Alihankintatoimitusten prosessin ja informaatiovirtojen kehittäminen

Abstract

Rakennustyömaiden ollessa alihankkijapainotteisia, hankkeiden onnistumisen lopputulokseen vaikuttaa vahvasti alihankinnan kanssa tehty yhteistyö. Alihankintatoimitusten prosessin kehittäminen alkaa tavoittelemalla parempaa lopputuotetta ja loppukäyttäjän kokemusta. Toimitusketjua täytyy läpikäydä vastakkaisesta suunnasta eli suunnittelusta alkaen. Toimitusketju voidaan purkaa useisiin informaatiovirtaan liittyviin näkökulmiin, kuten sovelluksiin, viestintään, kommunikointiin, seurantaan, arviointiin ja lean-filosofiaan. Tehokkaassa alihankintatoimituksessa jokainen alihankkija toimii sovitussa aikataulussa toimittaen oikeaa tuotetta tai palvelua.

Tässä tutkimuksessa selvitetään alihankinnan ja informaatiovirtojen ongelmien ratkaisuja yleisellä tasolla teoriaan perustuvan kirjallisuustutkimuksen avulla. Empiirisellä tutkimuksella keskitytään tutkimuksen kohteena olevan yrityksen nykytilanteeseen, kokemuksiin, kipukohtiin ja kehitysideoihin kohdeyrityksen yhdeksän työntekijän puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla. Diplomityön kohdeyrityksen toimenkuvaan kuuluu teräsrakenteiden suunnittelu, valmistaminen ja erikokoisten rakennushankkeiden toteuttaminen. Kohdeyrityksen markkina-alueita ovat yksi- ja monikerroksiset rakennukset, teollisuusrakennukset sekä terässillat. Haastateltavia oli jokaiselta markkina-alueelta.

Haastattelujen kautta voidaan todeta logistiikan olevan suurin vaikuttaja alihankintatoimitusten prosessissa. Logistiikan ongelmat informaatio- ja materiaalivirrassa vaikuttavat lukuisiin asioihin ja niiden korjaaminen vaikeutuu, mitä pidemmälle virheet etenevät huomaamatta. Toimivalla informaatiovirralla ja tarkalla valvonnalla on mahdollista ennaltaehkäistä suurimpia ongelmia, jos ne huomataan aikaisessa vaiheessa. Alihankinnan logistista informaatiovirtaa on kehitettävä kohdeyrityksen sisäisessä ja ulkoisessa kommunikaatiossa. Järjestämällä alihankinnan johtohenkilöiden kanssa pakollisia aloitus- ja viikkopalavereita, pystytään parantamaan huomattavasti tiedonkulun läpinäkyvyyttä. Seurantaa varten on kehitetty sovelluksia ja kohdeyritys pyrkii myös ERP-järjestelmän päivittämisellä parantamaan alihankinnan laatua. Kohdeyrityksen uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä voidaan selvittää uusia yhteisten toimintatapojen mahdollisuuksia kohdeyrityksen sisällä, ja edistää alihankinnan hallintaa sekä sen kanssa tehtyä toimintaa. Tavoitteena on kehittää tiedonkulusta reaaliaikaista, jaettavaa ja läpinäkyvää.

Tutkimustyössä todetaan erilaisia kipukohtia kohdeyrityksen tuotannossa. Jatkotutkimuksia voidaan toteuttaa tämän tutkimuksen osa-alueista informaatiovirran heikkoudessa, ohiostojen hallinnassa, laatuvaihtelussa, sovelluksien integroinnissa ja suunnittelun kompleksisuudessa. Tutkimustyö käsittelee useita teemoja hyvin pintapuoleisesti ja kohdistettuna tiettyyn toiminta-alueeseen. Jatkotutkimuksella voidaan myös keskittyä uusien järjestelmien ja sovelluksien optimointiin, sekä verrata uusia sovelluksia ja toimintamalleja vanhoihin.

When construction projects are heavily reliant on subcontractors, the success of the project is strongly influenced by the cooperation with these subcontractors. Developing the subcontracting process begins with aiming for a better end-product and end-user experience. The supply chain must be reviewed from the opposite direction, starting from the design phase. The supply chain can be broken down into several information flow aspects, such as applications, communication, monitoring, evaluation, and lean principles. In an efficient subcontracting process, each subcontractor delivers the correct products or services on schedule.

This research investigates solutions to the problems of subcontracting and information flows at a general level through a theory-based literature review. The empirical study focuses on the target company’s current situation, experiences, pain points, and development ideas through semi-structured thematic interviews with nine employees of the target company. The target company of the research is involved in the design, manufacturing, and implementation of steel structures for various construction projects. The target company's market areas include one- and multi-story buildings, industrial buildings, and steel bridges. The interviewees were from each market area.

Through the interviews, it can be concluded that logistics is the biggest influence in the subcontracting process. Logistics problems in the information and material flow affect numerous issues and become more difficult to correct the further they progress unnoticed. With efficient information flow and close monitoring, it is possible to prevent major problems if they are identified at an early stage. The information flow of the subcontracting logistics must be developed in the company's internal and external communication. By organizing mandatory kick-off and weekly meetings with subcontracting managers, the transparency of information flow can be significantly improved. Applications have been developed for monitoring, and the target company also aims to improve the quality of subcontracting by updating its ERP system. With the implementation of the target company's new ERP system, new opportunities for common operating procedures within the target company can be explored, and the management of subcontracting and the activities conducted with it can be improved. The aim is to develop the information flow into real-time, shared, and transparent.

The research highlights several challenges within the target company's production. Future studies could focus on specific aspects such as the weakness of information flow, managing maverick buying, quality fluctuations, application integration, and complexity in design. The research provides a broad overview of multiple topics, focusing on a particular operational area. Further research could also concentrate on optimizing new systems and applications and comparing these to older ones.