Hankintatoimen laadun jatkuva parantaminen julkisessa hankintayksikössä : Case Helsingin Satama

Abstract

Hankintojen ollessa julkisten hankintayksikköjen liiketoiminnasta merkittävä osa, vaikuttaa niiden toteutus yksikön toimintaan vahvasti. Hankinta nähdään kuitenkin usein pelkkänä tukitoimintona, jonka vaikutus yksikön toimintaan ei ole keskeinen. Tämä työ tutkii kirjallisuuden kautta hankintojen laadun vaikutusta sekä jatkuvaa parantamisen metodeja. Kirjallisuuskatsauksessa todettiin hankintatoimen laadun suhteen pitkäaikaisen hankintastrategian tärkeys, jotta hankintatoimella on selviä tavoiteltavia päämääriä. Laadukkaan hankintatoimen päämääriä saavutetaan tehokkaitten hankinnan poikkiorganisatorisella yhteistyöllä sekä proaktiivisella suhtautumisella toimittajamarkkinoihin, jolloin hankintatoimi pystyy vaikuttamaan sisäiseen ja ulkoiseen toimintaympäristöönsä. Jatkuvan parantamisen suhteen todettiin tärkeiksi prosessien kehittämisen iteratiivisuus ja nöyryys sen suhteen, että aina voidaan oppia lisää ja tehdä paremmin. Kehittämistä varten tulee määrittää kohdeorganisaation hankintatoimen nykytila ja tässä työssä on luotu työkalun runko, jonka avulla pystytään keräämään tietoa hankintojen nykytilasta.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, joten tutkimuksessa käytettiin laadullisia menetelmiä. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin tutkimuksen empiirisessä osuudessa julkisten hankintayksiköiden hankinnan parissa työskentelevien ammattilaisten puolistrukturoituja teemahaastatteluja. Työssä hyödynnettiin laadukkaan hankinnan määrittelemiseen, kategorisointiin sekä jatkuvaan parantamisen organisaatiomalleihin ja työkaluihin liittyvää kirjallisuutta.

Teemahaastatteluiden kautta keskeisiksi puutteiksi hankintatoimen kehittämisessä julkisissa hankintayksiköissä on tiedon keruun puute hankinnoista, sekä pitkäaikaisen hankintastrategian puutos. Aiemmista hankinnoista saatua tietoa ei juuri kerätä tai sitä ei hyödynnetä hankintatoimen kehittämisessä ja hankintatoimelle ei ole tai on riittämättömiä pitkäaikaisia tavoitteita, joita kohti sen tulisi kehittyä. Vaikeuksia hankintatoimen kehittämisessä aiheuttaa hankintojen laaja kirjo, jolloin niistä suoriutumisen mittaaminen ja/tai tavoitteiden asettaminen koetaan vaikeana.

Tutkimuksessa esitetään otettavan käyttöön hankintojen laadun mittauksen työkalu, jonka kautta hankintojen nykytila määrittämällä pystytään niitä lähteä jatkuvasti parantamaan. Tässä työssä luotiin työkalun runko, jossa on ehdotettu mitattavia kriteerejä, niiden suureita ja vaihteluvälejä määrittämään hankintatoimen laadukkuutta. Lisäksi työssä esitetään toimenpiteitä kriteerien mittareiden kehittämiseen hyödyntämällä kirjallisuuskatsauksessa identifioituja jatkuvan parantamisen työkaluja sekä proaktiivista suhtautumista hankintaan. Työkalusta saadun datan avulla pystyttäisiin luomaan kuva hankintojen nykytilasta ja sitä hyödyntämällä luoda kohdeorganisaatiolle hankintastrategia. Tämän implementoimisessa tulisi hyödyntää kirjallisuuskatsauksen tunnistettuja jatkuvan parantamisen periaatteita

Procurement is a major part of a public procurement unit’s business activity and thus has great impact on its operation. Procurement is still often seen as just a support function which impact isn’t significant. This thesis examines through a literature review the impact of procurement quality and methods of continuous improvement. In the literature review the importance of a long term procurement strategy was established since it sets goals for procurement to achieve. These goals are most effectively achieved through interorganizational co-operation and proactive stance toward the supplier market. This was procurement can effect its internal and external environment. In continuous improvement the key aspects are improvements iterative nature and humility to recognize that one can always learn more contribute more efficiently. To enable development, the current state of procurement in the target organization must be assessed. This thesis presents a framework for a tool designed to collect information on the current state of procurement.

The thesis was conducted as a case study, employing qualitative methods. In the empirical part of the study semi-structured theme interviews were used to interview professionals working in procurement within public procurement units. In this thesis defining and categorizing high-quality procurement, as well as organizational models and tools for continuous improvement, literature form these subjects were utilized.

Through the theme interviews it was discovered that key deficiencies in procurement development within public procurement entities were lack of data collection on procurements and the lack of a long-term procurement strategy. Information from past procurements is rarely collected or used for developing procurement, and there are no or insufficient long-term objectives guiding its progress. The vast variety of different sorts of procurements sets major challenges in developing procurement since it’s difficult to measure performance and set goals for distinctly different procurements.

This study proposes the use of a procurement quality measurement tool. This would enable to assess the current state of procurement and through it support continuous improvement. In this thesis a framework for such a tool was developed that includes proposed measurable criteria, their indicators, and ranges to them to assess procurement quality. In addition procedures for developing these criteria were suggested by using continuous improvement tools and a proactive approach towards identified in the literature review. Data obtained through the tool could be used to create an overview of the current state of procurement and, based on that, develop a procurement strategy for the target organization. The implementation of this strategy should incorporate the principles of continuous improvement identified in the literature review.