Vuorovaikutteisten laatuvertailumenetelmien käyttö ja kehittäminen julkisissa suunnitteluhankinnoissa

Abstract

Julkisten suunnitteluhankintojen laatuvertailu perustuu usein kirjallisiin tarjousasiakirjoihin, kuten projektisuunnitelmiin, toimintamallikuvauksiin tai avainhenkilöiden referensseihin. Kirjallisen aineiston perusteella tehtävään arviointiin liittyy kuitenkin haasteita, sillä se ei aina esimerkiksi anna riittävää kuvaa tarjoajan todellisesta laaduntuottokyvystä. Haaste on korostunut tilanteessa, jossa kirjallisten asiakirjojen tuottaminen on helpottunut ja niiden muodollinen laatu on parantunut. Tämän vuoksi suunnitteluhankinnoissa tarvitaan arviointitapoja, joilla kirjallista laatuvertailua voidaan täydentää ja joilla tarjoajien osaaminen, yhteistyökyky ja toiminta hankkeen kannalta olennaisissa tilanteissa saadaan paremmin esiin.

Tämän diplomityön tavoitteena oli luoda edellytykset soveltuvimpien vuorovaikutteisten laatuvertailumenetelmien valinnalle ja edelleen kehittämiselle Väyläviraston suunnitteluhankintoja varten. Vuorovaikutteisilla laatuvertailumenetelmillä tarkoitetaan tarjousvaiheessa toteutettavia arviointitapoja, joissa tarjoajan henkilöstö osallistuu aktiiviseen arviointitilaisuuteen. Tutkimuksessa tarkasteltiin menetelmien käyttöä, reunaehtoja, vahvuuksia ja heikkouksia, joiden perusteella arvioitiin menetelmien soveltuvuutta julkisiin suunnitteluhankintoihin. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, jossa hyödynnettiin tieteellistä kirjallisuutta, oikeuskäytäntöä, asiantuntijahaastatteluja sekä yhden toteutuneen hankinnan tapaustutkimusta. Haastatteluaineisto koostui kuudesta asiantuntijahaastattelusta, ja tapaustutkimuksena tarkasteltiin Itäradan yleissuunnitelman hankintaa.

Tutkimuksen perusteella keskeisimmät vuorovaikutteiset laatuvertailumenetelmät ovat haastattelu, työpaja sekä ryhmätentti. Lisäksi esitelmä ja käytettävyystestaus voivat toimia menetelminä tietyissä hankinnoissa. Menetelmien keskeinen vahvuus on, että niiden avulla voidaan arvioida sellaista osaamista ja toimintaa, joka ei välttämättä ilmene kirjallisesta tarjousaineistosta. Erityisesti yhteistyökyky, ongelmanratkaisu, soveltava substanssiosaaminen ja toiminta muuttuvissa tilanteissa voivat tulla paremmin näkyviin vuorovaikutteisessa arvioinnissa. Menetelmiin liittyy kuitenkin myös haasteita, joista keskeisimpiä ovat arvioinnin subjektiivisuus, resurssikuormitus sekä riski siitä, että arviointi mittaa tarjoajan yksittäistä suoritusta arviointitilaisuudessa eikä sen tosiasiallista laaduntuottokykyä.

Tulosten perusteella vuorovaikutteisia laatuvertailumenetelmiä voidaan käyttää monenlaisissa suunnitteluhankinnoissa, ja arvioinnin laajuus on syytä suhteuttaa hankinnan vaativuuteen ja laajuuteen. Tavanomaisissa hankinnoissa riittää tyypillisesti kevyt arviointi, kun taas vaativissa ja erittäin vaativissa hankinnoissa, joissa laadun merkitys on suuri ja joissa tarjoajan avainhenkilöiden tai tiimin toiminnalla on olennainen vaikutus hankkeen onnistumiseen, voidaan perustellusti toteuttaa laajempi arviointikokonaisuus. Haastattelu soveltuu esimerkiksi avainhenkilöiden osaamisen arviointiin, ryhmätentti soveltavan substanssiosaamisen arviointiin ja työpaja tiimin yhteistoiminnan arviointiin. Menetelmien käyttö edellyttää, että arviointikriteerit, pisteytysperusteet, tilaisuuksien rakenne ja dokumentointi suunnitellaan huolellisesti etukäteen. Vuorovaikutteinen laatuvertailu ei lähtökohtaisesti korvaa kirjallista arviointia, vaan täydentää sitä niillä osa-alueilla, joilla se parantaa arvioinnin osuvuutta ja auttaa tunnistamaan hankkeen onnistumisen kannalta keskeistä osaamista.