Contract Management in Project Procurement : A case in the utilities sector

Abstract

Projects are unique endeavors that organizations undertake to achieve various objectives. Since organizations rarely possess all the necessary resources to successfully complete the project, one or more suppliers are employed within the project. Consequently, the suppliers have major influence on whether the project is successful or not, making the management of these suppliers important for the client. Contract management is an area of project management where it is ensured that the contractual parties fully meet their obligations to satisfy both operational and strategic objectives of the client. In complex and dynamic project environments with multiple suppliers, sub-projects and stakeholders, effective contract management is foundational to successful project execution. However, organizations can grapple with effectively managing contracts due to unclear roles and responsibilities between the procurement and project staff, few resources and significantly dissimilar modus operandi between project managers, exposing the organization to additional risks.

This thesis employs the multiple-embedded case study method to research the current process, practices and challenges of a case company operating in the utilities sector. The objective is to understand how the case company could develop their current contract management process and practices. Therefore, the main research question is: How to develop contract management in project procurement. To provide a comprehensive answer to this question, it is divided into three sub-questions: 1. How can the current contract management process be described; 2. What kind of challenges are caused by the current contract management process; and 3. How can the identified contract management challenges be addressed. The research combines case company interviews and benchmarking surveys to answer these questions.

The results of this research are threefold. First, a high level visual and written description of the current contract management process was formed based on the interviews. Second, multiple challenges were identified concerning either the whole contract management process, or a specific stage in the process. Third, development ideas to tackle the identified challenges were analyzed.

Findings of this research indicate that the current stage of how contract management is done in the case company is generally good, but 16 total challenges were also identified. The challenges mentioned most often in the interviews were: 1. roles and responsibilities between the procurement manager and the project or discipline manager are not well defined or clear; 2. practices for integrating the lessons learned into the management procedures and systems are neither defined nor structured; and 3. there is limited sharing of lessons learned between business units. To solve these challenges, six total development ideas were presented including having the procurement manager more closely involved in bigger projects, establishing a contract manager role in some projects, and developing the current methods of sharing lessons learned. The case company is recommended to consider exploring the development ideas further and begin internal discussions on their feasibility.

This thesis was successful in describing the current processes, identifying numerous challenges within and developing possible solutions for those challenges. The findings are consistent with current contract management literature concerning the alignment of the contract management process, but the internal contract management challenges of a client company in a project context seem to be underexplored.

Projektit ovat ainutkertaisia hankkeita, joiden avulla organisaatiot pyrkivät saavuttamaan monenlaisia tavoitteita. Organisaatiot eivät kuitenkaan usein omaa kaikkia projektin onnistuneeseen toteuttamiseen tarvittavia resursseja, joten projekteissa käytetään usein toimittajia. Toimittajilla onkin merkittävä vaikutus projektien onnistumiseen, jolloin toimittajanhallinnan tärkeys projektin omistajalle korostuu. Sopimushallinta on projektinhallinnan osa-alue, jossa tavoitteena on varmistaa, että kumpikin sopimusosapuoli täyttää sopimusvelvoitteensa asiakkaan operatiivisten ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Monimutkaisissa projektiympäristöissä tehokas sopimushallinta on avainasemassa menestyksekkään projektin toteuttamisessa. Organisaatioilla voi kuitenkin olla haasteita sopimushallinnassa muun muassa projektitiimin ja hankinnan epäselvien roolien ja vastuualueiden, resurssiniukkuuden ja projektipäälliköiden erilaisten toimintatapojen vuoksi.

Tämä diplomityö on tapaustutkimus, jossa tarkastellaan energia-alalla toimivan kohdeyrityksen nykyistä sopimushallinnan prosessia, toimintatapoja ja haasteita. Työn tavoitteena on ymmärtää, miten kohdeyritys voisi kehittää nykyistä prosessia ja toimintatapoja. Siispä tutkimuksen päätutkimuskysymys on: miten kohdeyrityksen sopimushallintaa voitaisiin kehittää. Päätutkimuskysymys on jaettu kolmeen alatutkimuskysymykseen: 1. miten nykyistä sopimushallinnan prosessia voidaan kuvata; 2. millaisia haasteita nykyisessä sopimushallinnan prosessissa on; ja 3. miten tunnistettuihin haasteisiin voidaan vastata. Tutkimuksessa hyödynnetään kohdeyrityksen asiantuntijahaastatteluja sekä benchmarking-kyselyn aineistoa tutkimuskysymyksiin vastaamiseksi.

Tutkimustulokset ovat kolmenlaisia. Ensin muodostettiin haastatteluaineiston perusteella korkean tason visuaalinen ja kirjallinen kuvaus nykyisestä sopimushallinnan prosessista. Toisena nykyisestä sopimustenhallinnan prosessista tunnistettiin useita haasteita koskien joko tiettyä osaa prosessista tai laajemmin koko prosessia. Kolmanneksi muodostettiin sekä analysoitiin kehitysehdotuksia tunnistettuihin ongelmiin.

Tutkimustulosten perustella voidaan todeta kohdeyrityksen nykyisen sopimushallintaprosessin olevan yleisesti ottaen hyvällä tasolla, joskin yhteensä 16 erilaista haastetta tunnistettiin. Haastatteluissa eniten esiintyneet haasteet olivat: 1. roolit ja vastuut hankintapäällikön sekä projektipäällikön välillä ovat epäselviä, eikä niitä ole määritelty kunnolla; 2. projekteista saatujen oppien integrointia osaksi johtamisjärjestelmää ei ole määritelty eikä se ole strukturoitua; ja 3. projektioppien jakaminen liiketoimintayksiköiden välillä on vajavaista. Näiden haasteiden ratkaisemiseksi esiteltiin kuusi kehitysehdotusta, joita olivat esimerkiksi hankintapäällikön vahvempi osallistaminen merkittävissä projekteissa, contract manager -roolin luominen ja hyödyntäminen joissakin projekteissa, sekä nykyisten projektioppien jakamisen toimintatapojen kehittäminen. Kohdeyrityksen suositellaan arvioivan esitettyjä kehitysehdotuksia sekä käynnistävän sisäisiä keskusteluja kehitysehdotusten toteuttamiskelpoisuuden selvittämiseksi.

Tässä diplomityössä kuvattiin onnistuneesti kohdeyrityksen nykyinen sopimushallinnan prosessi, tunnistettiin lukuisia haasteita prosessissa ja muodostettiin ehdotuksia haasteiden ratkaisemiseksi. Tulokset ovat linjassa sopimushallinnan kirjallisuuden kanssa sopimushallinnan prosessin osalta, mutta projektin asiakkaan sisäisiä sopimushallinnan haasteita ei liene juurikaan tutkittu.