Ostoprosessin ja tuotetiedon digitalisoinnin arkkitehtuurisuunnitelma PK-yrityksessä: Tapaus Rengas Turku Oy

Abstract

Tämän työn tavoitteena oli suunnitella arkkitehtuuri, jonka avulla Rengas Turku Oy voi digitalisoida ostoprosessinsa ja tuotetiedon hallintansa PK-yrityksen resursseihin sopivalla tavalla. Taustalla oli tilanne, jossa toimittaja- ja ostodata on hajallaan, suuri osa työstä tehdään manuaalisesti ja päätöksenteko nojautuu vahvasti yksittäisten asiantuntijoiden hiljaiseen tietoon. Tavoitteena oli löytää ratkaisu, jossa järjestelmä tukee päätöksiä, tilausmääriä ja hinnoittelua, mutta lopullinen päätöksenteko säilyy ihmisellä.

Lähestymistapana oli konstruktiivinen tapaustutkimus. Ostoprosessi käytiin läpi vaihe vaiheelta ja sen pohjalta määriteltiin vaatimukset arkkitehtuurille, integraatioille ja tiedon hallinnalle. Kirjallisuuden ja empiiristen havaintojen perusteella muodostettiin muutamia ratkaisuvaihtoehtoja, joista osa esikarsittiin pois ennen monikriteeristä vertailua. Jäljelle jääneitä vaihtoehtoja, mikropalvelua ja Django-laajennusta, arvioitiin monikriteerisellä päätösmenetelmällä, ja valitun ratkaisuvaihtoehdon toteutuskelpoisuutta tarkennettiin rajatulla integraatiolla yhden toimittajan aineistoon. Tarkoitus ei ollut rakentaa valmista järjestelmää, vaan kuvata arkkitehtuuri, jonka varaan käytännön toteutus voidaan rakentaa.

Työn tuloksena syntyi kokonaisratkaisu, joka perustuu kanoniseen tuotemalliin, erilliseen ostopalveluun ja kahdella tavalla toteutettuun tiedonsiirtoon: eräsiirtoihin ja sisäiseen rajapintaan. Keskeinen ajatus on, että tuotetieto ja toimittajadata kootaan yhteen paikkaan ja oston rutiinityötä voidaan automatisoida osittain, jolloin järjestelmä tuottaa ehdotuksia ja ihminen tekee lopulliset valinnat. Arkkitehtuurivertailun perusteella erillinen ostopalvelu osoittautui pitkän aikavälin tarpeisiin sopivammaksi kuin nykyisen modulaarisen monoliitin laajentaminen.

Työ tuottaa kolme keskeistä kokonaisuutta: arkkitehtuurisuosituksen PK-yrityksen käyttöön, rakenteen kanonisen tuotemallin ja integraatioiden toteuttamiselle sekä vaiheittaisen etenemismallin tulevaa kehitystä varten. Työ osoittaa, että ostoprosessin digitalisointi voidaan toteuttaa vaiheittain ilman raskasta järjestelmäuudistusta ja että ratkaisu voi vähentää manuaalista työtä sekä parantaa tuotetiedon yhtenäisyyttä yrityksen työssä.