Infrahankkeiden kustannushallinnan arviointiprosessin kehittäminen: Tekoälytyökalujen hyödyntäminen

Abstract

Infrahankkeiden kustannusylitykset ovat kansainvälisesti laajasti dokumentoitu ilmiö, joka kytkeytyy useisiin syytekijöihin. Taustalla voi olla esimerkiksi epävarmuuksia hankkeen olosuhteista, laajuusmuutoksia sekä puutteellista hankevalmistelua. Koska merkittävä osa kustannuksiin vaikuttavista ratkaisuista tehdään jo hankkeiden suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa, on kustannushallinta keskeisessä roolissa jo hankkeiden varhaisissa vaiheissa. Tämän tutkimuksen tavoitteena on kehittää Väyläviraston hankkeiden kustannushallinnan arviointiprosessia, jonka avulla arvioidaan hankkeiden kustannushallinnan toimenpiteitä, ja tutkia kuinka tekoälytyökaluja voidaan tuoda osaksi prosessia. Tutkimus toteutettiin konstruktiivisena laadullisena tutkimuksena, jossa yhdisteltiin haastatteluja, dokumenttianalyysiä ja käytännönläheistä kehittämistä. Tutkimuksen toteutus jakautui prosessin nykytilan mallintamiseen, prosessin kehittämiseen ja kehitetyn prosessin testaukseen. Prosessin kehittämisessä hyödynnettiin lisäksi teoreettista tarkastelua, jossa yhdistyivät infrahankkeiden kustannushallinnan, projektitoiminnan arvioinnin ja tekoälyn hyödyntämisen kirjallisuus. Teoriatarkastelu osoitti kustannushallinnan olevan laaja kokonaisuus, jonka arvioinnin tulisi kohdistua yksittäisten kustannuslukujen sijaan kustannusarvion muodostumiseen ja taustalla oleviin päätöksiin. Projektitoiminnan arvioinnin tarkastelu täydensi tätä tuomalla esiin, että arvioinnin tulisi kytkeytyä hankkeen päätösportteihin sekä tuottaa vertailukelpoisia ja myöhemmin hyödynnettäviä tuloksia. Tekoälyä koskeva tarkastelu puolestaan osoitti, että generatiivinen tekoäly soveltuu prosessissa erityisesti laajojen ja hajanaisten aineistojen jäsentämiseen sekä arvioijan työn valmisteluun, mutta sen käyttö edellyttää rakenteisia kehotteita ja asiantuntijan tekemää laadunvarmistusta. Tutkimuksessa havaittiin, että kustannushallinnan arviointeja on tehty aiemmin pistemäisesti yksittäisille hankkeille, eikä prosessi ole ollut kaikilta osin yhtenäinen. Työn tuloksena muodostettiin kehitetty kustannushallinnan arviointiprosessi, jossa yhdistyvät yhtenäinen prosessirakenne, tekoälyavusteinen esianalyysi, asiantuntija-analyysi, täydennetyt arviointikysymykset ja yhdenmukainen arviointimuistio. Kehitetyn prosessin keskeisin muutos on uusi tekoälyavusteinen tekoälyanalyysi, jonka avulla arviointeja voidaan toteuttaa laajemmalle hankejoukolle sekä samalla tunnistaa alustavia puutteita ja huomioita hankeaineistoista. Tekoälyn roolina on nopeuttaa aineistoon perehtymistä ja tukea asiantuntijan työtä niin, että vastuu havainnoista ja päätelmistä on kuitenkin edelleen ihmisellä. Testaus toteutusvalmistelussa olevalla hankkeella osoitti, että tekoäly pystyi muodostamaan hyödyllisen esianalyysin, joka nopeutti arvioijan työtä merkittävästi. Tekoäly nosti havaintoja liittyen esimerkiksi riskien läpinäkymättömyyteen, kustannusarvion puutteisiin sekä dokumenttien ohjeidenmukaisuuteen. Havaintojen lopullisen merkityksen arviointi edellytti kuitenkin asiantuntijan tulkintaa. Prosessin keskeisiksi vaikutuksiksi tunnistettiin, että se voi lisätä arviointien systemaattisuutta, läpinäkyvyyttä, vertailtavuutta ja skaalautuvuutta, minkä avulla voidaan tukea hankkeiden laadunvarmistusta sekä organisaatiotason oppimista laajemmassa mittakaavassa kuin aiemmin. Prosessin laaja käyttöönotto edellyttää tarkempaa määrittelyä, mutta kokonaisuutena sen todettiin olevan sovellettavissa myös muihin hankkeisiin ja tarjoavan toimivan pohjan jatkokehittämiselle. Tutkimus täydentää aiemman kirjallisuuden havaintoja konkretisoimalla, miten kustannushallinnan ennakoivaa, tilaajalähtöistä ja dokumentointia korostavaa tarkastelua voidaan johtaa arviointiprosessiksi. Lisäksi työ tuo uutta tietoa generatiivisen tekoälyn hyödyntämisestä käytännön prosessissa aineistojen jäsentämisen, esianalyysin ja asiantuntijatyön tukena.