Toimitusprojekteista koostuvan projektisalkun hallinta kompleksisessa tuotantoympäristössä

Abstract

Projektisalkku on käsite kokonaisuudesta, joka muodostuu monesta mahdollisesti eri elinkaarensa vaiheessa olevasta projektista. Toimitusprojektien tapauksessa keskustellaan projekteista, joita toteutetaan asiakkaalle toimitettavan ratkaisun muodossa tavoitteena saavuttaa arvoa toteuttavan yrityksen osalta. Yritykset harjoittavat projektiliiketoimintaa toteuttamalla toimitusprojekteja, jotka muodostavat erinäisiä kokonaisuuksia ollen liitännäisiä toisiinsa toteuttavan yrityksen näkökulmasta katsottuna. Suurelta osin kirjallisuudessa keskitytään projektisalkun yhteyksissä yrityksen sisäisistä projekteista, kuten kehitysprojekteista, muodostuvien projektisalkkujen tai -portfolioiden näkökulmaan. Tässä diplomityössä käsitellään toimitusprojekteista muodostuvaa projektisalkkua, ja sovelletaan kirjallisuudessa käsiteltyjä teemoja asiakaslähtöisten toimitusprojektien toteuttamiseen ja hallintaan projektisalkun kontekstissa. Aiemman kirjallisuuden mukaan toimitusprojektien yhteydessä ei esiinny vastaavia haasteita projektisalkun hallinnan osalta, kuin yrityksen sisäisten projektien muodostamien salkkujen tapauksissa, vaan projektit voidaan käsitellä yksittäisinä tapauksina asiakkaiden kanssa ja ovat näin ollen kaikki toteutuskelpoisia. Tutkimuksessa selvitetään, millaisissa ympäristöissä toimitusprojekteihin perustuva projektiperustainen yritys hallinnoi projektisalkkujaan, miten niitä hallinnoidaan ja miten ympäristö vaikuttaa projektisalkkujen hallintaan ja läpivientiin. Tutkimus tarkastelee projektisalkkuja ja ympäristöjä työnjohtotason näkökulmasta ja keskittyy organisaatiotasoista sen toimiin, keskustellen tässä yhteydessä tuotantoympäristöstä. Tutkimus toteutettiin laadullisin menetelmin tapaustutkimuksena. Aineistonkeruu suoritettiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla ja sitä validoitiin havainnoinnin tavoin käynneillä osassa kohteista. Haastateltavina toimivat yhdeksän tuotanto-organisaatiosta kohdennetusti valikoitua työntekijää, jotka suurin osa työskentelevät tai ovat työskennelleet työnjohdollisissa tehtävissä kohdeympäristössä, tai muuten käsittelevät kyseisiä aiheita omissa työtehtävissään. Lähestymistapa tutkimukselle oli abduktiivinen, tulosten tarkastelun perustuessa sekä kirjallisuuskatsaukseen että tutkimusaineiston esiin nousseisiin teemoihin. Tutkimuksen avulla saatiin kuva ympäristöistä ja projektisalkun hallinnasta tutkimuksen kohteen osalta, sekä siitä, kuinka toisistaan eroavat tuotantoympäristöt vaikuttavat projektisalkkujen hallintaan. Tutkimuksen mukaan jokainen toimitusprojekti ei ole erikseen asiakkaan kanssa neuvoteltavissa, vaan projekteja voidaan toteuttaa myös niin, että asiakkaan tilatessa projekti tulee toteuttaa tietyssä aikaikkunassa. Näin yksittäiset toimitusprojektit muodostavat ennalta tarkasti määrittelemättömän kokonaisuuden, jossa projektit vaikuttavat projektisalkun hallintaan ja projektisalkku projektinhallintaan. Projektisalkkujen ja niiden sisällä olevien projektien tuotantoympäristöt vaihtelevat, projektisalkun hallinnan sekä projektijohtamisen mallien ollen tarkemmalla tasolla ympäristösidonnaisia. Tutkimuksen mukaan kohdeympäristössä projektijohtaminen ja projektisalkun hallinta linkittyvät vahvasti toisiinsa, ollen lähes sama työtehtävä joissakin tapauksissa. Tutkimus tarjoaa empiirisen näkökulman toimitusprojekteista koostuvan projektisalkun hallintaan, mutta ei kata keskusteltavaa aihetta kokonaisuudessaan, joten lisätutkimukset liittyen vastaaviin tuotantoympäristöihin ja toimitusprojekteista koostuvan projektisalkun hallintaan ovat tarpeen.

Project portfolio is a concept of a whole, which consists of many projects possibly at different stages of their life cycle. In case of delivery projects, we discuss about projects that will be implemented in the form of a solution delivered to the customer with the aim of achieving value for the company implementing them. Companies engage project business by implementing delivery projects, which form various entities and are interconnected from the perspective of the implementing company. Much of the literature connected with project portfolios focuses on a perspective about portfolios consisting of internal projects within a company, such as development projects. This master’s thesis deals with a project portfolio consisting of delivery projects, and apply themes discussed in the literature to the implementation and management of customer-driven delivery projects in the context of a project portfolio. According to previous literature, delivery projects do not present similar challenges in terms of project portfolio management as in case of portfolios formed by internal projects of a company, but can be handled as individual cases with customers and are therefore all feasible. The study investigates the environments in which a project-based company based on delivery projects manages its project portfolios, how they are managed, and how the environment affects the management and implementation of project portfolios. The study examines project portfolios and environments from an organizational management-level of supervision of work and focuses on its activities, discussing about the production environment in this context. The research was conducted as a case study using qualitative methods. Data collection was carried out through semi-structured thematic interviews and it was validated by observation during visits to some of the sites. The interviewees were nine employees selected from a production organization, most of whom work or have worked at supervision level positions in target environment, or otherwise deal with the topics in question in their own work. The approach to the research was abductive, with the analysis of the results based on both a literature review and themes that emerged from the research data. The study provided a picture of the environments and project portfolio management in the research area, as well as how different production environments affect project portfolio management. According to the study, not every delivery project can be negotiated separately, but projects can also be implemented in such a way that when the customer orders the project, it must be implemented within a certain time window. This way individual delivery projects form an undefined entity, where projects influence project portfolio management and project portfolio influences project management. The production environments of project portfolios and projects within them vary, with project portfolio management and project management models being environmentally related at more specific level. According to the study, project management and project portfolio management are strongly linked to each other in the target environment of the study, being almost the same management activity in some cases. This study provides an empirical perspective on project portfolio management consisting of delivery projects, but does not cover the entire area of discussion, so further research on similar production environments and management of project portfolios consisting of delivery projects is needed.