Palaverismista tuottaviin kokouksiin : Hankeraportti

Abstract

Tausta ja tavoite: Kokoukset ovat keskeinen yhteistyön ja työn organisoinnin muoto, ja kokousten toteuttamiseen kuluu paljon niin työaikaa kuin muita resursseja. Tämän vuoksi on keskeistä ymmärtää, kuinka kokoukset ovat yhteydessä työhyvinvointiin ja tuottavuuteen suomalaisissa organisaatioissa. On myös tärkeää päivittää kokouksiin liittyvää tietoa tilanteessa, jossa monipaikkaisen työn tekeminen ja etä- ja hybridikokousten määrä ovat yleistyneet. Tutkimuksemme kokoaakin tietoa siitä, miten Suomessa kokoustetaan, millaiseksi koetaan kokouslaatu ja millaisia työhyvinvointi- ja tuottavuusseurauksia kokouksilla on.

Menetelmät: Tutkimuksessa hyödynsimme kolmea aineistoa: 1) poikkileikkauskysely eri toimialojen työntekijöille (n = 1910), 2) työviikon aikaiset päiväkirjakyselyt (n = 107) ja 3) esihenkilöiden ja johtajien haastattelut (n = 29). Aineistoja analysoitiin sekä määrällisin että laadullisin menetelmin monipuolisen kuvan saamiseksi kokouksista.

Tulokset: Kokousten määrä oli suurella osalla kohtuullinen (noin 6–10 kokousta viikossa), mutta kokousmäärissä esiintyi vaihtelua. Esihenkilöt ja johtajat viettivät kokouksissa enemmän aikaa kuin muut työntekijäryhmät. Kokouslaatu koettiin sekä kokousten organisoinnin että vuorovaikutuksen osalta suhteellisen hyväksi, mutta kokousten kehittämiseen ei kiinnitetty juurikaan huomiota. Etäkokoukset olivat yleisin kokousmuoto, ja niissä kokouslaatu koettiin monilla osa-alueilla paremmaksi kuin lähikokouksissa. Kokouslaatu oli keskeisempi kokous- ja työhyvinvoinnin selittäjä kuin kokousmäärä, kun taas kokousmäärä oli tärkeä työssä suoriutumisen selittäjä. Lisäksi kokouksiin liittyvät odotukset ja kokousten välinen irrottautuminen olivat keskeisiä työhyvinvoinnin ja suoriutumisen selittäjiä.

Johtopäätökset: Organisaatioissa on syytä panostaa kokousten kehittämiseen, sillä kokousmäärällä ja -laadulla oli selkeitä yhteyksiä työhyvinvointiin ja työssä suoriutumiseen. Erityisesti kannattaa panostaa kokousten toimivaan organisointiin, rakentavan vuorovaikutuksen tukemiseen sekä mahdollistaa kokousten asioihin keskittyminen ilman monen asian yhtä aikaa tekemistä. Sekä esihenkilötyössä että oman työn johtamisessa on tärkeää kiinnittää huomiota kokousten rooliin työkokonaisuudessa. Kokousmuoto (etä, lähi vai hybridi) kannattaa valita kokouksen tarkoitusta tukevaksi. Lisäksi on tärkeää varata kokouksista irrottautumiseen riittävästi aikaa ja huomioida tämän asian oleellisuus erityisesti luovan työssä suoriutumisen osalta. On myös hyvä huomioida työntekijäryhmä- ja toimialakohtaiset olosuhteet kokouksia kehittäessä, sillä esimerkiksi kokousten vetäjillä ja osallistujilla sekä eri toimialoilla voi olla erilaisia tarpeita.