End User Training and Organizational Learning in System Renewal : A Case Study in Manufacturing Industry

Abstract

Achieving the expected results of a system renewal requires that end users are able to effectively utilize the new system. End user training has a central role in developing the knowledge of the users as well as in internalizing the acquired knowledge into organizational practices. If end user's ability to use the system remains insufficient, the expected benefits of the system renewal cannot be realized. Transferring the knowledge regarding system functionality and related expectations directly influences the extent to which the objectives set for the system renewal are achieved. This study examines how end user training can be structured in ERP transformation of a case organization in a way that supports both measurable learning outcomes and organizational learning.

The theoretical part of the study is based on a literature review addressing organizational learning, knowledge and change, as well as ERP system renewal and related training. Based on this review a theoretical framework was developed and applied in the empirical part of the study. Empirical data were collected through semi-structured interviews conducted after the training sessions, and the data were analyzed using thematic analysis.

The findings indicate that end user training in an ERP transformation is a continuous process that connects people, knowledge, and organizational structures during change. The results emphasize the importance of learning continuity and the post-training mechanisms across different organizational levels. The study contributes to existing literature on end user training by providing a broader understanding of the process and offers the case organization a concrete foundation for structuring end user training more effectively.

Järjestelmäuudistuksen odotettujen hyötyjen saavuttaminen edellyttää, että loppukäyttäjät osaavat hyödyntää uutta järjestelmää. Loppukäyttäjäkoulutuksella on keskeinen rooli sekä käyttäjien osaamisen kehittämisessä, että opitun tiedon sisäistämisessä osaksi organisaation toimintamalleja. Mikäli loppukäyttäjien osaaminen järjestelmän hyödyntämiseen jää heikoksi, odotettuja hyötyjä ei voida saavuttaa. Tiedon siirtäminen järjestelmän toiminnasta ja siihen liittyvistä odotuksista vaikuttaa suoraan siihen, missä määrin järjestelmäuudistukselle asetetut tavoitteet toteutuvat. Tässä tutkimuksessa tutkitaan, miten loppukäyttäjäkoulutus voidaan strukturoida case-organisaation toiminnanohjausjärjestelmän uudistuksessa siten, että se tukee sekä mitattavissa olevia oppimistuloksia, että organisaation oppimista.

Tutkimuksen teoreettinen osuus perustuu kirjallisuuskatsaukseen organisaation oppimisesta, osaamisesta ja muutoksesta, toiminnanohjausjärjestelmän uudistuksesta ja siihen liittyvästä koulutuksesta. Näiden pohjalta muodostettiin teoreettinen viitekehys, jota hyödynnettiin tutkimuksen empiirisessä osuudessa. Empiirinen aineisto kerättiin koulutussessioiden jälkeen toteutetuilla semistrukturoiduilla haastatteluilla, ja aineisto analysoitiin temaattisen analyysin avulla.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että loppukäyttäjäkoulutus on toiminnanohjausjärjestelmän uudistuksessa jatkuva prosessi, joka yhdistää ihmiset, osaamisen ja organisaatiorakenteet muutoksen aikana. Tulokset korostavat oppimisen jatkuvuuden merkitystä sekä koulutuksen jälkeisten mekanismien roolia organisaation eri tasoilla. Tutkimus täydentää aiempaa kirjallisuutta loppukäyttäjäkoulutuksesta tarjoamalla laajemman kokonaisymmärryksen prosessista. Lisäksi tulokset tuovat toimeksiantajalle prosessin loppukäyttäjäkoulutuksen tehokkaampaan strukturointiin.