Developing a lessons learned process for modernization projects

Abstract

Lessons learned are project insights with direct business relevance that can be transferred and applied to improve future project outcomes. Project-based companies have recognized the importance of capturing lessons from projects and applying them within the organization. Without a structured lessons learned process, organizations risk repeating the same mistakes across projects, resulting in avoidable costs, wasted resources and missed opportunities for performance improvement. The current research has not focused on lessons learned processes in small project-based organizations and specifically on modernization projects.

The objective of this thesis was to develop a lessons learned process for modernization projects. This thesis adopts a single-case study design and constructive research strategy focusing on lessons learned within unit A of the target company A. The target company is a global technology company, and this research focuses on its one unit which delivers modernization projects in marine industry. Currently, the unit does not have a lessons learned process. The unit wanted to have more systematic way to capture project lessons and use them. The research was done as qualitative research and included a literature review and an empirical study. The empirical study also included internal benchmarking with three internal units of target company A.

The data collection methods were semi-structured interviews with the stakeholders of unit A and three benchmarking units and studying project related documents. Overall, 24 interviews were conducted. The improvement suggestions gathered from the unit A stakeholders and benchmarking units provided input how the lessons learned information should be captured and how the lessons learned process can be systemized in unit A.

The empirical research identified several challenges in unit A's current project learning practices, including the absence of a structured close-out and lessons learned process, inconsistent documentation, tacit knowledge sharing and limited cross-functional knowledge sharing. Furthermore, feedback both internal and from customers is almost entirely absent or relationship-dependent, and management support exists but lacks consistent follow-through on development actions.

In response to these findings, a structured lessons learned process model was developed. The process involves continuous knowledge capture beginning at project kick-off, a mandatory cross-functional lessons learned meeting involving project management, engineering, sales, procurement and management, formal action ownership and follow-up mechanisms, standardized documentation requirements, and a dedicated storage structure for reliable retrieval. The developed lessons learned process identifies key discussion topics for the lessons learned meeting, including project schedule review, financial review, scope review, technical modifications, supplier and material quality, client feedback, risk review and feedback. The lessons learned document is stored and action points are defined based on the observations. Actions are tracked and annual project lessons review is conducted to support project-to-organizational level learning. Together these elements aim to convert tacit project knowledge into explicit organizational learning, reduce recurring mistakes, and support continuous improvement across unit A's modernization projects.

The primary scientific contribution of this thesis is the development and empirical grounding of a lessons learned process model specifically designed for a small, cross-functional project-based unit and modernization projects. The developed lessons learned process operationalizes continuous lessons learned capture beginning at project kick-off rather than solely at closure. In addition, it introduces a cross-functional participation structure that formally integrates the roles of sales, engineering, project management, procurement and management.

Projektioppiminen tarkoittaa projekteista saatuja oivalluksia, joilla on suora liiketoiminnallinen merkitys ja joita voidaan siirtää ja soveltaa tulevien projektien suorituskyvyn parantamiseksi. Projektipohjaiset yritykset ovat tunnistaneet projektioppien keräämisen ja hyödyntämisen tärkeyden organisaatiossa. Ilman strukturoitua projekteista oppimisen prosessia organisaatioiden riskinä on samojen virheiden toistuminen projekteissa, mikä johtaa kustannuksiin, resurssien tuhlaamiseen ja menetettyihin mahdollisuuksiin suorituskyvyn parantamisessa. Aiempi tutkimus ei ole kohdistunut projekteista oppimisen prosesseihin pienissä projektipohjaisissa organisaatioissa eikä erityisesti modernisaatioprojekteissa.

Tämän diplomityön tavoitteena oli kehittää projekteista oppimisen prosessi modernisaatioprojekteille. Työssä käytetään tapaustutkimuksen ja konstruktiivisen tutkimusotteen yhdistelmää, ja työ keskittyy projekteista oppimiseen kohdeyritys A:n yksikössä A. Kohdeyritys on globaali teknologiayritys, ja tutkimus kohdistuu sen yhteen yksikköön, joka toteuttaa modernisaatioprojekteja meriteollisuudessa. Yksiköllä ei tällä hetkellä ole projekteista oppimisen prosessia ja yksikkö halusi systemaattisemman tavan kerätä ja hyödyntää projekteista saatavia oppeja. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, joka sisälsi kirjallisuuskatsauksen ja empiirisen tutkimuksen. Empiiriseen tutkimukseen kuului myös sisäinen vertailuanalyysi kohdeyrityksessä.

Aineistonkeruumenetelminä käytettiin puolistrukturoituja haastatteluja yksikkö A:ssa ja kolmessa vertailuyksikössä, sekä projekteihin liittyvien dokumenttien analysointia. Yhteensä toteutettiin 24 haastattelua. Yksikön A sidosryhmien kehitysehdotukset ja vertailuyksiköistä saadut havainnot tarjosivat arvokasta tietoa siitä, miten projekteista oppimiseen liittyvää tietoa voidaan kerätä ja miten prosessi voidaan systematisoida yksikössä A.

Empiirisinä tuloksina tunnistettiin useita haasteita yksikön A nykyisissä projektioppimiskäytännöissä, kuten strukturoidun projektin päätös- ja projekteista oppimisen prosessin puuttuminen, epäjohdonmukaiset dokumentointikäytännöt, hiljaisen tiedon varaan rakentuva tiedon jakaminen sekä rajallinen poikkifunktionaalinen integraatio. Lisäksi palaute sekä sisäinen että asiakkailta on puutteellista tai henkilösuhteisiin perustuvaa, ja johdon tuki kärsii johdonmukaisen seurannan puutteesta kehitystoimenpiteiden osalta.

Tulosten pohjalta kehitettiin strukturoitu projekteista oppimisen prosessimalli. Prosessi sisältää jatkuvan tiedon keräämisen projektin aloituksesta alkaen, pakollisen poikkifunktionaalisen projekteista oppimisen kokouksen, johon osallistuvat projektinhallinta, suunnittelu, myynti, hankinta ja johto, formaalit toimenpiteiden omistajuus- ja seurantamekanismit, standardoidut dokumentointivaatimukset sekä tallennuspaikan luotettavaa hakua varten. Kehitetty projekteista oppimisen prosessi sisältää keskeiset käsiteltävät aiheet kokoukseen, kuten projektiaikataulun tarkastelun, taloudellisen katsauksen, laajuuden hallinnan, tekniset muutokset, toimittaja- ja materiaalin laadun, asiakaspalautteen sekä riskiarvioinnin. Projekteista oppimisen dokumentti tallennetaan kokouksen jälkeen ja havaintojen perusteella määritellään toimenpiteet, joiden toteutumista seurataan. Lisäksi toteutetaan vuosittainen projektikatsaus tukemaan oppien siirtymistä projektitasolta organisaatiotasolle. Yhdessä nämä elementit tähtäävät projekteissa syntyneen hiljaisen tiedon muuntamiseen eksplisiittiseksi organisaatio-oppimiseksi, toistuvien virheiden vähentämiseen sekä jatkuvan parantamisen tukemiseen yksikön A modernisaatioprojekteissa.

Työn ensisijainen tieteellinen kontribuutio on projekteista oppimisen prosessimallin kehittäminen, joka on suunniteltu nimenomaan pienelle, poikkifunktionaaliselle projektiyksikölle ja modernisaatioprojekteille. Kehitetty prosessi sisältää jatkuvan oppien keräämisen projektin alusta alkaen eikä vain projektin päättyessä. Lisäksi se esittelee poikkifunktionaalisen osallistumisrakenteen, joka formalisoi myynnin, suunnittelun, projektinhallinnan, hankinnan ja johdon roolit projekteista oppimisen prosessissa.