Tilannekuvan laatimisen prosessi

Abstract

Rakennushankkeissa päätöksentekijöillä ei yleensä ole oikeaa tietoa saatavilla oikeaan aikaan. Tieto on jakaantunut eri lähteisiin tai sitä ei ole saatavilla, mikä vaikeuttaa hankkeissa päätöksentekoa. Lisäksi tiedon etsimiseen kuluu resursseja, ja tieto voi löydettäessä olla jo liian vanhaa, jolloin sitä ei voida käyttää päätöksentekoon. Tällöin hankkeen osapuolten tilannetietoisuus on uhattuna. Tilannetietoisuus on ihmisen muodostama tietoisuus jonkun asian tilasta, ja se auttaa päätöksenteossa. Päätöksentekijät tarvitsevat hyvän tilannetietoisuuden, jotta he voivat tehdä oikeita päätöksiä. Tilannekuva on keino saavuttaa tilannetietoisuus. Tilannekuvassa on digitaaliseen muotoon kerätty ajantasaista tietoa hankkeesta, jota tarvitaan päätöksenteossa. Tilannekuva tarjoaa ajantasaisen tiedon tapahtumien kulusta menneisyydessä, nykyhetkessä ja tulevaisuudessa. Tilannekuvan avulla tilannetietoisuuden muodostaminen ja päätöksenteko helpottuu. Keskeistä on saada muodostettua tilannekuva, joka palvelee hanketta. Työ käsittelee tilannekuvan laatimisen prosessia infra-alan allianssihankkeissa. Työn teoriaosuus koostuu kirjallisuuskatsauksesta, jossa tutkittiin tilannekuvaan liittyviä tieteellisiä artikkeleja ja muita lähteitä, joissa on käyty läpi tilannekuvan laatimisessa huomioitavia asioita. Aineistoa kerättiin työssä myös haastatteluiden, työpajojen ja työpajojen havainnoinnin avulla. Näillä pyrittiin tuottamaan lisää tietoa liittyen tilannekuvan laatimisen prosessiin, mitä kirjallisuudessa ei vielä ollut. Haastatteluilla saatiin tietoa tilannekuvan laatimiseen liittyvistä haasteista, sidosryhmistä ja kuinka tilannekuvan laatimisen prosessia tulee kehittää. Työpajojen avulla saatiin selville, mitkä ovat huomioitavia asioita tilannekuvaa laatiessa. Kirjallisuuskatsauksen, haastatteluiden ja työpajojen perusteella muodostettiin tilannekuvan laatimisen prosessi. Kirjallisuuskatsauksen, haastatteluiden ja työpajojen perusteella tilannekuvan laatimisen prosessi noudattaa liiketoimintatiedon hallintaprosessia. Tilannekuvan laatimisen prosessi sisältää samat viisi vaihetta, jotka ovat liiketoimintatiedon hallintaprosessin vaiheet. Tilannekuvan laatimisen prosessi koostuu tietotarpeiden määrittelystä, tiedon hankinnasta, tiedon prosessoinnista ja analysoinnista, tiedon jakamisesta sekä tiedon hyödyntämisestä ja palautteesta. Keskittymällä näihin viiteen vaiheeseen ja siihen, että tilannekuvan laatiminen on jatkuvaa, saadaan luotua hankkeelle toimiva tilannekuva. Työssä saatiin selville, mitä haasteita tilannekuvan laatimiseen liittyy ja mitä kehitettävää tilannekuvan laatimisen prosessissa vielä on. Haasteet liittyvät ihmisen toimintaan, teknisiin ratkaisuihin ja tietoon. Tilannekuvan laatimisen prosessissa täytyy kehittää asioiden määrittelyä, tiedonkeruuprosessia ja tilannekuvan laatimisen prosessin automatisointia. Haasteiden ratkaiseminen ja prosessin kehittäminen mahdollistavat tilannekuvan laajemman käytön alalla ja maksimaalisen hyödyn saamisen tilannekuvasta. Lisäksi työssä selvitettiin, että tilannekuvan laatimisen keskeiset osa-alueet ovat yhteistyön tekeminen, tietotarpeiden määrittely, tiedonsiirtojen toimivuus ja tiedon ajantasaisuus. Yhteistyön tekemiseen liittyy vahvasti sidosryhmien sitouttaminen prosessiin ja työssä selvitettiin, mitkä sidosryhmät ovat oleellisia tilannekuvan laatimisen prosessissa.