Liiketoimintatiedon hallinnan prosessin luominen : Tapaustutkimus pk-yrityksessä

Abstract

Organisaation kasvu aiheuttaa usein muutoksia myös liiketoimintatiedon hallinnan vaatimuksiin. Puutteelliset rakenteet liiketoimintatiedon hallinnassa voivat heikentää muun muassa hallinnan tunnetta, kokonaiskuvan muodostamista sekä ajankäytön tehokkuutta, mitkä puolestaan vaikeuttavat toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen. Tässä diplomityössä syvennytään nopeasti kasvavan pk-yrityksen, tilitoimiston, liiketoimintatiedon hallinnan nykytilaan sekä tunnistetaan kasvun mukanaan tuomia kehitystarpeita. Projektin taustalla oli erityisesti tarve vastata organisaation laajentumisen myötä syntyneisiin uusiin vaatimuksiin sekä siten löytää keinoja, joiden avulla voidaan vahvistaa sen liiketoimintatiedon hallinnan käytäntöjä.

Tutkimuksen tavoitteena oli siis syventää ymmärrystä kohdeorganisaation liiketoimintatiedon hallinnasta sekä tunnistaa tärkeimmät kehityskohteet sen parantamiseksi. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Haastatteluaineiston lisäksi analyysivaiheessa hyödynnettiin kirjallisuuskatsauksen tuottamaa teoriapohjaa, erityisesti liiketoimintatiedon hallinnan prosessimallin ja kypsyysmallien viitekehyksien osalta. Teemahaastatteluiden ja prosessimallin tarjoaman viitekehyksen pohjalta muodostettiin kokonaiskuva kohdeorganisaation nykyisistä toimintatavoista, minkä jälkeen niitä analysoitiin tutkijan havaintojen sekä kypsyysmallien tarjoamien näkökulmien avulla.

Tutkimuksen tuloksena tunnistettiin kohdeorganisaation liiketoimintatiedon hallinnan prosessin nykytila sekä sen keskeisimmät haasteet. Näiden havaintojen, tutkijan omien näkemyksien sekä kypsyysmallien tarjoaman viitekehyksien perusteella määriteltiin prosessin tärkeimmät kehitystarpeet, jotka voivat toimia pohjana kohdeorganisaatiossa mahdollisesti toteutettavalle kehitysprojektille. Tutkimustuloksien yhteydessä korostui erityisesti roolien ja vastuiden selkeyttämisen merkitys prosessin sujuvuuden kannalta. Tämän lisäksi havaittiin, että tietotarpeiden mukaisten tietotuotteiden kehittämisellä, tiedon keskittämisellä sekä johtamisjärjestelmän ja strategian välisen yhteyden vahvistamisella on keskeinen rooli liiketoimintatiedon hallinnan näkökulmasta.

Organizational growth often necessitates changes in the requirements for business intelligence (BI) management. Insufficient information management structures may undermine the sense of control, the ability to form a comprehensive overview of the company’s state, and time management efficiency, which, in turn, challenges effective operational leadership and development. This thesis investigates the current state of business intelligence management in a rapidly growing SME,an accounting firm, and identifies the development needs arising from such growth. The project was especially initiated to address new requirements resulting from the organization’s expansion and to identify strategies for strengthening its business intelligence management practices.

The aim of the research was to deepen the understanding of business intelligence management within the target organization and to identify key areas for its improvement. The study was conducted as a qualitative case study, with data collected through semi-structured interviews. In addition to the interview data, the analysis utilized a theoretical framework derived from the literature review, with a specific focus on business intelligence management process models and maturity models. Based on the semi-structured interviews and the process model frame-work, an overview of the organization’s current practices was developed, which was subsequently analysed through the researcher’s observations and the perspectives provided by the maturity models.

The results of the study identified the current state and key challenges of the case organization's business intelligence management process. Based on these findings, the researcher’s own insights, and the framework provided by maturity models, the main development needs of the process were defined. These needs can serve as a foundation for a potential development project within the organization. The study particularly highlighted the importance of clarifying roles and responsibilities to enhance the fluency of the process. In addition, it was found that developing information products based on specific information needs, centralizing data, and strengthening the connection between the management system and the organizational strategy play a key role in business intelligence management.