Sidosryhmien tietotarpeiden hyödyntäminen tuotetiedon hallintajärjestelmän kehittämisessä

Abstract

Digitalisaatio sekä saatavilla olevan datan eksponentiaalisesti kasvanut määrä ovat vaikuttaneet yritysten toimintaan monella tapaa, sekä asettaneet niille uudenlaisia vaatimuksia, jotta ne pysyisivät kilpailukykyisinä nopeasti muuttuvassa maailmassa. Myös erilaiset tietojärjestelmät sekä liiketoiminnalle merkityksellisten tietojen hyödyntämisen aste ovat nousseet keskeisiksi tekijöiksi yrityksen menestymisen sekä sen asiakkailleen tuoman arvon näkökulmista.

Tämän diplomityön tarkoitus oli tutkia, miten sidosryhmiltä saatua tietoa voidaan hyödyntää osana kohdeyrityksessä käyttöönotetun tuotetiedon hallintajärjestelmän (PIM) kehittämistä kohdeyrityksenä toimivassa pk-yrityksessä. Diplomityön tavoitteena oli löytää konkreettisia kehitysehdotuksia, mitkä tuovat hyötyjä kohdeyritykselle sekä sen eri sidosryhmille. Lisäksi yhtenä työn keskeisenä tavoitteena oli löytää keinoja vastata kohdeyrityksessä ongelmaksi koettuun tuotetietodatan epäyhtenäisyyteen, joka on vaikuttanut sekä yrityksen sisäisten prosessien tehokkuuteen, että sen ulkoisten sidosryhmien luottamukseen.

Työ toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa kirjallisuudesta tehtyjä havaintoja peilattiin kohdeyrityksen eri sidosryhmiltä kerätyn määrällisen sekä laadullisen kyselyaineiston avulla. Kyselyaineisto kerättiin strukturoidun kyselylomakkeen avulla ja se oli vakioitu. Työn näkökulmasta hyödynnettäviä vastaajia kyselylomakkeella oli 41 kappaletta, ja ne anonymisoitiin ennen analyysia. Aineisto käsiteltiin kokonaistutkimuksena.

Työssä analysoitiin eri sidosryhmien tietotarpeita sekä pyrittiin tunnistamaan keskeiset eri sidosryhmien tietotarpeet, joita käytettiin tässä työssä kohdeyrityksen tuotetiedon hallintaan liittyvän toiminnan sekä PIM-järjestelmän kehittämiseksi. Tulokset osoittivat, että sidosryhmien tietotarpeissa korostui tarve erityisesti koulutukselle ja tiedottamiselle, PIM-järjestelmän kehittämiselle, ammattiosaamisen vahvistamiselle sekä oston esteiden vähentämiselle. Huolimatta sidosryhmien kiinnostuksesta kohdeyrityksen nykyistä PIM-järjestelmää kohtaan, merkittävä osa vastaajista ei hyödyntänyt sitä toiminnassaan muun muassa järjestelmän koetun monimutkaisuuden tai koulutuksen puutteen vuoksi. Tuloksista voitiin huomata myös, että kohdeyrityksen järjestelmään liittyvässä tiedottamisessa on ollut puutteita.

Diplomityön lopputulemana esiteltiin konkreettisia suosituksia kohdeyrityksen toimintaan sekä PIM-järjestelmän kehittämiseen liittyen, jotka osaltaan vastaavat ongelmaksi koettuun tuotetietodatan epäyhtenäisyyteen. Näissä suositusehdotuksissa nähtiin, että kohdeyrityksen PIM-järjestelmän kehittäminen vaatii inkrementaalisia muutoksia, jotka osaltaan vastaavat tunnistettuihin kohdeyrityksen ongelmakohtiin sekä sidosryhmien sitouttamisen haasteisiin.

Digitalization and an exponentially growing amount of available data have impacted companies in many ways, as well as imposing new demands for them to remain competitive in a rapidly changing global markets. Various information systems and the degree to which business-critical information is utilized have become one of the key factors in a company’s success and the value it provides for its customers.

The main purpose of this master’s thesis was to conduct how information obtained from company’s different stakeholders, both internal and external, can be utilized in the development of a product information management system (PIM) which has been implemented already in the target company. The target company in this master’s thesis was a small and medium-sized enterprise (SME). The aim of the study was to find concrete development suggestions that would benefit both the target company and its various stakeholders. Additionally, one of the key objectives of this study was to find ways to address the ongoing issue of inconsistent product information within the target company, which affects the company’s internal processes efficiency and lowers the trust of its external stakeholders.

The thesis was conducted as a case study, where observations from the literature were compared with quantitative and qualitative research, or survey data collected from various stakeholders of the target company. The survey data was collected using a structured questionnaire and it was standardized. The questionnaire had 41 respondents whose answers were anonymized before the analysis was done. The gathered data was processed as a census study due to the low number of respondents.

In this study we analyzed the information needs of different stakeholders with aim to identify the key information needs they have, which were used in this study to develop the product information management practices and the PIM system development. The results indicated that the stakeholders emphasized the need for training and communication, the development of the current PIM system, the enhancement of one’s professional skills, and the reduction of barriers in purchasing. Despite the stakeholders’ interest in the current PIM system, a significant number of the respondents did not use it in their daily operations, due to perceived complexity of PIM system or lack of training. The results also indicated that there have been deficiencies in communication related to the target company’s system.

As a conclusion of the study, concrete recommendations were presented for the target company’s operations and the development of the PIM system, which addresses the problem of inconsistent product information. These recommendations suggest that the development of the target company’s PIM system requires incremental changes that address the identified issues within the target company and the challenges of stakeholder engagement.