Requirements Management in SaaS Services Organization Delivery Work

Abstract

Software is present in most activities in the modern business environment. Software and its use in enabling business and improving efficiency has become an essential part of competitiveness. Software requirements define what a software solution does, how it is integrated with other software in use, and how the solution is implemented. Software requirements are a key deciding factor in the success or failure of a software project. Successful requirements management during the implementation as well as the whole lifecycle of a solution helps ensure that the implemented solution matches the needs and requirements of the users.

This thesis investigates the requirements management practices in customer work done by the services organization of a SaaS company in customer implementation projects. The target organization M-Files is a Finnish SaaS company producing information management solutions. The services organization at M-Files is responsible for a majority of the customer implementations of M-Files. The customer implementations are COTS implementation projects, where the software is taken into use, configured based on the customer's requirements, integrated with other software in use, and extensions are developed if required. Requirements management is an important factor in the projects' success. Software engineering, software requirements, and knowledge management literature was analyzed to form a theoretical basis for the research. Employees in the M-Files services organization were interviewed on the requirements management practices in customer projects.

Requirements management practices in customer projects were found to be project specific. The customer projects can differ based on for example the exact use case, the scope of the implemented solution, or the industry of the customer. Customers' requirements for requirements management practices or tools used, project complexity, and the preferences of the project team were found to be a significant factor in the specific requirements management practices selected. Improvement opportunities were found in better capturing and sharing requirements best practices identified in customer projects, and in improving the configurations and templates available in the requirements management tool used.

Ohjelmistoja käytetään modernissa liiketoimintaympäristössä lähes kaikissa toiminnoissa. Ohjelmistoista ja niiden käytöstä liiketoimintojen mahdollistamiseksi ja tehostamiseksi on tullut olennainen kilpailukyvyn osa. Ohjelmistoratkaisujen toteutuksessa vaatimukset määrittelevät mitä ratkaisu tulee tekemään, miten se integroituu muihin käytössä oleviin ohjelmistoihin, sekä miten ratkaisu toteutetaan. Vaatimukset ovat olennainen tekijä ohjelmistoprojektin onnistumisessa. Onnistunut vaatimustenhallinta projektin toteutuksen aikana sekä laajemmin ohjelmiston koko elinkaaren aikana auttaa varmistamaan, että toteutettu ratkaisu vastaa ohjelmiston käyttäjien todellisia tarpeita ja vaatimuksia.

Tässä diplomityössä tutkittiin vaatimustenhallintaa SaaS-yrityksen konsultointiorganisaation asiakasprojekteissa. Tutkimuksen kohdeorganisaatio M-Files on suomalainen tiedonhallintaratkaisuja tuottava SaaS-yritys. M-Filesin konsultointiorganisaatio vastaa valtaosasta M-Filesin ohjelmiston asiakastoteutuksia. Toteutusprojektit ovat valmisohjelmiston käyttöönottoprojekteja, joissa ohjelmisto otetaan käyttöön, konfiguroidaan asiakkaan vaatimusten mukaisesti, mahdollisesti integroidaan muihin tietojärjestelmiin, ja tarvittaessa kehitetään asiakkaan tarvitsemia laajennoksia. Vaatimustenhallinta on tärkeä osa asiakasprojektien onnistumista. Tutkimuksen teoriapohja muodostettiin ohjelmistotuotannon, vaatimusmäärittelyn ja vaatimustenhallinnan sekä tietojohtamisen kirjallisuuden perusteella. M-Filesin konsultointiorganisaation vaatimustenhallinnan käytäntöjä tutkittiin haastattelemalla kymmentä asiakasprojekteissa työskentelevää asiantuntijaa semistrukturoiduissa haastatteluissa.

Vaatimustenhallinnan työskentelytapojen havaittiin vaihtelevan paljon projektien välillä. Asiakasprojektit voivat olla keskenään hyvin erilaisia riippuen esimerkiksi tarkasta käyttötapauksesta, toteutettavan ratkaisun laajuudesta, sekä asiakasorganisaation toimialasta. Asiakkaiden vaatimuksilla vaatimustenhallinnan työskentelytapoihin tai työkaluihin, projektin skaalalla ja monimutkaisuudella, ja projektitiimin omilla mieltymyksillä havaittiin olevan suuri vaikutus siihen, miten vaatimustenhallintaa projekteissa tehtiin. Projekteissa tunnistettujen hyvien käytäntöjen jakaminen laajemmalle organisaatiossa tunnistettiin mahdollisena parannuskohteena, samoin kuin vaatimustenhallintatyökalun konfiguraatioiden ja työkalussa käytettävissä olevien projektipohjien parantaminen.