Projektikäsikirjan kehittäminen tietojohtamisen rajaobjektina : Tapaustutkimus rakennusteollisuuden yrityksessä

Abstract

Rakennusalan infrastruktuurihankkeet ovat luonteeltaan monimutkaisia ja projektipohjaisia, jolloin tiedonhallinta, organisaation oppiminen ja yhtenäiset toimintamallit korostuvat. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, kuinka pohjoismaisessa rakennusalan konsernissa toimivan Suomen maayhtiön digitaalista projektikäsikirjaa voidaan kehittää siten, että se toimisi tehokkaana tiedolla johtamisen rajaobjektina. Lähtökohtana oli organisaation tarve hyödyntää projektikäsikirjaa nykyistä tehokkaammin sekä integroida se osaksi päivittäistä projektijohtamista. Lisäksi tutkimus vastaa tunnistettuun tutkimusaukkoon rajaobjektien roolista rakennusalan kontekstissa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena Suomen maayhtiössä. Työssä muodostettiin teoreettinen viitekehys, joka kattoi tiedolla johtamisen, tietämyksenhallinnan ja projektiliiketoiminnan osa-alueet. Tiedolla johtamisen osalta tarkasteltiin erityisesti tiedon lajeja ja tasoja, kun taas tietämyksenhallinnan yhteydessä käsiteltiin SECI-mallia, tiedon jakamista, rajaobjekteja, tietämyksenhallintajärjestelmiä, organisaatiokulttuuria sekä oppien ja parhaiden käytäntöjen keräämistä. Projektiliiketoiminnan tarkastelu kohdistui alan erityispiirteisiin, projektien toimitusmenetelmiin ja tietojohtamisen merkitykseen.

Empiirinen aineisto koostui yhdeksästä teemahaastattelusta sekä tutkijan toteuttamasta dokumenttianalyysista. Haastattelut rakentuivat kolmen pääteeman ympärille: projektikäsikirjan nyky- ja tavoitetila, tiedon ylläpitäminen sekä parhaiden käytäntöjen kerääminen. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin keinoin. Analyysin pohjalta arvioitiin projektikäsikirjan nykytila, määriteltiin tavoitetila ja laadittiin konkreettisia kehitysehdotuksia sisällön, käytettävyyden ja tiedonhallinnan parantamiseksi.

Tulokset osoittavat, että projektikäsikirjan potentiaalia ei nykytilanteessa hyödynnetä täysimääräisesti. Tieto ei siirry riittävästi projektien välillä, eikä käsikirja tue riittävän systemaattisesti päätöksentekoa tai jatkuvaa oppimista. Kehitystarpeet kohdistuvat erityisesti käytettävyyteen, kuten hakutoimintojen puutteeseen, palautemekanismin puuttumiseen, hajautettuun sisältöön sekä käyttäjien vähäiseen sitoutumiseen. Tutkimuksessa esitetään kehitysehdotuksia, jotka koskevat muun muassa sisällön kohdentamista käyttäjärooleittain, tekoälypohjaisten ratkaisujen hyödyntämistä, järjestelmäintegraatioita sekä viestinnän ja organisaatiokulttuurin parantamista. Lisäksi työssä esitetään malli projektikäsikirjan jatkuvalle ylläpidolle ja kehittämiselle.

Projektikäsikirja voi toimia monitasoisena rajaobjektina, joka yhdistää eri sidosryhmien näkemyksiä ja edistää tiedon jakamista sekä jalostamista organisaatiossa. Oikein johdettuna ja kehitettynä se voi muodostaa perustan rakennusalan projektien tehokkaammalle tiedolla johtamiselle ja osaamisen siirtämiselle tuleviin hankkeisiin.

Tutkimus tuottaa käytännöllistä sekä teoreettista kontribuutiota projektikäsikirjan kehittämiseen. Työssä esitetään käytännön suosituksia käytettävyyden ja vaikuttavuuden parantamiseksi sekä syvennetään tutkimusta, miten projektikäsikirja voi toimia monitasoisena tietojohtamisen rajaobjektina infrastruktuurirakentamisen kontekstissa.

Infrastructure projects in the construction industry are inherently complex and project-based, highlighting the importance of knowledge management, organizational learning, and standardized operating models. The aim of this study was to explore how the digital project handbook of the Finnish subsidiary of a Nordic construction group could be developed to function more effectively as a boundary object for knowledge-based management. The research was motivated by the organization's need to utilize the project handbook more efficiently and to integrate it into everyday project management practices. In addition, the study addresses a recognized research gap concerning the role of boundary objects in the context of the construction sector.

The study was conducted as a qualitative case study in the Finnish subsidiary. A theoretical framework was established, covering the core concepts of knowledge-based management, knowledge management, and project-based business in the construction industry. The knowledge-based management section focused on types and levels of knowledge, while the knowledge management section discussed the SECI-model, knowledge sharing, boundary objects, knowledge management systems, organizational culture, and the collection of lessons learned and best practices. The project business section addressed industry-specific characteristics, delivery methods and the significance of knowledge in project operations.

Empirical data consisted of nine thematic interviews and a document analysis conducted by the researcher. The interviews were structured around three main themes: the current and desired state of the project handbook, knowledge maintenance and the collection of best practices. The data were analysed using inductive content analysis. Based on the analysis, the current state of the handbook was assessed, a desired state defined, and concrete development proposals formulated regarding content, usability, and knowledge maintenance.

The results indicate that the potential of the project handbook is not fully realized in its current form. Knowledge does not transfer adequately between projects, and the handbook does not sufficiently support systematic decision-making or continuous learning. The identified development needs relate primarily to usability issues, such as the lack of search functionality, missing feedback mechanisms, fragmented content, and limited user engagement. The study presents development proposals including user-role-based content targeting, AI-supported functionalities, system integrations, and improvements in communication and organizational culture. A model for continuous maintenance and development of the handbook is also proposed.

The project handbook can serve as a multilevel boundary object that connects perspectives from different stakeholders and supports knowledge sharing and refinement within the organization. When properly managed and developed, it can form a foundation for more effective knowledge-based project management and the transfer of expertise in future construction projects.

This study contributes both practically and theoretically to the development of the project handbook. It provides practical recommendations for improving usability and effectiveness and deepens understanding of how a project handbook can function as a multilevel boundary object for knowledge management in the context of infrastructure construction.