Tracking and measuring product quality: Developing a dashboard for product management

Abstract

Product quality that meets customer requirements is a key elements of a company’s competitiveness. Therefore, it is crucial for companies to track the status of product quality and evaluate development needs. However, there are several challenges related to the effective use of data in product quality tracking. The main challenges include continuously growing and diversifying data, the time required for analysis, and the fact that decisions are often made based on experience and intuition, rather than systematically utilizing data. Developing metrics and a reporting dashboard for product quality tracking can help overcome these challenges.

Purpose of this thesis was to study how to summarize the constantly growing amounts of product quality data to support product management’s decision-making. The targets of the study were to develop metrics for tracking product quality and a dashboard to present aggregated product quality data. The thesis was conducted as a combination of a literature review and empirical research in a paperboard manufacturing company. The empirical research was conducted according to design science research methodology to design, develop, and pilot metrics and a dashboard in the case company. In addition to literature, interviews, group discussions, and numerical product quality measurement data from case company’s operations were utilized as research material.

Based on this study, it was concluded that with real-time product quality metrics and summarizing dashboards it is possible to enhance product management’s understanding of a firm’s product quality situation. The concluding dashboard with metrics provides a harmonized and quick way to view product quality data. Additionally, this approach can develop product management’s decision-making into a more data-based process. The research indicated that there isn’t one specific way to measure product quality. Instead, product quality metrics are dependent on the firm, product and product’s end-use. The metrics developed in the study could be categorized into operative and strategic metrics, and into key performance and key results metrics. Operative metrics focused on analyzing numerical product quality data and providing up-to-date information on product quality situation. Strategic metrics focused on operationalization of qualitative data into measurable formats and supporting product quality development work on a longer term basis. The reporting dashboards were developed with hierarchical top-down structure, providing an overall view of product quality first and then more detailed information page by page. User requirements included data visualization, highlighting changes, and propositions for product quality measurement target values.

The results of the study can be applied well in other paperboard manufacturing companies and to some extent in similar commodity manufacturing companies. Limitations of the study included that the case company’s customers were not interviewed, and the results were only partly implemented as the dashboard was taken into active usage only after the thesis process. Additionally, the impacts on product management’s decision-making were not considered, as this would have required a longer research process. Recognized future research topics included a study of the connections between operative and strategic metrics and a longitudinal follow-up study on results’ impacts over time.

Asiakastarpeiden mukainen tuotelaatu on yksi yrityksen kilpailukyvyn keskeisimpiä osa-alueita. Tämän takia yritysten on tärkeää seurata tuotteidensa laatua ja arvioida tuotelaadun kehitystarpeita. Tuotelaatutiedon tehokkaassa hyödyntämisessä on kuitenkin useita eri haasteita. Keskeisiä haasteita ovat jatkuvasti kasvavat ja monipuolistuvat tietomäärät, analysoinnin vaatima aika sekä se, että päätöksiä tehdään usein kokemukseen ja intuitioon pohjautuen ja tietoa ei siten hyödynnetä järjestelmällisesti. Näihin haasteisiin voidaan vastata kehittämällä tuotelaatumittareita ja tuotelaatutietoa kokoavia raportointinäkymiä.

Tämän diplomityön tarkoituksena oli tutkia, kuinka yhä suuremmasta määrästä tuotelaatutietoa saadaan tehtyä oleelliset johtopäätökset tukemaan tuotehallinnan päätöksentekoa. Työn tavoitteena oli kehittää mittareita tuotelaadun seurantaan tukemaan tietopohjaista tuotehallintaa sekä kehittää raportointinäkymät, joiden avulla tuotelaatutietoja ja mittareiden tuloksia voidaan esittää kootusti. Diplomityö toteutettiin kirjallisuuskatsauksen ja empiirisen tutkimuksen yhdistelmänä kartonkia valmistavassa metsäteollisuusyrityksessä. Empiirinen tutkimus suoritettiin hyödyntäen suunnittelutiede (Design science research) menetelmää tuotelaadun mittareiden ja raportointinäkymien suunnitteluun, kehittämiseen ja testaamiseen kohdeyrityksessä. Kirjallisuuden lisäksi aineistona hyödynnettiin haastatteluja, ryhmäkeskusteluja sekä numeerisia tuotelaatumittauksia kohdeyrityksestä.

Tämän työn perusteella todettiin, että reaaliaikaisilla tuotelaatua seuraavilla mittareilla sekä tietoa kokoavilla raportointinäkymillä on mahdollista kehittää tuotehallinnan ymmärrystä yrityksen tuotelaatutilanteesta. Kokoavat raportointinäkymät ja mittarit tarjoavat yhdenmukaisen ja nopean tavan tarkastella tuotelaatudataa. Lisäksi tämän myötä tuotehallinnan päätöksentekoa on mahdollista kehittää tietopohjaisemmaksi. Tutkimuksen perusteella ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa mitata tuotelaatua, vaan tuotelaadun mittarit ovat riippuvaisia yrityksestä, tuotteesta sekä tuotteen loppukäyttökohteesta. Työssä kehitetyt mittarit voitiin jakaa operatiivisen ja strategisen tason mittareihin sekä avainsuorituskyky- ja avaintulosmittareihin. Operatiiviset mittarit keskittyivät numeerisen tuotelaatudatan tarkasteluun ja tuottamaan ajantasaista tietoa tuotelaadun tilanteesta. Strategiset mittarit pyrkivät muuttamaan laadullista tietoa mitattavaan muotoon ja tukemaan tuotelaadun kehittämistyötä pidemmällä aikavälillä. Raportointinäkymät toteutettiin hierarkkisella rakenteella yleiskuvasta yksityiskohtaisempaan tietoon. Käyttäjien keskeisiä vaatimuksia raportointinäkymille olivat tiedon visualisointi, muutosten korostaminen sekä ehdotukset tuotelaadun tavoitearvoille.

Työn tulokset ovat sovellettavissa hyvin muihin kartongin valmistuksen metsäteollisuusyrityksiin sekä osittain myös muuhun vastaavan kaltaiseen valmistavaan teollisuuteen. Rajoitteita työssä olivat, ettei kohdeyrityksen asiakkaille tehty haastatteluja, kaikkia tuloksia ei implementoitu, sillä kehitettyjen raportointinäkymien käyttöönotto tapahtuu opinnäytteen toteuttamisen jälkeen. Myöskään vaikutuksia tuotehallinnan päätöksentekoon ei tarkasteltu, koska ne olisivat vaatineet pidempiaikaisen tutkimusprosessin. Työssä tunnistettuja jatkotutkimusaiheita olivat operatiivisten ja strategisten mittareiden välisten yhteyksien syvempi ymmärtäminen ja seurantatutkimuksen toteuttaminen työn tulosten pitkän aikavälin vaikutusten ymmärtämiseen.