Autonomy and Self-Organizing Teams in Long-Term Care for Older People : Solutions for enhancing employee wellbeing?

Abstract

Suomessa ikääntyneiden pitkäaikaishoidon palvelut ovat käyneet läpi rakennemuutoksen, jonka myötä laitoshoito on korvattu kodinomaisilla asumisyksiköillä (ympärivuorokautinen palveluasuminen), jotka yhdessä kotiin tuotavien palveluiden (kotihoito) kanssa on asetettu ensisijaisiksi hoitomuodoiksi. Kotihoidon asiakkaiden määrä on lisääntynyt jonkin verran viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana, kuten myös kotihoidon käyntimäärät, vaikkakin viime vuosien aikana käynti- ja asiakasmäärät ovat kääntyneet laskuun. Ikääntyneiden määrän sekä palvelutarpeiden kasvu yhdessä ympärivuorokautisten yksiköiden hoitajamitoituksen kanssa on lisännyt tarvetta henkilöstölle ikääntyneiden pitkäaikaishoidossa. Pula henkilöstöstä on kuitenkin lisääntynyt 2000-luvun alusta, ja kotihoidon henkilöstön kuormituksen on todettu lisääntyneen, heillä on enemmän sairaspoissaolopäiviä ja he raportoivat enemmän kiirettä sekä muita kuormitustekijöitä.

Tämän väitöskirjan tarkoituksena oli selvittää, mitkä työn kuormitustekijät ja työn organisoinnin keinot ovat yhteydessä työntekijöiden hyvinvointiin ikääntyneiden pitkäaikaishoidossa, keskittyen pääosin kotihoidon työntekijöihin. Lisäksi väitöskirjassa tarkastellaan autonomiaa, missä määrin ja miten se on yhteydessä työhyvinvointiin, niin yksilö- kuin tiimitasolla. Väitöskirjan tavoitteena on myös tarjota tulosten pohjalta suosituksia siitä, miten työtä voitaisiin organisoida ja mitä muita tekijöitä tulisi huomioida, jotta työntekijöiden työhyvinvointia voitaisiin kohentaa ikääntyneiden palveluissa.

Väitöskirjassa käytettiin aineistoa monista eri lähteistä. Artikkeleissa I ja II käytettiin kysely- sekä haastatteludataa. Artikkeli I oli monimenetelmäinen. Kyselyaineisto analysoitiin kovarianssianalyysillä ja haastatteludata käyttäen Grounded Theory menetelmää. Artikkelissa II tutkittiin mediaatioanalyysin avulla itseohjautuvissa tiimeissä työskentelyn yhteyttä työtyytyväisyyteen ja työpaikan vaihtoaikeisiin. Kolmannessa artikkelissa käytettiin aineistona aikamittauskyselyä, lyhyttä työhyvinvointikyselyä sekä esihenkilökyselyä. Lisäksi Resident Assessment Instrument eli RAI rekisteritietoja yhdistettiin aineistoon. Aineisto analysoitiin käyttäen monimuuttujaista lineaarista regressio analyysiä sekä kuvailevia analyysejä.

Väitöskirjan artikkeleiden tulokset osoittivat, että useat tekijät olivat yhteydessä työntekijän hyvinvointiin, esimerkiksi kiire ja yksin työskentely olivat negatiivisesti yhteydessä työhyvinvointiin. Työn organisointiin liittyvät tulokset osoittivat, että jos toiminnanohjausjärjestelmä ei ottanut tiimejä huomioon suunnitellessaan asiakaslistoja kiirettä koettiin enemmän. Laadulliset tulokset osoittivat lisäksi, että huonosti toimiva toiminnanohjausjärjestelmä aiheutti tyytymättömyyttä henkilöstön keskuudessa. Myös heikompi hoidon jatkuvuus oli yhteydessä kiireeseen. Laadulliset tulokset osoittivat lisäksi, että työntekijät olivat tyytymättömiä, koska he hoitivat harvoin samoja asiakkaita. Autonomian suhteen tuloksista nähtiin, että yksilön korkeampi autonomia oli yhteydessä korkeampaan työtyytyväisyyteen. Lisäksi itseohjautuvissa tiimeissä työhyvinvointi oli paremmalla tasolla. Niillä, jotka työskentelivät itseohjautuvissa tiimeissä, oli korkeampi työtyytyväisyys, vähemmän työpaikan vaihtoaikeita, korkeammat vaikutusmahdollisuudet, matalammat työn vaatimukset ja matalampi työperäinen stressi, tarkoittaen yhdistelmää matalia vaikutusmahdollisuuksia ja korkeita vaatimuksia (eng. job strain). Tulokset lisäksi osoittivat, että työn vaatimukset ja työperäinen stressi välittivät yhteyttä itseohjautuvien tiimien ja työtyytyväisyyden sekä työpaikan vaihtoaikeiden välillä, mikä oli uusi löydös itseohjautuviin tiimeihin liittyvässä tutkimuksessa.

Väitöskirjan tulokset osoittavat, että esimerkiksi yksin työskentely, kiire ja keskeytykset olivat yhteydessä kotihoidon työntekijöiden työhyvinvointiin, työn organisointiin liittyvien asioiden lisäksi. Työpäiviin tarvitaan myös joustavuutta, etenkin jos toiminnanohjausjärjestelmät ovat käytössä. Toiminnanohjausjärjestelmien tulisi myös priorisoida hoidon jatkuvuus, koska hoidon jatkuvuudesta hyötyvät niin työntekijät kuin asiakkaatkin. Väitöskirjan tulokset osoittivat myös autonomian olevan tärkeä tekijä työntekijöiden hyvinvoinnin kannalta, niin yksilö- kuin tiimitasollakin. Vaikka työntekijöille annetaan autonomiaa, riittävä tuki on silti oltava saatavilla. Tiimien itseohjautuvalla työtavalla näyttäisi olevan monia positiivisia seurauksia, kuten vähäisempi kiire ja vähemmän muita kuormitustekijöitä, korkeampi työtyytyväisyys sekä matalampi työpaikan vaihtohalukkuus. Itseohjautuva työtapa voisi lisätä myös asiakkaan kokonaisvaltaisempaa hoitoa.

In Finland, care for older people has undergone a shift related to the long-term care service structure, as a result of which institutionalized care has been replaced with assisted living facilities which together with home care are placed as a priority. The number of home care clients has somewhat increased during the last two decades, as has the number of home care visits, although in recent years the number of clients and visits have been declining. The increase in the number of older people and their service needs, together with the nurse-to-client ratio in assisted living facilities, has increased the need for personnel in long-term care services for older people. However, a lack of personnel seems to have increased in home care since the beginning of the 2000s and the employees in home care have appeared to be more strained with a higher amount of sickness absence days and reporting more time pressure and other work stressors.

Therefore, the aim of this dissertation was to examine which work stressors and work organization methods contribute to the wellbeing of employees in long-term care for older people, with a special focus on home care employees. Secondly, this dissertation aimed to examine the role of autonomy, both on an individual and team level and to determine to what extent and how this is associated with employee wellbeing. Lastly, the dissertation aimed to discuss recommendations on how work could be organized and what other factors should be considered to improve wellbeing among employees in home care.

This dissertation used data from several different sources. In articles I and II, survey and interview data were used. In Article I, a mixed-method approach was applied, where survey data was analyzed with covariance analysis and interview data with a Grounded Theory approach. In Article II, a mediation analysis was conducted to investigate the association between working in a self-organizing team and job satisfaction and turnover intentions. The third article used a time measurement survey, a brief wellbeing survey and a managers’ survey. In addition, the Resident Assessment Instrument (RAI) register was combined with the data. In the analyses, a linear multivariate regression analysis was performed, together with descriptive analysis.

The results of the dissertation study show that there were several factors related to employee wellbeing. For example, time pressure and working alone were negatively associated with employee wellbeing. Regarding work organization, the results indicated that time pressure was higher when an Enterprise Resource Planning system (ERP) did not take teams into account when planning client lists. The qualitative findings further revealed that a poorly functioning ERP system caused dissatisfaction among employees. Lower care continuity was further noted to be associated with higher time pressure. Additionally, the qualitative findings demonstrated that employee dissatisfaction arose due to very infrequently taking care of the same clients.

Regarding autonomy, the results showed that higher individual autonomy was associated with higher job satisfaction. In addition, self-organizing teams were associated with several positive outcomes: Those employees who worked in self-organized teams had higher job satisfaction, lower turnover intentions, higher job control and lower job demands and job strain (a combination of low control and high demands). Furthermore, the results demonstrated that job demands and job strain were mediating the effect of self-organizing teams on turnover intentions and job satisfaction, which was a novel result in research related to self-organizing teams.

The results of this dissertation therefore indicated that factors such as working alone, time pressure, and interruptions were related to the wellbeing of home care employees, together with work organization factors. Flexibility in a workday should be allowed, especially if ERP systems are used. These systems should also prioritize care continuity due to its benefits for both employees and clients. Furthermore, the results showed that autonomy is an important factor contributing to employee wellbeing on both individual and team levels. Despite providing employees with autonomy, adequate support must also be available. Giving teams the possibility to work in a self-organized manner may have several positive outcomes, such as alleviating time pressure and job demands, and higher job satisfaction and lower turnover intentions. This could further facilitate client-centred care.