Tilannekuvan hyödyntäminen johtamisessa ja päätöksenteossa

Abstract

Suurissa infrahankkeissa johtamista ja päätöksentekoa haastavat hankkeiden laaja mittakaava, maantieteellisesti hajautuneet toteutusalueet, monilähteiset rahoitusjärjestelyt sekä useiden eri sidosryhmien väliset riippuvuudet. Nämä piirteet lisäävät tiedon määrää ja korostavat tarvetta yhtenäisille tavoille tuottaa, jalostaa ja hyödyntää tietoa päätöksenteossa. Tämän diplomityön tavoitteena oli selvittää, millainen prosessi mahdollistaa tilannekuvan hyödyntämisen johtamisessa ja päätöksenteossa infra-alan projektinjohdon tasolla. Aiempi tilannekuvaan ja tilannetietoisuuteen liittyvä tutkimus infra-alalla on painottunut etenkin datan keräämiseen ja visualisointiin, ja viime vuosina on tunnistettu tarve tarkastella entistä enemmän myös tiedon merkitystä ja tulevien vaikutusten arviointia. Nämä näkökulmat ovat keskeisiä tilanteissa, joissa tarvitaan kokonaisuuden hahmottamista ja vaihtoehtoisten ratkaisujen arviointia osana päätöksentekoa. Tämä korostaa tarvetta tarkastella tilannekuvaa laajempana tiedon hyödyntämisen prosessina, eikä pelkästään teknisenä datan ja tiedon esitystapana.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa aineisto koostui asiantuntijahaastatteluista ja työpajasta. Aineiston analyysi tehtiin teoriaohjaavalla sisällönanalyysilla. Tulosten analyysissä hyödynnettiin projektinhallinnan viitekehyksiä, tiedolla johtamisen malleja sekä tilannetietoisuusteoriaa. Olemassa olevan teorian ja empiirisen aineiston avulla muodostettiin kokonaiskuva projektinjohdon tietotarpeista, tiedon tuottamisesta ja tilannekuvan hyödyntämisen käytännöistä.

Tietotarpeiden määrittely osoitti, että tilannekuvatiedon arvo muodostuu tavoitteiden, suunnitelmien ja toteumatiedon yhdistämisestä. Näiden kolmen näkökulman yhdistäminen mahdollistaa poikkeamien tunnistamisen sekä vaikutusten arvioinnin. Tiedon tuottamisessa korostuivat kolme tekijää: tiedon nopeus, tiedon arvo ja tiedon luotettavuus. Tilannekuvan toimivuus edellyttää riittävää ajantasaisuutta, käyttäjien tarpeita palvelevaa tietoa sekä laadukasta dataa. Tiedon hyödyntämisen osalta tutkimuksessa tunnistettiin kolme päätöksentekotilannetta, joissa tilannekuvaa voidaan hyödyntää. Ennalta tiedetyissä päätöksissä tilannekuva toimii välineenä, jonka avulla päätöksentekijät voivat arvioida suunniteltuja ratkaisuja ja vertailla vaihtoehtoja suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Tilannekuva tarjoaa tällöin yhdenmukaisen näkymän hankkeen keskeisiin mittareihin ja auttaa varmistamaan, että päätökset perustuvat objektiiviseen ja ajantasaiseen tietoon. Muutostilanteissa tilannekuva mahdollistaa vaikutusten arvioinnin ja vaihtoehtojen vertailun. Tilannekuvasta havaitut poikkeamat puolestaan mahdollistavat ennakoivan johtamisen, kun poikkeamiin voidaan reagoida, ennen kuin niiden seuraukset realisoituvat.

Tutkimuksen päätuloksena laadittiin prosessimalli tilannekuvan hyödyntämiselle. Prosessi jäsentää tilannekuvan hyödyntämisen liiketoimintatiedon hallintaprosessin mukaisesti seuraaviin vaiheisiin: tietotarpeiden määrittely, tiedon tuottaminen, tiedon prosessointi ja analysointi, tiedon jakaminen sekä tiedon hyödyntäminen ja palaute. Prosessimallissa on kuvattu tiedon hyödyntäjien, tilannekuvan ylläpitäjien ja tiedon tuottajien vastuut prosessin eri vaiheissa. Prosessimalli toimii lähtökohtana tilannekuvan hyödyntämiselle ja sitä voidaan käytännön tasolla tarkentaa riippuen hankkeen toteutusmuodosta ja organisaatiorakenteesta. Prosessimalli tarjoaa hankkeen eri osapuolille myös käsityksen tilannekuvan muodostumisesta ja hyödyntämisestä, jolloin tilannekuvan jatkuva kehittäminen on mahdollista.