Use of Information from a Costing System for Transfer Pricing

Abstract

Despite transfer pricing and costing system design both being practically and theoretically relevant topics, designing a costing system for transfer pricing has not been studied previously. One of the aims of this study was to address this gap by synthesizing prior related literature and connecting it with findings from a case organization where an internal supplier uses a costing system to set transfer prices. Furthermore, cost management is a critical issue in highly competitive industries. Collaborative efforts with supply chain partners may enable interorganizational cost management. This study investigates potential cost management benefits derived from the manufacturing cost data of an internal supplier in a cost-based transfer pricing context.

A case study following the interventionist research strategy was conducted to address the aforementioned topics. The internal supplier’s quantitative cost data was collected, analyzed and shared with key individuals at the buyer unit who had not had access to it previously. Semi-structured interviews were carried out with a total of 19 employees and managers at the Finnish buyer unit and the Chinese supplier. Additionally, unstructured discussions were held in both units.

The first research question on how transfer pricing as the purpose of use of a costing system affects its design was addressed by constructing a theoretical framework. It was organized to follow the flow of costing from resources to the produced cost information. The hypothesized costing system design aspects influenced by transfer pricing are the scope of included resources, basis of costs, inclusion of indirect and non-production costs, level of complexity, cost objects of interest and cost information requirements. Additionally, use-related requirements, auditability and the cost of development and maintenance were categorized under system architecture, which supports the entire costing flow. All the framework elements were encountered during the practical work, except auditability, which was not explored. Further research is needed to validate the hypothesized impacts and expand the framework.

To address the second research question, a quadrant matrix was developed to categorize cost management impacts by organization and directness. Direct impacts to the buyer unit, meaning impacts the buyer unit could gain from cost data without the supplier’s involvement, include improvements to cost forecasts, standardization savings estimates and cost-related product development. Indirect benefits, achieved through actions taken by the supplier using cost data, include more accurate and lower transfer prices. For the supplier, direct benefits involve enhanced cost tracking, feasibility evaluation of manufacturing optimizations and support for setting target hours. Indirect benefits include more manufacturable designs from the buyer and reduced material costs. As these are perceived benefits, further longitudinal research is needed to investigate if the expectations are met after necessary changes to the costing system are implemented. The most highlighted cost information need for achieving these impacts was more granular data. In general, while some additional data could be collected with minor costing system configuration changes, others would require major changes to the system. Linking back to the first research question, the findings suggest that the value of cost information for cost management should be considered in costing system design.

Vaikka siirtohinnoittelu ja kustannuslaskentajärjestelmän suunnittelu ovat sekä käytännön kannalta että teoreettisesti merkittäviä aiheita, kustannuslaskentajärjestelmän suunnittelua siirtohinnoittelua varten ei ole aiemmin tutkittu. Yhtenä tutkimuksen tavoitteista oli paikata tätä kirjallisuuden aukkoa syntetisoimalla aiempaa tutkimusta ja peilaamalla siihen havaintoja tapausorganisaatiosta, jossa konsernin sisäinen toimittaja käyttää siirtohintojen määrittämiseen kustannuslaskentajärjestelmää. Tämän lisäksi tutkimus käsittelee kustannusten hallintaa, joka on tärkeä aihe voimakkaasti kilpailluilla aloilla. Yhteistyö toimitusketjukumppanien kanssa voi mahdollistaa organisaatiorajat ylittävän kustannusten hallinnan. Tutkimuksessa tarkastellaan mahdollisia sisäisen toimittajan valmistuskustannusdatan avulla saatavia kustannusten hallinnan hyötyjä kustannusperusteisen siirtohinnoittelun kontekstissa.

Tutkimus toteutettiin interventionistisena tapaustutkimuksena. Sisäisen toimittajan määrällistä kustannusdataa kerättiin sekä analysoitiin, ja tulokset jaettiin ostajayksikön keskeisille henkilöille, joilla ei ollut aiemmin pääsyä toimittajan dataan. Tutkimuksessa haastateltiin yhteensä 19 henkilöä suomalaisesta ostajayksiköstä ja kiinalaisesta toimittajasta puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Lisäksi molemmissa yksiköissä käytiin strukturoimattomia keskusteluja.

Ensimmäiseen tutkimuskysymykseen siitä, miten siirtohinnoittelu käyttökohteena vaikuttaa kustannuslaskentajärjestelmän suunnitteluun, vastattiin kehittämällä teoreettinen viitekehys, joka on jäsennelty kustannuslaskennan kulun mukaisesti kustannukset aiheuttavista resursseista tuotettuun kustannustietoon. Kustannuslaskentajärjestelmän suunnittelun osa-alueet, joihin siirtohinnoittelu vaikuttaa synteesin mukaan, ovat laskennassa huomioitavat resurssit, kustannusten peruste, kuten standardikustannusten käyttö, epäsuorien tuotantokustannusten ja muiden kuin tuotantokustannusten sisällyttäminen, järjestelmän monimutkaisuus, laskentakohteet sekä vaatimukset kustannustiedolle. Näiden lisäksi järjestelmän käyttöön liittyvät vaatimukset, auditoitavuus verotusnäkökulmasta sekä kehitys- ja ylläpitokustannukset luokiteltiin viitekehyksessä koko kustannuslaskentaa tukevan järjestelmäarkkitehtuurin alle. Kaikki viitekehyksen osa-alueet havaittiin käytännössä lukuun ottamatta auditoitavuutta. Jatkotutkimusta tarvitaan viitekehyksen validoimiseksi ja laajentamiseksi.

Toista tutkimuskysymystä käsiteltiin kehittämällä nelikenttä kustannusten hallinnan vaikutusten jaotteluun organisaation ja vaikutuksen luonteen mukaan. Kustannusdatan suoria vaikutuksia ostajayksikön kustannusten hallintaan ovat paremmat kustannusennusteet, vakioinnin kustannussäästöarviot ja kustannuksiin liittyvä tuotekehitys. Epäsuorasti toimittajan tekemien toimenpiteiden kautta saatavia hyötyjä ovat puolestaan tarkemmat ja alhaisemmat siirtohinnat. Suoria hyötyjä toimittajalle ovat kustannusten seurannan ja valmistuksen optimoinnin kannattavuusarvioiden kehitys sekä työn tavoitetuntien asettamisen tuki. Mahdollisia epäsuoria hyötyjä toimittajalle, kun ostajayksikkö hyödyntää kustannusdataa, ovat puolestaan helpommin valmistettavat tuotteet ja materiaalikustannusten aleneminen. Koska nämä ovat haastateltujen odottamia hyötyjä, pitkittäistutkimusta tarvitaan selvittämään, vastaavatko toteutuneet hyödyt odotuksia. Merkittävin esiin noussut kustannustiedon tarve esiteltyjen vaikutusten saavuttamiseksi oli hienojakoisempi data. Osa datasta voitaisiin saada pienemmillä konfiguraatiomuutoksilla kustannuslaskentajärjestelmään, kun taas osa vaatisi laajemman muutoksen toiminnallisuuteen. Ensimmäiseen tutkimuskysymykseen liittyen havainnot implikoivat, että kustannusten hallinnassa arvokkaan kustannustiedon saatavuus tulisi ottaa huomioon kustannuslaskentajärjestelmän suunnittelussa.