Operatiivisen tason suorituskykymittariston kehittäminen lähtölogistiikan prosessin hallintaan lääketeollisuuden valmistavassa yrityksessä

Abstract

Lähtölogistiikalla on kriittinen asema lääketeollisuuden toimitusketjuissa, sillä se varmistaa sekä lääkkeiden oikea-aikaisen saatavuuden markkinoilla että viranomaisten asettamien, korkeiden laatuvaatimusten täyttymisen. Näiden prosessien tehokas toiminta varmistetaan usein hyödyntämällä asiakasrajapinnoissa toimivia jakeluvarastoja, joissa suoritettavien tilausten keräilyn ja lähettämisen läpimeno pyritään maksimoimaan. Suorituskyvyn mittaaminen onkin keskeinen osa varastonhallinnan rakennetta, koska se mahdollistaa varastotoiminnan tehokkuuden ja vaikuttavuuden systemaattisen kvantifioinnin, tuottaen tarvittavan tiedon toiminnan todellisesta tilasta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Esimerkiksi varastotoimintojen tuottavuuden, laadun ja läpimenoaikojen mittaaminen voi tuottaa arvokasta tietoa varastonhallinnan eri päätöksentekotasojen tueksi, edistäen operatiivisen tason prosessien jatkuvaa parantamista.

Tämä diplomityö keskittyi operatiivisen tason suorituskykymittariston kehittämiseen lääketeollisuuden yrityksen lähtölogistiikan kontekstissa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jonka tuloksilla tavoiteltiin mittaristoa, joka toimisi kokonaisvaltaisena työkaluna kohdeyrityksen jakeluvaraston lähtölogistiikan päivittäisjohtamisessa sekä palautemekanismina kohdeyrityksen strategisten tavoitteiden jalkauttamiselle. Tutkimusprosessi alkoi viidellä kohdeyrityksen sisäisellä puolistrukturoidulla haastattelulla, joiden tulokset analysoitiin temaattisella analyysillä. Analyysin tuloksien avulla tehtiin aluksi lähtölogistiikan prosessin sekä suorituskyvyn hallintaprosessin nykytila-analyysi, jota seurasi kehitysprosessin tavoitteiden määrittäminen kartoittamalla prosessin keskeisten sidosryhmien tietotarpeet ja tunnistamalla alustavasti lähtölogistiikan operatiivisen tason kriittiset menestystekijät. Temaattisen analyysin tuloksia hyödynnettiin myös visuaalisen strategiakartan muodostamisessa, joka toimi keskeisenä työkaluna strategisten tavoitteiden viestimisessä ja mitattavien menestystekijöiden lopullisessa valinnassa. Tutkimuksen yhteydessä toteutettiin myös lähtölogistiikan prosessin suorituskykymittariston vertailuanalyysi ulkopuolisen lääketeollisuuden yrityksen kanssa. Tavoitteiden määrittelyn jälkeen toteutettiin varsinainen mittareiden suunnittelu, jossa hyödynnettiin kolmea sidosryhmiä osallistavaa työpajaa.

Nykytila-analyysin myötä prosessin keskeisiksi haasteiksi osoittautui kohdeyrityksen kasvavien lähetysmäärien myötä syntynyt rajallinen lattiatila, heikko näkymä lähettämön viikoittaiseen tekemiseen ja proaktiivisen kapasiteettisuunnittelun puute. Suunnitteluprosessin tuloksena operatiiviselle tasolle kehitettiin yhteensä 14 mittaria, jotka kattoivat haastatteluissa tunnistetut sidosryhmien tietotarpeet sekä strategiakartan avulla valitut kriittiset menestystekijät. Kehitetty mittaristo tarjoaa varaston päivittäisjohtamiselle aiempaa paremman näkyvyyden varaston toimintokohtaiseen suorituskykyyn ja mahdollistaa, erityisesti tulevaisuuteen katsovien mittareiden avulla, kapasiteettitarpeiden syvemmän ymmärryksen. Merkityksellisimmiksi mittareiksi osoittautuivat toimitusvarmuuden mittarit, jotka mahdollistavat lääketeollisuudelle tyypillisen, korkean palvelutasovaatimuksen toteutumisen seurannan lähettämön operatiivisella tasolla.

Kirjallisuuskatsaukset tulokset tukevat tämän tutkimuksen empiirisiä havaintoja erityisesti tutkimuksen toimialan erityispiirteiden osalta. Lisäksi tämä tutkimus luo pohjaa kokonaisvaltaisemmalle lähtölogistiikan prosessin suorituskyvyn mittaamisen kehittämiselle kohdeyrityksen kaltaisessa toimintaympäristössä korostamalla asiakaslähtöisen ajattelumallin tärkeyttä. Tutkimus myös korostaa tarvetta tarkastella lähtölogistiikan prosessin hallintaa laajemmasta näkökulmasta, erityisesti suorituskyvyn mittaamisen kehittämisen kontekstissa.

Outbound logistics plays a crucial role in pharmaceutical supply chains, ensuring both the timely availability of medicines in the market and compliance with the strict quality standards set by regulatory authorities. The efficient operation of these processes is often supported by distribution warehouses operating at customer interfaces, where order picking and shipping throughput is maximized. Performance measurement is an essential part of warehouse management, as it enables the systematic quantification of efficiency and effectiveness, providing insights into the actual state of warehouse operations in relation to set objectives. For example, measuring warehouse productivity, quality, and throughput times can deliver valuable information to support decision-making at different organization levels, fostering continuous improvement in operational processes.

This study focused on developing an operational-level performance measurement system for the outbound logistics process of a pharmaceutical manufacturer. The research was conducted as a qualitative case study, aiming to develop a comprehensive measurement system that serves as a daily management tool for the distribution warehouse while also functioning as a feedback mechanism for implementing the company’s strategy. The research process began with five semi-structured internal interviews within the case company, whose results were analyzed using thematic analysis. These results of the analysis were used to examine the current state of the outbound logistics process and the performance management process, followed by the definition of development objectives through mapping the information needs of key stakeholders and initially identifying operational-level critical success factors. The thematic analysis results were also utilized in the construction of a visual strategy map, which acted as a key tool for communicating strategic objectives and choosing the measurable success factors. Additionally, a comparative analysis of outbound logistics performance measurement system was conducted with another pharmaceutical company. After defining the objectives of the project, the design phase of development process was conducted through three stakeholder workshops.

The current state assessment revealed key challenges in the process, including limited floor space due to increasing shipment volumes, poor visibility into weekly shipping operations, and a lack of proactive capacity planning. As a result of the design process, a total of 14 operational metrics were developed, covering stakeholder information needs identified in interviews and the critical success factors selected using the strategy map. The developed measurement system provides improved visibility into warehouse operation level performance and enables deeper understanding of capacity requirements through proactive metrics. The most significant metrics proved to be those related to on-time delivery performance, which support the case company in monitoring the fulfillment of high service level requirements at the operational level.

Findings from the literature review support the empirical observations of this study, particularly regarding the industry-specific characteristics of the pharmaceutical sector. Furthermore, this research creates foundation for a more comprehensive approach to measuring outbound logistics performance in environments like the case company by emphasizing the importance of customer-oriented thinking. The study also emphasizes the need for a broader perspective in outbound logistics management, especially in the context of performance measurement development.