Toimitusprojektien vaatimustenmukaisuuden hallinnan ja siihen liittyvien toimintatapojen kehittäminen direktiivityökalun avulla

Abstract

Vaatimustenmukaisuus ja sen hallinta ovat olennainen osa organisaation riskienhallintaa ja kestävää liiketoimintaa. Vaatimustenmukaisuuden hallinnan merkitys korostuu erityisesti jatkuvasti muuttuvissa toimintaympäristöissä, kuten projektiliiketoiminnassa. Vaatimustenmukaisuutta voidaan tarkastella ja hallita organisaation tai tuotteen tasolla. Organisaation vaatimustenmukaisuus käsittää kaikki organisaation toiminnot ja sen tavoitteena on varmistaa, että ne ovat etukäteen sovittujen sitoumusten mukaisia. Tuotteiden vaatimustenmukaisuus puolestaan perustuu EU:n tuotelainsäädäntöön.

Tässä työssä kehitetään toimintatapoja vastauksena kohdeorganisaation tarpeeseen toimitusprojektien vaatimustenmukaisuuden hallinnan ja siihen liittyvien käytänteiden yhtenäistämisestä. Tutkimus toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena ja aineistoa kerättiin asiantuntijahaastatteluilla. Aineistoa hyödynnettiin nykytilan kartoitukseen ja vaatimusmäärittelyn muodostamiseen. Nykytila-analyysissä havaittiin, että vaatimusten tunnistaminen perustui yksittäisten asiantuntijoiden osaamiseen, minkä seurauksena toimintatavat olivat epäsystemaattisia ja tiedonkulku projektin vaiheiden välillä katkonaista. Tämä kasvatti inhimillisen virheen mahdollisuutta ja riskiä havaita kriittisiä puutteita vasta projektin myöhemmissä vaiheissa. Nämä haasteet ratkaistiin kehittämällä Direktiivityökalu. Se käsittelee kuutta kohdeorganisaation toimitusprojekteissa yleisimmin sovellettavaa EU:n tuotelainsäädäntöön kuuluvaa direktiiviä ja auttaa käyttäjää tunnistamaan, mitä niistä on sovellettava kyseisessä toimitusprojektissa. Lisäksi käyttäjää ohjataan vaatimustenmukaisen tuotteen suunnitteluun.

Kehitysprosessin päätteeksi työkalu verifioitiin ja validoitiin. Käyttäjäkyselyyn perustuva validointi vahvisti, että työkalu oli onnistunut ja tarpeellinen. Työkalu helpotti sovellettavien direktiivien tunnistamista ja paransi projektin dokumentaatiota. Jatkossa sen käytettävyyttä voisi parantaa muun muassa lisäämällä tarkasteltavien direktiivien määrää.

Tutkimuksen tuloksena havaittiin, että työkalu tukee tuotteiden ohella myös koko organisaation vaatimustenmukaisuuden hallintaa. Se luo organisaatioon systemaattisen ja toistettavan tavan toimitusprojektia koskevien vaatimusten tunnistamiseksi, parantaa dokumentaatiota ja tiedonkulkua sekä tukee vaatimustenmukaisen tuotteen suunnittelua jo projektin varhaisessa vaiheessa. Tällä tavoin työkalu auttaa sekä varmistamaan tuotteiden laadun ja turvallisuuden että pienentämään organisaation toimintoriskejä. Direktiivityökalun kaltaisilla konkreettisilla ratkaisuilla voidaan edistää vaatimustenmukaisuuden hallintaa niin tuotteiden kuin koko organisaationkin tasolla.