Tiedonhallinnan ja raportoinnin kehittäminen ETL-prosessilla : Tapaustutkimus vakuutusyhtiössä

Abstract

Tietoresurssien hyödyntämisestä on tullut keskeinen tekijä organisaatioiden menestymiselle samalla kun käsiteltävän datan määrä kasvaa jatkuvasti. Tietoresurssien tehokas hyödyntäminen vaatii kuitenkin datan jalostamista hyödynnettävään muotoon ja toimivia liiketoimintatiedon hallintaprosesseja. ETL-prosessi toimii dataintegraation ja raportoinnin kannalta oleellisena työkaluna, kun sen avulla muokataan ja yhdistetään eri järjestelmistä syntyvä data.

Tämän työn tavoitteena oli selvittää, millaisia tiedonhallinnan ja raportoinnin haasteita kohde-organisaatiossa esiintyy ja mitkä niistä on ratkaistavissa ETL-prosessin avulla. Työssä arvioidaan myös haasteita, joiden ratkaisu vaatii muunlaisia toimenpiteitä. Työn tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimusaineistona toimii puolistrukturoitujen teemahaastatteluiden aineisto. Teoriaosuudessa käsitellään liiketoimintatiedon hallintaa, tietojohtamista, ETL-prosessia ja dataintegraatioita sekä toimintaympäristöä.

Tutkimuksen analyysin perusteella muodostui viisi teemaa: tietoarkkitehtuuri ja integraatio, manuaalisen työn kuormitus ja prosessitehottomuus, raportoinnin laatu ja hyödynnettävyys, teknologiset rajoitteet sekä organisatoriset ja yhteistyöhaasteet. Havaintojen perusteella raportoinnin haasteet liittyvät teknisten rajoitteiden lisäksi laajempaan kokonaisuuteen, missä useat eri järjestelmät ja niistä syntyvä erimuotoinen data tuottavat jatkuvia haasteita, jotka aiheuttavat manuaalista ja toistuvaa työtä, hidastavat analyysien ja päätöksien tekemistä sekä vaikeuttavat tiedon tehokasta jakamista eri yksiköiden välillä.

Tutkimuksen perusteella ETL-prosessi soveltuu vastaamaan tunnistettuihin haasteisiin tieto-arkkitehtuurin, dataintegraation ja manuaalisen työn osalta sekä osittain myös teknologisten rajoitusten ja yksiköiden välisen yhteistyön ja tiedonjaon osalta. Keskitetty tietokerros keventää raporttikehittämistä ja antaa loppukäyttäjille mahdollisuuden hyödyntää tietoa itsenäisesti. Yhtenäinen ja laadukas tietokerros antaa hyvän pohjan tekoälyn hyödyntämiselle raportoinnissa. Tehokas raportointi organisaatiossa vaatii myös yhteisen tiedon hyödynnettävyyteen ja päätöksentekoon liittyvän kulttuurin luomista, joka vaatii toimintatapojen ja dokumentaation kehittämistä yhteistyön avulla.

The utilization of information resources has become a key factor in organizational success as the volume of processed data continues to grow. However, the effective use of information resources requires transforming data into usable formats and establishing effective business intelligence processes. The ETL process serves as an essential tool for data integration and reporting by transforming and combining data generated by different systems.

The aim of this thesis was to identify information management and reporting challenges present in the target organization and to determine which of the challenges could be solved through the ETL process. The study also evaluates challenges whose resolution requires other types of measures. The research was conducted as a qualitative case study, and the research material consists of data collected through semi-structured thematic interviews. The theoretical section discusses business intelligence, knowledge management, the ETL process, data integration, and the operating environment.

Based on the analysis of the research data, five themes were identified: information architecture and integration, the burden of manual work and process inefficiency, the quality and usability of reporting, technological limitations, and organizational and collaboration-related challenges. The findings indicate that reporting challenges are related not only to technical limitations but also to a broader context in which multiple systems and the heterogeneous data they produce create continual challenges. These challenges cause manual and repetitive work, slow down analysis and decision-making, and hinder the efficient sharing of information between different units.

The results of the study show that the ETL process is well suited to addressing the identified challenges related to information architecture, data integration, and manual work, and is also partially suited to addressing the challenges associated with technological limitations, inter-unit collaboration, and information sharing. A centralized data layer reduces the workload involved in report development and enables end users to use information independently. A unified and high-quality data layer also provides a solid foundation for leveraging artificial intelligence in reporting. Effective organizational reporting additionally requires the creation of a shared culture focused on the usability of information and decision-making, which in turn requires the development of operational practices and documentation through collaboration.