Enhancing cost management in new product development: A case study analysis

Abstract

New product development is a critical process in maintaining a competitive edge in markets. It involves the design, creation, and introduction of new products to meet customer needs and market demands. However, the complexity of new product development often leads to challenges in managing costs. Effective cost management in this context is essential to ensure that products are developed within targeted costs while maintaining high quality and meeting market expectations.

This research was conducted for a company with the goal of enhancing cost management in new product projects by thoroughly analyzing the dynamics of purchased material costs throughout the project lifecycle. The study is framed around one primary research question and three sub-questions which are (1) How can the cost management of a new product development project be enhanced by understanding the product’s cost structure, cost changes from targets to actual costs, and the factors affecting them?; (1a) What cost changes have occurred?; (1b) What caused the cost changes?; and (1c) How could the cost changes be avoided or managed?

The research is grounded in a theoretical framework that examines the principles of cost management in new product development, highlighting the significance of early cost estimation, the influence of design decisions on product cost, and the role of cross-functional collaboration in managing costs. The empirical research employed a mixed-methods approach, combining qualitative and quantitative methodologies. The qualitative involved observations and active participation in a new product development project as well as interviews and discussions with key stakeholders, such as product development, design engineering, procurement, quality and project management teams. These interviews provided insights into the challenges and strategies associated with cost management in new product development. The quantitative approach included a detailed analysis of cost data from recent new product development project, focusing on the comparison between target costs, cost estimations and actual costs at various stages of the product development project lifecycle.

The research identified that early and continuous cost estimation, cross-functional collaboration, and the adoption of dynamic cost adjustment strategies are crucial for managing and mitigating cost changes in new product development. The findings reveal that cost deviations are often driven by design modifications, economic fluctuations and market conditions. The study also highlights the importance of using should-cost models and real-time cost tracking to maintain alignment with financial targets.

The results of the research, reached through a combination of theoretical analysis and empirical data, demonstrate that an integrated cost management process—one that incorporates dynamic target costs, close supplier collaboration, and the application of cost estimates—can reduce the risk of cost overruns and enhance the overall success of new product development projects. This thesis contributes to the broader field of new product development by offering a structured framework for cost management, ultimately supporting better decision-making and improved project outcomes.

Uusien tuotteiden kehittäminen on kriittinen prosessi kilpailukyvyn säilyttämiseksi markkinoilla. Se sisältää uusien tuotteiden suunnittelun, luomisen ja lanseeraamisen asiakastarpeiden ja markkinoiden kysynnän täyttämiseksi. Uusien tuotteiden kehittämisen monimutkaisuus aiheuttaa kuitenkin usein haasteita kustannusten hallinnassa. Tehokas kustannusten hallinta tässä kontekstissa on olennaista, jotta tuotteet voidaan kehittää tavoitekustannusten puitteissa, säilyttäen samalla korkea laatu ja markkinoiden odotukset.

Tämä tutkimus tehtiin yritykselle, jonka tavoitteena oli parantaa kustannusten hallintaa uusien tuotteiden kehitysprojekteissa analysoimalla perusteellisesti ostettujen materiaalien kustannusten dynamisuutta projektin elinkaaren aikana. Tutkimus rakentuu yhden päätutkimuskysymyksen ja kolmen alakysymyksen ympärille, jotka ovat (1) Miten uusien tuotteiden kehitysprojektin kustannusten hallintaa voidaan parantaa ymmärtämällä tuotteen kustannusrakennetta, kustannusten muutoksia tavoitekustannuksista toteutuneisiin kustannuksiin ja näihin vaikuttavia tekijöitä?; (1a) Mitä kustannusmuutoksia on tapahtunut?; (1b) Mikä aiheutti kustannusmuutokset?; ja (1c) Miten kustannusmuutoksia voitaisiin välttää tai hallita?

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys tarkastelee kustannusten hallinnan periaatteita uusien tuotteiden kehityksessä, korostaen varhaisen kustannusarvion merkitystä, suunnittelupäätösten vaikutusta tuotteen kustannuksiin ja eri toimintojen välisen yhteistyön roolia kustannusten hallinnassa. Empiirinen tutkimus toteutettiin yhdistämällä kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia menetelmiä. Kvalitatiivinen osuus sisälsi havainnointia ja aktiivista osallistumista uuteen tuotekehitysprojektiin sekä haastatteluja ja keskusteluja keskeisten sidosryhmien, kuten tuotekehityksen, suunnittelun, hankinnan, laadunhallinnan ja projektinhallinnan tiimien kanssa. Näiden haastatteluiden avulla saatiin oivalluksia uusien tuotteiden kehityksen kustannusten hallintaan liittyvistä haasteista ja strategioista. Kvantitatiivinen lähestymistapa sisälsi yksityiskohtaisen analyysin kustannustiedoista eräästä hiljattain toteutetusta tuotekehitysprojektista, keskittyen tavoitekustannusten, kustannusarvioiden ja toteutuneiden kustannusten vertailuun eri vaiheissa projektin elinkaaren aikana.

Tutkimus osoitti, että varhainen ja jatkuva kustannusten arviointi, eri toimintojen välinen yhteistyö ja dynaamisten kustannussäätöstrategioiden omaksuminen ovat keskeisiä tekijöitä kustannusmuutosten hallitsemisessa ja ehkäisemisessä uusien tuotteiden kehityksessä. Tulokset paljastivat, että kustannuspoikkeamat johtuvat usein suunnittelumuutoksista, ekonomisista vaihteluista ja markkinaolosuhteista. Tutkimus korostaa myös "should-cost" -mallien ja reaaliaikaisen kustannusseurannan tärkeyttä taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Teoreettisen analyysin ja empiiristen tietojen yhdistelmällä saavutetut tutkimustulokset osoittavat, että integroidun kustannusten hallintaprosessin—joka sisältää dynaamiset tavoitekustannukset, tiiviin yhteistyön toimittajien kanssa ja kustannusarvioiden soveltamisen—käyttöönotto voi vähentää kustannusylitysten riskiä ja parantaa uusien tuotteiden kehitysprojektien kokonaisvaltaista menestystä. Tämä diplomityö tuo uuden näkökulman uusien tuotteiden kehittämisen laajempaan kenttään tarjoamalla jäsennellyn viitekehyksen kustannusten hallintaan, tukien parempaa päätöksentekoa ja projektien onnistumista.