Liiketoimintatiedon raportoinnin määrittelyprosessi yhteistyössä asiakkaan kanssa

Abstract

Organisaation sisäisen liiketoimintatiedon hallinnan merkitys korostuu yhä enemmän liiketoiminnasta syntyvän datan määrän kasvaessa digitalisaation sekä globalisaation myötä. Liiketoimintatiedon hallinnan toteuttaminen on organisaatioille lähes välttämätöntä, jotta ne voivat pysyä toimialan kehityksessä mukana sekä kilpailukykyisinä. Parhaimmillaan oikein sovellettuna liiketoimintatiedon hallinnan avulla organisaatiot tuottavat laadukasta ja relevanttia dataa päätöksenteon tueksi erilaisten tietotuotteiden avulla. Liiketoiminnasta syntyvä data tarjoaa mahdollisuuksia liiketoiminnan analysoinnille, mutta datan runsaus sekä liiketoimintaympäristön jatkuva muutos haastavat todellisten tietotarpeiden tunnistamista. Datan määrän ja monimutkaistumisen myötä käyttäjien on yhä haasteellisempaa määrittää tietotarpeitaan. Tietotarpeiden määrittämistä haastaa myös muun muassa asiantuntemuksen puute, epäselvät roolit, kommunikaatiohaasteet, sitoutumattomuus sekä väärät kehitysmetodit. Tietotarpeiden tunnistamisen haasteet konkretisoituvat liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmäkehitysprojektien tuloksena syntyvinä epärelevantteina tietotuotteina, jotka eivät vastaakaan todelliseen käyttäjien tietotarpeeseen. Tutkimuksen mukaan jopa yli 50% BI kehitysprojekteista johtaa epärelevantin tietotuotteen luomiseen.

Näin ollen tutkimuksen tavoitteeksi muodostui määrittää strukturoitu liiketoimintatiedon raportoinnin määrittelyprosessi, joka vastaisi edellä tunnistettuihin haasteisiin. Asiakas halutaan aktiiviseen rooliin määrittelyprosessin aikana, sillä sen arvioitiin vaikuttavan yhteistyöhön prosessin aikana ja näin ollen mahdollisesti myös tietotarpeiden määrittämiseen. Määrittelyprosessin tulee varmistaa relevantin, arvoa tuottavan sekä asiakkaan todellista tietotarvetta vastaavan tietotuotteen kehittäminen. Tutkimus tehtiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa empiirinen tutkimusosuus toteutettiin puolistrukturoituna teemahaastatteluna. Haastateltaviksi valittiin case-organisaation asiakkaita sekä asiantuntijoita. Haastattelurunkojen muodostamiseen sekä tutkimuksen teoriaosuuden rakentamiseen hyödynnettiin niin liiketoimintatiedon hallinnan kirjallisuutta, erityisesti määrittelyvaiheisiin ja kehittämiseen sidonnaista, kuin arvon yhteisluonnin kirjallisuutta.

Tutkimuksella onnistuttiin luomaan arvon yhteisluontia tukeva liiketoimintatiedon raportoinnin määrittelyprosessi, jota toimittajaosapuoli hallinnoi ja jossa asiakas osallistuu aktiivisesti jokaiseen prosessin vaiheeseen. Määrittelyprosessi noudattaa ketterän kehityksen iteratiivisen kehityssyklin periaatetta, tukee vaatimusten määrittelyä entiteettitasolle asti sekä varmistaa riittävän dokumentaation projektin aikana. Keskeinen havainto määrittelyvaiheen suhteen oli, että asiakkaan tulee ennen varsinaista määrittelyprosessia tuottaa esimäärittely raportointitarpeesta. Lisäksi varsinaisen määrittelyprosessin jälkeen tulee tuotetun ratkaisun tietotarvevaste varmistaa palveluseurannalla. Palveluseuranta mahdollistaa palautteenannon sekä jatkokehitystarpeiden tunnistamisen. Tutkimus vahvisti, että etenkin hyvällä kommunikaatiolla sekä sopivilla henkilövalinnoilla voidaan edesauttaa asiakkaan sitoutumista prosessiin. Asiakkaalta prosessiin on osallistuttava mahdollisia loppukäyttäjiä tai raportoitavan liiketoimintaprosessin päätöksenteosta vastaavia henkilöitä, sillä näillä henkilöillä on todennäköisesti paras mahdollinen osaaminen tietotarpeiden määrittämisteen sekä intressit saada päätöksentekoa tukevat raportit. Tutkimuksessa onnistuttiin myös määrittämään arvon yhteisluontia tukevat roolit, jotka sekä asiakkaan että toimittajan tulisi omaksua, sekä keskeiset resurssit, joita roolien kautta tulisi implementoida projektin käytettäväksi.