Tiedolla johtamisen kohtaama muutosvastarinta: Taustatekijät ja vaikutukset

Abstract

Tiedolla johtamisen rooli on kasvanut modernien liiketoimintaympäristöjen myötä, ja sen hyödyntäminen on muodostunut yhä keskeisemmäksi kilpailuetua ajavaksi tekijäksi. Tiedolla johtamisen saattamiseksi osaksi organisaatioiden toimintaa on markkinoille tullut useita Business Intelligence (BI) -työkaluja, jotka tarjoavat mahdollisuuksia muun muassa tiedon varastointiin, analysointiin, jakamiseen, sekä hyödyntämiseen päätöksenteon tukena. Tiedolla johtamisen juurruttaminen osaksi organisaatiokulttuuria edellyttää myös BI-työkalujen käytön omaksumista oman työnteon tukena. BI-työkalujen käyttäminen tarjoaa uudenlaisia mahdollisuuksia tietoperusteisen päätöksenteon tekemiseen, joiden hyödyntäminen edellyttää muutoksia organisaation työntekijöiden perinteisiin päätöksentekoprosesseihin sekä toimintamalleihin. Muutosvastarinta on oleellinen osa jokaista muutosprosessia, ja pystyäkseen hyödyntämään BI-työkalujen tarjoamaa potentiaalia on organisaatioiden tunnistettava niitä tekijöitä, jotka vaikuttavat työntekijöiden suhtautumiseen BI-järjestelmiin ja niiden käyttöön.

BI-järjestelmiin kohdistuvaa muutosvastarintaa tarkasteltiin ensin perehtymällä muutosvasta rinnan käsitteeseen sekä siihen liittyviin teorioihin. Erityisesti muutosvastarinnan syiden sekä konkreettisten vaikutusten tarkastelu oli kirjallisuuskatsauksen keskiössä. Lisäksi katsauksessa perehdyttiin tiedolla johtamiseen ja sen keskeisimpiin käsitteisiin, sekä Business Intelligencen rooliin tiedolla johtamisen viitekehyksen sisällä.

Tutkimuksen empiirinen osio sisälsi laadullisen haastattelututkimuksen, joka toteutettiin puolistrukturoidulla teemahaastattelulla. Haastateltaviksi oli valikoitunut kahdeksan saman organisaation työntekijää, joista kukin työskenteli eri yksiköissä sekä työtehtävissä. Kullakin haastatellulla oli vaihtelevaa kokemusta BI-työkalujen käytöstä. Haastatteluiden tavoitteena oli selvittää haastateltavien henkilökohtaisia kokemuksia ja asenteita BI-työkaluihin liittyen. Sen lisäksi haastatteluissa pyrittiin selvittämään henkilöiden omia näkemyksiä kohdeorganisaation suurimmista heikkouksista ja vahvuuksista BI-työkalujen hyödyntämisessä, sekä yleistä arviota kohdeorganisaation valmiuksista BI-työkalujen käytölle. Haastattelututkimuksella kerättyä empiiristä aineistoa vertailtiin teemoihin liittyvään kirjallisuuteen, johon perustuen muodostettiin näkemys BI-työkalujen hyödyntämisestä kohdeorganisaatiossa sekä siihen kohdistuvasta vastarinnasta ja näiden kahden suhteesta toisiinsa.

Tutkimuksen lopputuloksena muodostui näkemys niistä konkreettisista tekijöistä, jotka vaikut tavat työntekijöiden suhtautumiseen. Tunnistetut tekijät kategorisoitiin organisatorisiin, teknisiin sekä henkilökohtaisiin tekijöihin, jotka vaikuttavat BI-järjestelmiin kohdistuvien myönteisten tai kielteisten asenteiden takana. Lisäksi tutkimuksessa tunnistettiin kunkin tekijän konkreettisia vaikutuksia BI-työkalujen hyödyntämiseen, kun tavoitteena on saattaa BI-järjestelmien käyttö vakiintuneeksi ja tehokkaaksi koko organisaatiorakenteen laajuudella.

The role of knowledge-based management has become more important along with the evolution of modern business environments, which has also become increasingly critical in terms of competitive advantage. To integrate knowledge-based management into the organizational culture, various Business Intelligence (BI) tools offer data related capabilities, such as storage, analysis, distribution and utilization to support decision-making processes in different organizations. Integrating knowledge management into organizational culture requires the adoption of BI-tools as a part of employees’ daily work routines. BI-tools offer new opportunities for data-driven decision making, and to exploit these opportunities it is necessary for the employees to change the traditional decision-making processes and operational models. Resistance to change is an inherent part of every transformation process, and to be able to leverage the full potential offered by BI-tools, organizations must identify these factors that influence employees’ attitudes towards BI systems and their usage.

The resistance to change in the scope of BI-tools was first researched through an exploration of the general concept of resistance to change and the related theoretical frameworks. The particular focus was given to analyzing the underlying causes and concrete effects of resistance. In addition, the literature review addressed knowledge-based management and its core concepts, as well as the role of Business Intelligence in the broader framework of knowledge-based management.

The empirical part of this research consisted of qualitative interview research, which conducted semi-structured thematic interviews. Eight employees from the same organization, which represented different units and functions, were selected as interviewees. Each participant had a varying level of experience with BI-tools. The goal of these interviews was to explore the participants’ subjective experiences and attitudes towards BI tools. Furthermore, the interviews tried to identify individual perceptions regarding the organization’s main strengths and weaknesses in the utilization of BI-tools, as well as to address the overall organizational readiness for adopting the BI systems in their workflow. The empirical data that was collected through the interviews was compared with the themes discussed in the literature, providing a basis for understanding the utilization of BI tools and the faced resistance within the studied organization, as well as the relationship between these two aspects.

Ultimately, this study gives insights into the specific factors that influence the employees’ attitudes towards BI systems. The recognized factors were categorized into organizational, technical, and personal dimensions that affect either positively or negatively to the attitudes towards BI systems. Additionally, this study identified the concrete impacts of each factor on the usage of BI tools.