Pöhöttynyt byrokratia, pirstaloituneet toimialat ja isoveli: Kunnan ja hyvinvointialueen ICT-hankintojen strateginen suunnittelu

Abstract

Suomessa osoitetaan vuosittain merkittäviä taloudellisia panoksia julkisiin ICT-hankintoihin. ICT-hankinnat nähdään keskeiseksi työkaluksi julkisen sektorin toiminnan kehittämiseen ja ylläpitämiseen. Vaikka julkisilla ICT-hankinnoilla voidaan saavuttaa laaja-alaista yhteiskunnallista hyötyä, leimaavat ICT-hankintoja runsaat budjetinylitykset, keskeytykset, hankintatavoitteiden toteutumattomuus ja epäonnistunut julkisen hyödyn tuottaminen. ICT-hankintojen epäonnistumista selitetään ICT-hankintojen erityisellä monimutkaisuudella ja haastavuudella.

Tämä tutkielma pyrkii löytämään ratkaisuja ICT-hankintojen onnistuneeseen hallintaan syventämällä ymmärrystä julkisten ICT-hankintojen strategisesta johtamisesta. Julkisten ICT-hankintojen tarkastelu on rajattu järjestelmähankintoihin ja strategiseen suunnitteluun. Tutkimus on toteutettu kahden kunnan ja kahden hyvinvointialueen ICT-hankintojen strategisen suunnittelun laadullisena monitapaustutkimuksena. Tutkimuksessa tavoitellaan teoreettisten päätelmien vetämistä hallinnon tasojen merkityksestä ICT-hankintojen strategisen suunnittelun muovaamisessa. ICT hankintojen suunnittelun kontekstisidonnaisella ja kokonaisvaltaisella ymmärryksellä luodaan pohjaa strategisuuden tarkastelulle.

Tutkimusaineisto muodostuu kahden kunnan ja kahden hyvinvointialueen ICT-hankintojen suunnittelusta vastaavien asiantuntijoiden teemahaastatteluista. Haastatteluilla kerättiin tietoa ICT-hankintojen suunnittelun organisoitumisesta ja päätöksenteosta organisaatiossa, mikä toimi pohjana myös hallinnon tasojen ICT-hankintojen suunnittelun erityispiirteiden hahmottamiselle. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisesti kuvailevan koodauksen ja tapausten välisen synteesin keinoin. Analyysi tuotti vertailun tutkimusorganisaatioiden ICT-hankintojen suunnittelun organisoitumisesta ja kriittisen arvioinnin painopisteistä.

Tutkimuksen tulosten perusteella kunnan ja hyvinvointialueen ICT-hankintojen suunnittelun organisoitumisessa ja päätöksenteossa on paljon samankaltaisuutta. Organisoitumisen erityispiirteiksi nousevat hankintaideoiden kumpuaminen monista lähteistä, keskitetty hankintojen arviointi, jatkuva ideavirta, monien asiantuntijuuksien tuki, monet valtuuttamistasot, alisteisuus keskushallinnolle ja alueen strategioille. Päätöksenteossa korostuu hankinnan tarve ja hyöty, budjetin ja teknisen toteutuksen varmistaminen sekä lakien ja strategian puitteissa toimiminen. Keskeinen kunnan ja hyvinvointialueen ero ilmenee keskushallinnon valvonnassa ja ohjauksessa. Erityispiirteet kytkeytyvät strategisen suunnittelun haasteisiin. Tutkimus tuo esille ICT-hankintojen byrokratian tasapainottamisen, hajautetun toiminnan kokonaislinjakkuuden ja hallintorakenteiden kannustamien strategisten ajattelutapojen teemat julkisten ICT-hankintojen strategisen johtamisen keskeisiksi pohdinnan kohteiksi.