Toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen pk-yrityksessä

Abstract

Alihankkijoina toimivat pk-yritykset muodostavat keskeisen osan teollisuuden toimitusketjuista ja niiden kilpailukyky perustuu yhä vahvemmin digitaalisten työkalujen hyödyntämiseen. ERP-järjestelmät ovat nousseet kriittiseksi osaksi pk-yritysten arkea, sillä ne yhdistävät keskeiset liiketoimintaprosessit, tiedonhallinnan ja nopeamman päätöksenteon. Pk-yrityksille ERP-järjestelmä tarjoaa keinon vastata isompien asiakkaiden vaatimuksiin toimitusvarmuudesta ja järjestelmäintegraatiosta. Integroitu ERP-järjestelmä mahdollistaa saumattoman tiedonvaihdon asiakas- ja toimittajaverkoston kanssa, mikä vähentää virheitä, nopeuttaa prosesseja ja parantaa toimitusketjun läpimenoaikoja. Erityisesti alihankintayrityksissä tämä tarkoittaa kykyä mukautua nopeasti tuotantotarpeisiin, hallita resurssien käyttöä tehokkaasti ja toimittaa ajallaan, mikä vaikuttaa suoraan asiakastyytyväisyyteen ja yhteistyön jatkuvuuteen. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena CNC-sorvaukseen erikoistuneessa alihankintayrityksessä, ja se koostui kolmesta vaiheesta. Ensimmäisessä vaiheessa tehtiin narratiivinen kirjallisuuskatsaus, jonka avulla tunnistettiin pk-yritysten ERP-järjestelmiin liittyviä haasteita ja kehitystarpeita. Näitä havaintoja hyödynnettiin toisessa vaiheessa tuotantoympäristössä suoritetussa havainnoinnissa, jossa keskityttiin ERP-järjestelmän tuotannonohjaukseen, varaston- ja laadunhallintaan. Havainnoinnin yhteydessä tarkasteltiin myös rinnakkaisia työtapoja, kuten Excelin käyttöä, sekä kerättiin työntekijöiden näkemyksiä järjestelmän toimivuudesta. Kolmannessa vaiheessa aineisto analysoitiin kuiluanalyysin avulla, jonka avulla määritettiin järjestelmän nyky- ja tavoitetila sekä tunnistettiin keskeiset kehityskohteet ERP-järjestelmän käytettävyyden ja tehokkuuden parantamiseksi pk-yrityksen tarpeisiin. Tutkimuksessa havaittiin, että ERP-järjestelmän perustoiminnot (kuten tilausten ja laskutuksen hallinta) toimivat hyvin, mutta järjestelmän puutteet ilmenivät erityisesti manuaalisissa vaiheissa ja integraation heikkouksissa. Varastonhallinta, laadunhallinta ja tuotannonsuunnittelu hoidettiin edelleen Excelillä, koska ERP-järjestelmän käyttöliittymä ja toiminnallisuudet eivät vastanneet käyttäjien arjen tarpeita. Tietojen siirtäminen asiakkaiden järjestelmistä ei ollut automatisoitua, mikä lisäsi manuaalista työtä ja virheriskiä. ERP-järjestelmä koettiin osittain jäykäksi, eikä sen muokkaaminen ollut ketterästi mahdollista pienessä organisaatiossa ilman ulkopuolista tukea. Kuiluanalyysin tulokset osoittivat merkittäviä eroja nyky- ja tavoitetilan välillä erityisesti integraatiossa, käytettävyydessä, automaatiossa ja järjestelmän muokattavuudessa. Kehitysehdotuksissa korostettiin modulaarista järjestelmäarkkitehtuuria, kevyiden integraatiotyökalujen käyttöönottoa sekä automaattista tiedonsiirtoa esimerkiksi PDF-laskuista ja hintatiedoista. Käyttöliittymän parantaminen ja jatkuva käyttäjäpalautteen hyödyntäminen nähtiin keskeisinä parannuskohteina. Tutkimuksen perusteella ERP-järjestelmän tulee tukea pk-yrityksen tarpeiden nopeita muutoksia ja sen täytyy olla helposti muokattava, helppokäyttöinen ja integroitavissa osaksi toimitusketjua.