Analogisten asiakirjojen hallinta : Sähköinen asiakirjajärjestelmä arkistoasiantuntijoiden työn tukena

Abstract

Tässä tutkimuksessa tarkastelen sähköistä asiakirjajärjestelmää analogisten aineistojen, kuten paperisten asiakirjojen hallinnan välineenä arkistoasiantuntijoiden työn tukena. Tutkimukseni tavoite on selvittää, mihin arkistoasiantuntijat käyttävät asiakirjajärjestelmää työssään koskien heidän eri työtehtäviään hyvinvointialueen arkistoissa. Lisäksi tarkastelen tutkimuksessa sitä, miksi asiakirjajärjestelmää tarvitaan arkistonhoidossa ja miten sen käyttö vaikuttaa arkistoammattilaisten työtehtävien optimaaliseen suorittamiseen. Tutkin myös sitä, minkälaisen aukon asiakirjajärjestelmän pois jättäminen synnyttäisi ja mitkä olisivat sen potentiaaliset vaikutukset arkistoammattilaisten työtehokkuuteen.

Käyttämäni tutkimusmenetelmä on puolistrukturoitu ryhmähaastattelu ja tarkemmin fokusryhmähaastattelu. Analyysimenetelmäni on laadullinen ja hyödyntää mm. tyypittelyä ja teemoittelua. Haastatteluaineistojen analyysiä varten käytettiin temaattista analyysiä ja lisäksi sovellettiin piirteitä aineistopohjaisesta teoriamenetelmästä sekä ankkuroidusta teoriasta.

Tutkimustulokset osoittavat kahden tutkimani yksikön välillä olevan eroja ja toinen niistä oli rooliltaan päätearkiston kaltainen, kun taas toinen muistutti enemmän aktiiviarkistoa. Haastattelujen pohjalta oli tunnistettavissa 34 erilaista työtehtävää analogisten asiakirjojen hallintaan liittyen, joista 26 oli luokitteluni mukaan uniikkeja, pääasiallisia työtehtäviä. Suurin osa näistä työvaiheista sijoittuu asiakirjojen perinteisen elinkaarimallin mukaisesti asiakirjojen semi-aktiivivaiheeseen. Molemmissa yksiköissä yli puolet (≥50 %) työtehtävistä suoritettiin käytössä olevan asiakirjajärjestelmän avulla. Arkistoasiantuntijat käyttivät asiakirjajärjestelmää päivittäin työtehtäviensä hoitamiseksi ja he kokivat järjestelmän tärkeäksi analogisten asiakirjojen hallinnan apuvälineeksi.

Lisäksi haastatteluista ilmenee, että arkistoasiantuntijat kokivat asiakirjajärjestelmän nopeuttavan heidän työntekoaan. Eräs tärkein asiakirjajärjestelmän hyöty on tulosten mukaan mahdollisuus tarkistaa asiakkaiden henkilötietoja. Tämä on merkittävää, koska henkilötunnus on tärkeä oikean asiakkaan identifioimiseksi ja se on perusedellytys analogisten asiakirjojen löytämiselle. Tämä toiminto tukee siis monia pääasiallisia työtehtäviä ja se on olennainen arkistonhoidollisen työn kannalta. Tulosten mukaan sähköinen asiakirjajärjestelmä ei siis ole ainoastaan hyödyllinen, vaan se on lähes välttämätön. Arkistoasiantuntijoilla olikin pääsääntöisesti myönteisiä kokemuksia heidän käyttämästään asiakirjajärjestelmästä.

Tutkimustulokset osoittavatkin, että ilman asiakirjajärjestelmää työtehtävät (esimerkiksi hävittäminen) hankaloituisivat, minkä lisäksi paperisten asiakirjojen etsiminen hidastuisi. Ilman sähköistä asiakirjajärjestelmää arkistoammattilaisten olisikin tarpeellista mennä manuaalisesti tarkistamaan paperisten asiakirjojen sijaintia arkistoholvien hyllyväleistä. Näin ollen asiakirjajärjestelmästä luopuminen tuottaisi turhaa työtä arkistoammattilaisille, mikä puolestaan hidastaisi heidän työskentelyään. Tämä on merkittävää, koska arkistoalaa ohjaa monenlainen lainsäädäntö, joka mm. edellyttää, että asiakkaiden tietopyyntöihin vastataan kohtuullisessa ajassa. Siksi tutkimukseni voikin hyödyttää terveydenhuoltosektorin asiakirjahallinnan kehittämistä ja laajemmin koko arkistoalan ammattikenttää.