Organisaation toimintaa tukevan datanhallinnan kehittäminen

Abstract

Organisaatiot varastoivat dataa yhä suurempia määriä. Pelkkä datan olemassaolo ei kuitenkaan tuota organisaatioille arvoa, vaan dataa pitää pystyä hyödyntämään. Jotta organisaatiot voivat hyödyntää dataa ja luoda siitä arvoa, niiden täytyy kohdella sitä tärkeänä resurssina ja huolehtia sen laadusta sekä sääntelyn mukaisesta käsittelystä. Tässä tärkeässä osassa on datanhallinta. Datanhallinnalla viitataan dataomaisuuksien johtamiseen liittyvien päätöksenteko-oikeuksien ja vastuiden jakamiseen. Sen tarkoitus on maksimoida organisaation dataresurssien arvo. Datanhallinta kattaa lisäksi muun muassa dataomaisuuksien johtamiseen liittyvien käytänteiden ja mittareiden määrittämisen, kommunikoinnin ja käyttöönoton. Datanhallinta ei ole kertaluontoisesti toteutettava projekti, vaan jatkuva prosessi, jonka täytyy mukautua sisäisiin ja ulkoisiin muutoksiin. Datanhallinta tulisi aina muodostaa organisaatiokohtaisesti, sillä ei ole olemassa yhtä datanhallintamallia, jota voitaisiin hyödyntää tehokkaasti kaikissa organisaatioissa. Tämän haasteen on tunnistanut myös tutkimuksen kohdeyritys, kantaverkkoyhtiö Fingrid. Datanhallintamallia uudistaessaan Fingrid on todennut, että valmiit datanhallinnan viitekehykset eivät usein vastaa organisaation tarpeita. Sen vuoksi organisaatio tarvitsisi uusia keinoja datanhallinnan kehittämiseen. Lisäksi kohdeorganisaatiossa on tunnistettu tarve selkeyttää nykytilaa kartoittamalla eri organisaatiotasojen näkemyksiä datanhallinnasta. Tämä tutkimus pyrkii vastaamaan näihin haasteisiin selvittämällä, miten organisaatiot voivat kehittää datanhallintaa omaan toimintaansa sopivaksi. Tutkimuksessa kartoitetaan lisäksi kohdeorganisaation datanhallinnan nykytilaa, jotta voidaan arvioida, sopiiko tutkimuksessa muodostettu ratkaisu kohdeorganisaation datanhallinnan kehittämiseen. Tutkimus toteutetaan kirjallisuuskatsauksena ja empiirisenä tapaustutkimuksena. Empiirisen tapaustutkimuksen aineistonkeruumenetelmänä toimii puolistrukturoidut haastattelut. Tutkimuksen tavoitteena on luoda malli, jonka avulla organisaatiot voivat kehittää datahallintamallin, joka tukee yrityksen toimintaa myös muuttuvissa toimintaympäristöissä. Kehitysmalli muodostetaan sopivaksi organisaatioille, jotka haluavat uudistaa käytössä olevaa hallintamallia sekä organisaatioille, jotka ovat muodostamassa vasta ensimmäistä datanhallintamalliaan. Tutkimuksessa ei kuitenkaan keskitytä vain datanhallintamalliin, vaan datanhallintaa tarkastellaan kokonaisuutena, ottaen vahvasti huomioon myös sen toteuttaminen. Tutkimukselle asetetut tavoitteet saavutettiin. Tutkimuksessa luotiin datanhallinnan jatkuva kehitysmalli, jonka rakenteen perustana käytettiin jatkuvan parantamisen Plan-Do-Check-Act-mallia. Mallin keskeisimmiksi osa-alueiksi määriteltiin organisaatiokohtaisen datanhallintamallin muodostaminen tai uudistaminen, datanhallinnan toteutus, datanhallinnan arviointi sekä toiminnan vakiinnuttaminen tai muutosten tekeminen. Organisaation toimintaa tukevan datanhallintamallin muodostamisessa tai uudistamisessa olennaisiksi asioiksi tunnistettiin liiketoiminstrategian sekä sisäisten ja ulkoisten kontekstitekijöiden yhteensopivuus datanhallintamallin kanssa. Datanhallinnan toteutuksen kannalta oleellisiksi edellytyksiksi tunnistettiin johdon tuki, rakenteiden ja periaatteiden jalkauttaminen, työntekijöiden sitouttaminen, henkilöstön kyvykkyydet, viestintä ja yhteistyö sekä aika- ja teknologiaresurssit. Lisäksi tutkimuksessa tunnistettiin kohdeorganisaation datanhallinnan vahvuuksia ja kehityskohteita. Näitä analysoimalla todettiin, että hyödyntämällä tutkimuksessa kehitettyä datanhallinnan kehitysmallia, kohdeorganisaatio voisi uudistaa datanhallintaansa tukemaan vielä paremmin organisaation toimintaa.