukykyä. Keskittymällä tuotekehitysprojektien pullonkauloihin voidaan lyhentää projektien läpimenoaikaa ja samalla edistää myynnin aloituksen onnistumista. Kirjallisuudessa tuotekehityksen pullonkauloja käsitellään usein erillisinä tapauksina sen sijaan, että myyntivalmiuden luominen, joka tarkoittaa valmiutta viedä tuote markkinoille ja myyntiin, integroitaisiin osaksi prosessia.

Tutkimuksen tarkoituksena on tunnistaa, millaisia pullonkauloja uusien tuotteiden kehitysprojekteissa yleensä esiintyy, tutkia olemassa olevia menetelmiä pullonkaulojen tunnistamiseen ja lieventämiseen, sekä analysoida pullonkaulojen vaikutusta myynnin aloitukseen. Tutkimus toteutettiin mixed methods -lähestymistavalla case-yrityksessä. Aineisto koostui 12 puolistrukturoidusta asiantuntijahaastattelusta, projektidokumentaatiosta kerätystä kvalitatiivisesta aineistosta sekä organisaation tietojärjestelmästä kerätystä kvantitatiivisesta projektidatasta. Kvalitatiivinen aineisto analysoitiin temaattisesti tavoitteena tunnistaa pullonkauloihin ja myynninaloitukseen liittyviä esiin nousevia teemoja. Kvantitatiivista projektidataa käytettiin tukemaan ja validoimaan kvalitatiivisen datan pohjalta tehtyjä havaintoja.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että pullonkauloja NPD projekteissa nousee usean juurisyyn vuorovaikutuksen seurauksena. Näihin juurisyihin kuuluvat prosessistruktuuri, tehtävien väliset riippuvuussuhteet, informaation virtaus, resurssiallokaatio sekä epävarmuus. Pullonkaulat näkyvät viiveinä koko prosessin läpi iteraatiosilmukoina, odotusaikoina, koordinointihaasteina sekä resurssikonflikteina. Erilaiset tunnistus- ja lieventämismenetelmät voidaan jakaa virtaus-, rakenne- ja riskiperusteisiin lähestymistapoihin, jotka tarjoavat toisiaan täydentäviä näkökulmia haasteiden hallitsemiseen. Tutkimustulokset myös osoittavat kytköksen NPD viiveiden ja myynninaloituksen välillä. Pullonkaulat heikentävät markkinoilletuontiaikaa ja myyntivalmiutta, sekä lisäävät projektikustannuksia heikentäen yrityksen kykyä hyödyntää markkinamahdollisuuksia.

Tutkimus lisää ymmärrystä tuotekehitysprojektien pullonkauloista ja niiden hallitsemismenetelmistä sekä pyrkii yhdistämään myyntivalmiuden luomisen projektin aikana osaksi pullonkaulatarkastelua. Tulokset korostavat kokonaisvaltaisen ymmärryksen merkitystä ja pullonkaulojen vaikutusten ulottumista tuotekehityksen tehokkuuden lisäksi onnistuneeseen myynninaloitukseen.