Toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyyden vaikutukset organisaatiossa

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat ohjelmistopaketteja, jotka yhdistävät yrityksen eri toimintoja. Ne ovat keskeinen osa useiden organisaatioiden toimintaa, ja niitä hyödynnetään laajasti eri toimialoilla prosessien hallinnassa ja tehostamisessa. Samalla toiminnanohjausjärjestelmät ovat tunnettuja monimutkaisesta rakenteestaan ja heikosta käytettävyydestään, mikä voi aiheuttaa merkittäviä haasteita järjestelmän päivittäisessä käytössä. Tässä kandidaatintutkielmassa tarkastellaan toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyyttä ja sen vaikutuksia organisaatiossa. Tutkielma on toteutettu kirjallisuuskatsauksena, ja sen tavoitteena on muodostaa kokonaiskuva siitä, millaisia vaikutuksia toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyydellä on sekä yksittäisiin työntekijöihin että koko organisaatioon.

Tutkielma jakautuu kolmeen pääosaan. Ensimmäisessä osassa esitellään toiminnanohjausjärjestelmien historia, käyttötarkoitus ja käyttöönottoon liittyvät haasteet. Toisessa osassa käsitellään käytettävyyden käsitettä ja käytännön ongelmia toiminnanohjausjärjestelmien käyttöliittymissä, kuten opittavuuden vaikeutta, navigoinnin epäselvyyttä ja tukimekanismien puutetta. Kolmannessa osassa tarkastellaan käytettävyyden vaikutuksia organisaatiotasolla: työntekijän suoriutumiseen, stressitasoon, koulutustarpeeseen ja strategiseen päätöksentekoon.

Tutkielmassa havaittiin, että toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyydellä on laaja-alaisia vaikutuksia yksittäisten työntekijöiden kokemukseen ja organisaation toimintaan. Käytettävyysongelmat, kuten monimutkainen käyttöliittymä, epäintuitiivinen navigointi ja sisäisten tukimekanismien puute, heikentävät työntekijöiden suoriutumista ja lisäävät kognitiivista kuormitusta. Käytettävyysongelmien seurauksena työntekijä saattaa myös kokea teknostressiä. Käyttöliittymän heikko opittavuus puolestaan lisää koulutustarvetta, mikä aiheuttaa suoria ja välillisiä kustannuksia organisaatiolle. Vaikeakäyttöinen käyttöliittymä vaikuttaa myös järjestelmän koettuun hyödyllisyyteen, mikä vaikuttaa työntekijöiden haluun ja aikomukseen käyttää järjestelmää.

Tutkielmassa korostui se, että käyttäjien osallistaminen järjestelmän suunnitteluun ja käyttöönottovaiheeseen voisi parantaa järjestelmän sopivuutta sen todelliseen käyttökontekstiin. Tutkimus osoittaa, että toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyys ei ole pelkästään tekninen ominaisuus, vaan strateginen tekijä, joka vaikuttaa organisaation tehokkuuteen, henkilöstön hyvinvointiin ja järjestelmäinvestoinnin kannattavuuteen.