Implementing SAFe in a multi-vendor environment : A case study of a Finnish government agency

Abstract

This thesis explores the implementation of the Scaled Agile Framework (SAFe) in a multi-vendor project setting within a Finnish government agency’s development project. SAFe is a widely adopted framework for scaling agile practices across large organizations. It connects agile practices to business strategy through structured roles, planning cadences and thorough coordination. By connecting agility to business strategy organizations aim to improve responsiveness, transparency and alignment in complex settings. The framework itself promises increase in productivity, improvements in quality, faster time-to-market and increase in employee engagement and job satisfaction.

Implementation of SAFe to existing project can be challenging and requires careful management. Additional complexity is added to this case through multi-vendor setup happening concurrently with SAFe implementation. Multi-vendor models are common in the public sector, where organizations collaborate with several suppliers to diversify expertise and reduce risk.

However, combining SAFe with multi-vendor operations introduces governance, communication and alignment challenges that remain underexplored in existing research, especially in regulated public sector environments. Focusing on the early stages of SAFe rollout, the study investigates how its core structures and practices are adopted in a complex public sector environment with multiple stakeholders. In particular, how roles at different levels in the project organization perceive the progress of the implementation.

This qualitative case study uses document analysis, participatory observation in a Scrum Master role, internal surveys and semi-structured interviews to investigate how SAFe is deployed and experienced in practice. A multi-method approach is well suited for this case study, as it allows for triangulation of perspectives and strengthens the validity of the findings. By combining different data sources, the study captures both formal structures and informal practices and uncovers how stakeholder at various levels perceive the progress, challenges and outcomes of the SAFe implementation. This comprehensive view is essential for understanding the complexity of scaling agile in multi-vendor public sector environment.

Findings show that although foundational SAFe elements are in place as planned, the practical application still falls short of enabling true agile delivery. The multi-vendor setup presents specific challenges related to communication, coordination, and decision-making, primarily on the client organization’s side. While vendor collaboration has improved and is functioning constructively, systematic challenges remain in achieving timely decision-making, aligning priorities across organizational levels and establishing clear ownership of roles. These limitations hinder the full realization of SAFe’s potential and point to the need for stronger leadership commitment and improved cross-level governance within the client organization.

The study provides actionable insights into applying SAFe in a multi-vendor context and contributes to the broader understanding of agile transformation in public sector IT projects. By offering a unique public sector perspective on SAFe implementation, the research adds valuable empirical insight to the evolving literature on agile at scale. It is particularly valuable to practitioners and decision-makers navigating the complexities of agile adoption in multi-actor environments.

Tämä diplomityö tarkastelee Scaled Agile Frameworkin (SAFe) käyttöönottoa monitoimittajaympäristössä suomalaisen valtion viraston kehitysprojektissa. SAFe on laajasti hyödynnetty viitekehys, joka on suunniteltu ketterien menetelmien skaalaamiseen suurissa organisaatioissa. Se yhdistää ketterät toimintamallit liiketoimintastrategiaan roolien, suunnittelusykleihin perustuvan rytmityksen ja koordinoitujen käytäntöjen avulla. Tavoitteena on parantaa organisaation reagointikykyä, läpinäkyvyyttä ja eri tasojen välistä linjakkuutta erityisesti monimutkaisissa toimintaympäristöissä. Kehyksen lupaamia hyötyjä ovat muun muassa tuottavuuden kasvu, laadun parantuminen, nopeampi markkinoille pääsy sekä työntekijöiden sitoutumisen ja työtyytyväisyyden lisääntyminen.

SAFe:n käyttöönotto jo käynnissä olevaan projektiin on haastavaa ja vaatii huolellista johtamista. Tässä tapaustutkimuksessa käyttöönottoa mutkistaa entisestään se, että myös monitoimittajamalli otetaan käyttöön samanaikaisesti. Monitoimittajamallit ovat tyypillisiä julkisella sektorilla, jossa halutaan hyödyntää useiden toimittajien osaamista ja jakaa riskejä.

SAFe-kehyksen ja monitoimittajaympäristön yhdistäminen tuo kuitenkin mukanaan haasteita erityisesti hallinnan, viestinnän ja linjauksen suhteen. Näiden teemojen yhdistämisestä on toistaiseksi vähän tutkimustietoa, etenkin säädellyssä julkishallinnon kontekstissa. Tässä tutkimuksessa keskitytään SAFe:n käyttöönoton alkuvaiheisiin ja siihen, miten sen keskeiset rakenteet ja käytännöt jalkautuvat monimutkaisessa julkisessa ympäristössä, jossa on runsaasti eri sidosryhmiä. Erityishuomio kohdistuu, miten eri tasoilla toimivat roolit kokevat käyttöönoton etenemisen.

Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus, jossa hyödynnetään dokumenttianalyysiä, osallistuvaa havainnointia Scrum Masterin roolissa, toimittajan sisäisiä kyselyitä ja puolistrukturoituja haastatteluja. Monimenetelmällinen lähestymistapa mahdollistaa näkökulmien trianguloinnin ja vahvistaa tulosten luotettavuutta. Eri aineistolähteiden yhdistäminen tarjoaa kattavan kuvan sekä virallisista rakenteista että epävirallisista käytännöistä ja auttaa ymmärtämään, miten eri sidosryhmät kokevat SAFe-kehyksen etenemisen, sen tuomat haasteet ja vaikutukset. Tämä kokonaisvaltainen näkökulma on keskeinen, kun tarkastellaan ketteryyden skaalaamisen monimutkaisuutta julkisen sektorin monitoimittajaympäristössä.

Tulokset osoittavat, että SAFe-kehyksen keskeiset rakenteet saatiin otettua käyttöön suunnitellusti, mutta niiden käytännön soveltaminen ei vielä mahdollista aitoa ketterää toimitusmallia. Monitoimittajaympäristö aiheuttaa haasteita erityisesti asiakasorganisaation puolella viestinnässä, koordinoinnissa ja päätöksenteossa. Vaikka toimittajien välinen yhteistyö on rakentavaa, päätöksenteon viiveet, prioriteettien linjaamattomuus eri tasoilla ja roolien epäselvyys rajoittavat SAFe-kehyksen täyden potentiaalin hyödyntämistä. Tämä korostaa johdon vahvemman sitoutumisen ja poikkitason hallinnan merkitystä asiakasorganisaation sisällä.

Tutkimus tarjoaa käytännönläheisiä havaintoja ja suosituksia SAFe-kehyksen soveltamisesta monitoimittajaympäristössä sekä syventää ymmärrystä ketteryyden muutosprosessista julkisen sektorin IT-hankkeissa. Antamalla ainutlaatuisen näkökulman SAFe:n käyttöönottoon julkishallinnossa työ tuo arvokasta empiiristä tietoa ketterän skaalaamisen tutkimukseen. Tulokset ovat erityisen hyödyllisiä käytännön toimijoille ja päätöksentekijöille, jotka työskentelevät monitoimittajaympäristössä ja pyrkivät skaalaamaan ketteriä menetelmiä laajassa mittakaavassa.