Toimintatutkimus projektisalkunhallintajärjestelmän kehittämisestä konsultointiyrityksessä

Abstract

Nykyajan organisaatioissa projektien merkitys on kasvanut merkittävästi, ja tehokas projektisalkunhallinta on noussut keskeiseksi tekijäksi organisaatioiden kilpailukyvyn ja taloudellisen menestyksen kannalta. Tämän työn taustalla on tarve ratkaista kohdeyrityksen projektisalkunhallintaan liittyvät haasteet. Nykyinen järjestelmä ei enää tue resurssien tehokasta hallintaa ja kasvavan liiketoiminnan tarpeita. Kirjallisuus osoittaa, että projektisalkunhallinnan kypsyyden parantaminen voi johtaa merkittäviin taloudellisiin hyötyihin ja kilpailuedun vahvistumiseen. Samalla teknologian rooli projektisalkunhallinnan tukena on kasvanut, ja modernit työkalut, kuten salkunhallintaohjelmistot, mahdollistavat paremman seurannan, analytiikan ja päätöksenteon.

Tämän diplomityön toimeksiantajana on konsultointiyritys, joka tukee biotieteiden ja biotekniikan alan tutkimus- ja kehitysprojekteja. Näiden projektien monimutkaisuuden vuoksi tehokas resurssien allokointi ja projektisalkunhallinta ovat kriittisiä onnistuneelle lopputulokselle. Yrityksen nykyinen projektisalkunhallintajärjestelmä ei kuitenkaan enää täysin vastaa sen kasvaviin tarpeisiin ja henkilöstömäärän lisääntyminen on entisestään korostanut skaalautuvan ja tehokkaan salkunhallintajärjestelmän tarvetta. Diplomityön tavoitteena on vastata tähän haasteeseen arvioimalla yrityksen nykyisiä projektisalkunhallinta- ja resurssien allokointikäytäntöjä, tunnistaa sopivin projektisalkunhallintajärjestelmä sekä suunnitella ja toteuttaa sen käyttöönotto.

Työn kirjallisuuskatsaus tarkastelee laajasti projektisalkunhallinnan teoriaa ja konsultointiprojektien erityispiirteitä. Erityinen painotus on projektisalkunhallinnan merkityksessä strategisen päätöksenteon tukemisessa ja nykyaikaisten teknologioiden hyödyntämisessä konsultointiyritysten salkunhallinnan tehostamiseksi. Kirjallisuuden perusteella salkunhallinnan prosessit tunnistettiin ja niitä tarkasteltiin suhteessa konsultointiliiketoimintaan, mikä vahvisti salkunhallinnan hyödyllisyyden konsultointiyrityksille. Näiden havaintojen pohjalta voidaan todeta, että tehokas projektisalkunhallintajärjestelmä ei ole pelkästään tekninen työkalu, vaan olennainen tuki strategisen päätöksenteon ja resurssien hallinnan optimoinnissa nimenomaan konsultointiliiketoiminnassa.

Työn empiirinen aineisto kerättiin haastattelemalla yrityksen salkunhallinnan kolmea avainhenkilöä. Tämän jälkeen nykyiset prosessit sekä käytössä oleva järjestelmä analysoitiin. Aineiston avulla tunnistettiin keskeiset ominaispiirteet ja kehitystarpeet yrityksen nykytilassa. Tavoitteena oli muodostaa kokonaiskuva projektisalkunhallintakäytännöistä ja resurssien hallinnasta sekä arvioida parhaat ratkaisut näiden ratkaisemiseksi. Ratkaisujen arvioimiseksi suoritettiin markkinoilla olevien järjestelmien vertailu kohdeyrityksen tarpeet ja vaatimukset huomioiden. Työn lopputuloksena suunniteltiin ja toteutettiin valitun salkunhallintajärjestelmän käyttöönotto, joka vastaa yrityksen muuttuvia tarpeita ja tukee sen tulevaisuuden kasvua.

Diplomityön tulokset osoittavat, että kirjallisuuskatsauksen ja empiirisen tutkimuksen pohjalta valittu järjestelmä vastasi hyvin kohdeyrityksen toiveita ja valitun projektisalkunhallintajärjestelmän käyttöönotto eteni suunnitellusti ja sai positiivisen vastaanoton kohdeyrityksessä. Järjestelmän käyttöä päätettiin jatkaa neljän viikon pilottivaiheen jälkeen, sillä se mahdollisti jo pilottivaiheen aikana paremman näkyvyyden projektien tilaan sekä paransi huomattavasti tulosten raportointia. Käytön odotetaan tukevan resurssien hallintaa ja toimintaprosessien selkeyttämistä sekä edistävän yrityksen kasvua ja menestystä pitkällä aikavälillä, mutta todellisten hyötyjen arviointi edellyttää jatkuvaa seurantaa ja kehitystä.

The importance of projects in modern organizations has grown significantly, and effective project portfolio management has become a key factor for organizational competitiveness and financial success. This thesis was motivated by the need to address project portfolio management challenges in the target company. The current system no longer supports efficient resource management or meets the needs of a growing business. Literature shows that improving project portfolio management maturity can lead to significant financial benefits and strengthen competitive advantage. At the same time, the role of technology in supporting project portfolio management has increased, with modern tools such as portfolio management software enabling better monitoring, analytics, and decision-making.

The commissioner of this thesis is a consulting company that supports research and development projects in the life sciences and biotechnology sectors. Due to the complexity of these projects, efficient resource allocation and project portfolio management are critical to successful outcomes. However, the company’s current project portfolio management system no longer fully meets its growing needs, and the increasing number of personnel has further emphasized the need for a scalable and efficient portfolio management system. The objective of this thesis was to address this challenge by assessing the company’s current project portfolio management and resource allocation practices, identifying the most suitable project portfolio management system, and planning and executing its implementation.

The literature review of this thesis extensively examines the theory of project portfolio management and the unique characteristics of consulting projects. Special emphasis is placed on the role of project portfolio management in supporting strategic decision-making and utilizing modern technologies to enhance portfolio management in consulting companies. Based on the literature, portfolio management processes were identified and reviewed in the context of consulting business, confirming the benefits of portfolio management for consulting firms. These findings indicate that an effective project portfolio management system is not merely a technical tool, but an essential support for optimizing strategic decision-making and resource management in consulting business.

The empirical part of the study was based on interviews with three key stakeholders in the company’s portfolio management team. The company’s current processes and systems were analysed based on the gathered material. The aim was to form a comprehensive understanding of the company’s project portfolio management and resource allocation practices and to evaluate the best solutions for addressing identified challenges. A market comparison of available systems was conducted, considering the company’s needs and requirements. As a result, the most suitable portfolio management system was selected, and its implementation was planned and carried out to support the company’s evolving needs and future growth.

The results of the thesis show that the system selected based on the literature review and empirical research met the company’s needs well. The implementation proceeded as planned and was positively received by the company. After a four-week pilot phase, the decision was made to continue using the system, as it already provided improved project visibility and significantly enhanced reporting during the pilot. The continued use of the system is expected to support resource management, clarify operational processes, and contribute to the company’s growth and long-term success. However, the full benefits of the system will only become apparent over time and require continuous monitoring and development.