Good leadership practices as a basis for crisis resilience : How Finnish higher education can work better in crisis

Abstract

Suomalaiset korkeakoulut ovat kohdanneet viime vuosina monenlaisia kriisejä. Niiden toimintaympäristö on muuttunut, ja samaan aikaan kriisien todennäköisyys on kasvanut. Tässä hankkeessa tutkimme, kuinka suomalaiset korkeakoulut ovat toimineet aiemmissa kriiseissä ja kuinka ne voisivat toimia paremmin tulevissa. Tavoitteemme on kehittää yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kriisijohtamista kaikissa kriisin eri vaiheissa: kriiseihin valmistautumisessa, meneillään olevan kriisin hallinnassa, ja kriiseistä toipumisessa. Keräsimme aineistoa suomalaisten korkeakoulujen henkilöstöltä paneeli-keskustelujen ja valtakunnallisen kyselyn avulla. Lisäksi analysoimme uudelleen useita aiemmin keräämiämme aineistoja. Järjestimme maalis-marraskuussa 2023 kaksi paneelikeskustelukierrosta, joiden yhteensä kymmeneen paneelikeskusteluun osallistui yhteensä 25 henkilöä 14 suomalaisesta korkeakoulusta. Näissä keskusteluissa tarkasteltiin osallistujien kriisikäsityksiä, aiempia kriisikokemuksia, käsityksiä nykyisestä kriisijohtamisen tilanteesta panelistien korkeakouluissa, ja ajatuksia korkeakoulujen kriisijohtamisen kehittämisestä. Kyselymme toimitettiin helmi-maaliskuussa 2024 yhteensä 10 yliopistossa ja 11 ammattikorkeakoulussa johtotehtävissä toimiville henkilöille aina laitosjohtajista ja osastopäälliköistä johtajiin ja rehtoreihin. Saimme kaikkiaan 126 vastausta. Kyselyssä johtajia pyydettiin pohtimaan aiempia kriisikokemuksiaan, meneillään olevaa valmistautumista kriiseihin ja sitä, miten he voisivat parantaa omaa ja organisaationsa kykyä selviytyä tulevista kriiseistä. Sekä paneelikeskusteluissa että kyselyssä osallistujia kannustettiin pohtimaan yleisempiä kriisijohtamiseen liittyviä teemoja, joten tässä työssä ei tarkastella yksityiskohtaisesti mitään tiettyä kriisiä tai kriisityyppiä. Tutkimuksemme kirjallisuuskatsaus kohdistui vuoden 2020 jälkeen ilmestyneisiin vertaisarvioituihin julkaisuihin, jotka käsittelivät kriisijohtamista. Kirjallisuus-katsauksessa tunnistettiin kolme pääteemaa COVID-19-aikakauden kriisijohtamisen tutkimuksessa: kriisin hyvinvointivaikutukset, viestinnän merkitys sekä organisaation ja johtajuuden ominaisuudet. Tutkimustuloksemme kattavat neljä pääaluetta: osallistujien käsitykset kriisistä, kriisikäytänteet, kriisiviestintä ja hyvinvointi. Osallistujat tarkastelivat korkea-koulutuksen kriisejä laaja-alaisesti ja nostivat esiin erilaisia ja eritasoisia kriisejä. Näistä lähtökohdista käsitteellistimme kriisin vaihtelevaksi, kontekstisidonnaiseksi ja sumeaksi. Lisäksi osallistujat tunnistivat useita yksilöitä tai ryhmiä (esimerkiksi kielen, etnisyyden tai vamman perusteella), joihin kriisit saattavat vaikuttaa epätasa-arvoistavasti. Mahdollisten kriisien moninaisuus asettaa haasteita korkeakouluille ja niiden johtajille, henkilöstölle ja opiskelijoille sekä kriiseihin valmistautuessa, niitä kokiessa, että niistä palautuessa. Osallistujat nostivat esiin monia korkeakouluille merkittäviä kriisikäytänteitä, joissa toistuivat yksilölliset, organisatoriset ja johtajuudelliset näkökulmat sekä laajemmat kriisinkestävyyden ja yhteisöllisyyden teemat. Osallistujat tunnistivat lisäksi useita kriisiviestinnällisesti merkittäviä elementtejä, ja niiden perusteella kaksisuuntainen, osallistava, monikanavainen ja joustava viestintä, joka on myös luotettavaa, hyödyllistä ja harkittua, helpottaisi kriisitilanteessa johtamista. Osallistujat ilmaisivat huolensa organisaatioyhteisön hyvinvoinnista ja korostivat yhteisön, osallisuuden ja tuen merkitystä hyvinvoinnin edistämisessä paitsi kriisin aikana, myös sitä ennen ja sen jälkeen. Aineiston analyysissa esiin nousi kolme läpileikkaavaa teemaa: 1) arjen johtaminen on kriisijohtamista ja/tai kriisijohtaminen on arjen johtamista, eli ajatus siitä, että kriisijohtamistaidot ovat tärkeitä taitoja, joita on tärkeää hankkia ja harjoittaa paitsi kriisin aikana, myös arjessa; 2) moninaisuus, joka nousi esiin lähes jokaisella analyysin osa-alueella, ja joka tunnistettiin erilaisilla tavoilla; ja 3) konteksti, eli kuinka kunkin kriisin tai tilanteen erityispiirteillä on suuri merkitys lopputuloksen ja asianmukaisen johtamistavan määrittämisessä. Raportin lopussa esitetään suosituksia korkeakouluorganisaatioille viidellä keskeisellä alalla: valmistautuminen, organisatoriset näkökohdat, viestintä, hyvinvointi ja esille nousseet uudet tutkimuskohteet.

Higher education organizations in Finland have recently navigated multiple crises, both potential and realized, and face an ever-changing environment that contains a multitude of imaginable crises. In this study, we investigated how Finnish higher education organizations have functioned in past crises, and can function better in future crises, by conducting panel discussions and a nationwide survey with higher education workers across Finland. Our project’s goal is to facilitate the development of crisis leadership, including preparation for, management of, and recovery from crises at universities, universities of applied sciences, and other similar workplaces. We held two rounds of panel discussions from March to November of 2023 with a total of 25 participants from 14 separate Finnish higher education organizations in Finland. A total of ten discussions explored the participants’ conception of crisis, past crisis experiences, perceptions of the current crisis leadership situation at their organization, and their thoughts on development areas for higher education crisis leadership. Our survey was distributed to leaders—from department chairs and heads of administration to section directors and rectors—at 10 universities and 11 universities of applied sciences in Finland in February and March 2024, and we received 126 responses. The survey requested leaders to reflect on their prior experiences of crises, the ongoing preparation for crises occurring at their organization, and how to improve their own and their organization's ability to cope with future crises. Due to the ever-changing crisis environment, both the panel discussions and the survey encouraged the participants to reflect on more general themes of crisis leadership, and thus, in this research we do not explore any particular crisis or type of crisis in detail. In addition to the panels and the survey, we re-examined multiple datasets we had collected as parts of our previous studies and conducted a literature review of peer-reviewed studies on crisis leadership published since 2020. This review identified three major themes in crisis leadership research in the COVID-19 era: well-being impacts of crisis, the importance of communication, and organizational and leadership characteristics. The current study’s findings span four major areas: the participant’s conception of crisis, crisis practices, crisis communication, and well-being. The participants’ perceptions of crisis in higher education were multi-faceted: based on them, a crisis conceptualization which emphasized the variable, context-dependent, and fuzzy nature of crisis was created. Additionally, the participants identified individuals or groups who were at risk of being affected by crises more than others (based on, for instance, language, ethnicity, or disability). The diversity of possible crises presents significant challenges for higher education organizations and their leaders, staff, and students, as they prepare for, experience, and recover from crisis. The participants recognized several crises practices that were relevant to higher education organizations. These practices included individual, organizational, and leadership needs, along with broader themes of resilience and community. The participants in this study identified multiple elements of crisis communication which could help facilitate successful crisis outcomes. These crisis communication elements included bidirectional, inclusive, multichannel, resilient communication that is trustworthy, rumor- and misinformation-aware, useful, and thoughtful. The participants also expressed concern for the well-being of the organizational community and highlighted the importance of inclusion, support, and a sense of community for promoting well-being before, during, and after crisis. During our data analysis, three cross-cutting motifs emerged: first, the idea that everyday leadership is crisis leadership and/or crisis leadership is everyday leadership, i.e., crisis leadership skills are important skills to have and practice not just during crisis, but in the everyday. Second, diversity, or variation, appeared in nearly every area of the analysis and was recognized in practically countless ways (e.g., crisis types, linguistic, cultural, relationship to the organization, organizational culture, employment groups, student groups, physical location, disability, caregiver status, family status, experience of crisis). Finally, context was repeatedly discussed, as the particulars of any crisis or situation mattered greatly in determining their outcome and appropriate leadership response. After discussing our findings, the report concludes with recommendations for higher education organizations in five major areas: preparation, organization, communication, well-being, and future research directions.