Toimikuntatyöskentely tietojohtamisen käytäntönä : Tapaustutkimus rakentamisalan ohjeistuksen laatimisesta
Kari, Marita (2024)
Kari, Marita
Tampereen yliopisto
2024
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tohtoriohjelma - Doctoral Programme in Information Studies and Interactive Media
Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta - Faculty of Information Technology and Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Väitöspäivä
2024-09-20
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-03-3584-7
https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-03-3584-7
Tiivistelmä
Tutkimus tarkastelee kiinteistö- ja rakentamisalan (kira-alan) ohjeistuksen laatimista tietojohtamisen prosessina. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten Rakennustietosäätiö RTS sr:n (RTS) toimikuntatyöskentely sekä säätiön toimielinten rakenne ja rakenteesta muodostunut verkosto mahdollistavat kira-alan ohjeistuksen laatimisen ja auttavat ohjeistusta saavuttamaan alan yleisen hyväksynnän. Ohjeistuksen tuottaminen ja sille hyväksynnän hankkiminen on RTS:n sääntöihin kirjattu tehtävä. Rakentamisala on tyypillinen projektiperusteinen toimiala, jossa yritysten yhteistyökumppanit vaihtuvat projektikohtaisesti. Standardisointi on tärkeää rakentamisalalla, koska se vähentää epävarmuuteen ja keskinäiseen riippuvuuteen liittyvää monimutkaisuutta.
Tutkimuksessa haettiin vastausta kolmeen tutkimuskysymykseen. Ensimmäinen tutkimuskysymys tarkasteli ohjeistuksen laadintaprosessia sekä sen johtamista ja toteuttamista, ja sen alakysymykset käsittelivät asiasisällön kehittämistä sekä asiantuntijoiden osallistumista ja merkitystä. Toinen tutkimuskysymys paneutui roolien ja verkoston merkitykseen toimikuntaprosessin eri vaiheissa. Toimikuntaprosessi tarjoaa eri osapuolille tilaisuuksia tiedon vaihtoon ja tiedon yhdistämiseen. Kolmas tutkimuskysymys keskittyi näiden tilaisuuksien tarkasteluun ja analysointiin.
Teoreettisessa viitekehyksessä Beijersen (2000) tietojohtamisen mallilla on keskeinen asema. Tämän mallin valintaan vaikuttivat sen aiempi empiirinen testaus relevantissa pk-yritysten tietojohtamisen kontekstissa, tiedontarpeiden ja tietoon liittyvien valintojen sisältyminen tietojohtamisen prosessin vaiheisiin, RTS:n toimikuntatyöskentelyn eteneminen pääpiirteittäin mallin mukaisesti sekä mallin edelleen jatkuva aktiivinen käyttö pk-yritysten tietojohtamisen tutkimuksessa. RTS toiminnallisena säätiönä vertautuu resursseiltaan pk-yritykseen. Mahdollisuus organisaatiorajat ylittävälle toimialan yhteiselle tieto- ja sosiaaliselle pääomalle on lähtöisin Nahapietin ja Ghoshalin (1998) tutkimuksesta. Crossin ja Sproullin (2004) kehittämää käyttökelpoisen tiedon käsitettä ja sen osatekijöitä, ratkaisut, suositukset, ongelman uudelleen muotoilu, validointi ja legitimaatio, hyödynnettiin ohjeistuksen laadintaprosessin tarkastelussa. Näiden osatekijöiden avulla tarkasteltiin toimikunnan työskentelyprosessin eri vaiheissa tarvittavaa, prosessia eteenpäin vievän tiedon tyyppiä. RTS on yleishyödyllinen säätiö, jonka toimikuntatyöskentelyn tutkiminen kontribuoi kolmannen sektorin tietojohtamisen tutkimukseen, joka on vielä merkittävästi vähemmän tutkittu alue kuin yritysten tietojohtaminen.
Toimikuntaprosessia analysoitiin keskittymällä kymmeneen toimikuntaprojektiin. Tutkimusstrategiana käytettiin laadullisesti vallitsevaa monimenetelmällistä tapaustutkimusta, tutkimusasetelmana poikkileikkaustutkimusta. Tutkimuksen empiirinen aineisto koottiin vuosina 2019–2020 haastattelemalla 20 toimikuntien jäsentä ja 10 Rakennustiedon projektipäällikköä, kolme henkilöä jokaisesta toimikunnasta. Empiirinen aineisto analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin avulla. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin erityyppistä kirjallista lähdeaineistoa, jonka avulla kuvattiin tutkimuksen konteksti sekä laadittiin toimikuntaverkoston rakennemalli kokonaisverkostomenetelmää hyödyntäen. Verkostomalli muodosti tutkimuksen määrällisen osan.
Tutkitut toimikunnat laativat ohjeita Rakennustiedon eri kortistoihin, rakentamisen yleisiä laatuvaatimuksia (RYL) ja kira-alan sopimusasiakirjoja. RTS:n toimikuntatyöskentely käsittää standardin käynnistys- ja kehittämisvaiheet. RTS määritteli toimikuntien tehtävän, työtavan, aikataulun ja odotettavat tulokset. Toimikunnat laativat standardiehdotuksen, josta pyydettiin lausuntoja avoimesti ja laajalta vastaanottajakunnalta. Tavoitteena on, että standardien on mahdollista saavuttaa konsensus ja laaja käyttöönotto kira-alalla. Toimikuntatyöskentelyn tyyppistä teollisuuskonsortioiden harjoittamaa vapaaehtoista standardisointitoimintaa on toistaiseksi tutkittu hyvin vähän tietojohtamisen piirissä.
Tulokset osoittivat toimikuntaprosessin muodostavan vaiheittaisen etenemispolun, jossa jokainen vaihe vei projektia eteenpäin kohti julkaisuun hyväksyttyä asiasisältöä. Toimikuntaprosessi noudatti Rakennustiedon sisäisessä laatujärjestelmässä kuvattuja vaiheita ja jakautui useampaan aktiiviseen työskentelyjaksoon, jotka päättyivät muodolliseen tarkastus- ja hyväksymispisteeseen. Tarkastellut työskentelyjaksot olivat toimikunnan kokoamisvaihe, käsikirjoituksen käsittely toimikunnassa ennen lausuntojen hankkimista ja lausuntojen hankkimis- ja käsittelyvaihe. Vastaavat tarkastus- ja hyväksymispisteet olivat yliasiamiehen hyväksyntä toimikunnan kokoonpanolle ja toimikunnan perustaminen, toimikunnan hyväksyntä lausuntokierroksen käynnistämiselle ja ohje-ehdotuksen hyväksyminen julkaistavaksi.
Toimikuntia tarkasteltiin pieninä tilapäisinä organisaatioina, joiden työskentelyn edistämisessä tärkeitä olivat ennalta määritellyt roolit ja tehtävät. Puheenjohtaja johti toimikunnan työskentelyä, ja hänellä oli myös keskeinen työskentelykulttuuria luova ja ylläpitävä rooli. Hänen tärkeä tehtävänsä oli mahdollistaa tiedon vaihdolle ja tiedon yhdistämiselle välttämätön avoin keskustelu käsikirjoituksesta samalla kuitenkin asiasisällön sujuvasta käsittelystä huolehtien. Jäsenten tärkein tehtävä oli käsikirjoituksen kommentointi, mikä tapahtui useimmiten toimikunnan kokouksissa yhteisesti keskustellen. Näin heidän asiantuntemuksensa saatiin alan yhteiseen käyttöön. Rakennustietoa edustanut projektipäällikkö toimi toimikunnan sihteerinä ja hoiti oman osaamisensa mukaan myös muita tehtäviä.
Toimikuntien kokouksissa käytyjen keskustelujen avulla koordinoitiin tiedon vaihdolle ja tiedon yhdistämiselle keskeistä hankkeen eri osapuolten näkökulmien sisällyttämistä käsikirjoitukseen, jonka muokkauksessa otettiin huomioon myös tärkeimmät työhön liittyvät säännökset ja viranomaismääräykset sekä RTS:n ohjeistukset. Muita viranomaisten ohjeistavia ja alan muiden tiedontuottajien ohjeluontoisia julkaisuja toimikunta hyödynsi tarpeelliseksi arvioimassaan määrin. Toimikuntatyön ydin oli sen lopputulos, valmis ohjeistus, jossa yhteinen asiantuntemus saatettiin kaikkien käyttöön osana kira-alan yhteistä tietoa.
RTS:n toimikuntalaitoksen muodostama verkosto ja toimikuntien jäsenten ja Rakennustiedon projektipäälliköiden omat verkostot olivat tärkeä toimikuntien tiedon vaihdossa ja tiedon yhdistämisessä hyödyntämä resurssi. Tärkeitä olivat henkilöiden keskinäisten sekä henkilöiden ja organisaatioiden välisten yhteyksien lisäksi myös henkilöiden ja dokumenttien väliset yhteydet. Henkilöiden ja dokumenttien väliset yhteydet välittivät toimikunnalle tietoa tärkeiden työhön liittyvien dokumenttien syntyhistoriasta ja niiden mahdollisista ongelmakohdista sekä auttoivat välttämään ristiriitojen syntymisen toimikunnassa valmisteilla olleen ja muualla julkaistun dokumentin välille. Henkilöiden välisten suhteiden kesto vaihteli kertaluontoisesta kohtaamisesta alan toimijan järjestämässä tilaisuudessa vuosikymmenten pituisiin kollegiaalisiin suhteisiin. Monimuotoiset henkilösuhteet välittivät toimikuntiin tietoa yhtäältä tulevien käyttäjien toivomuksista, odotuksista ja tiedontarpeista, toisaalta käytännössä toimivista tai uusista teknisistä ratkaisuista.
Tutkimus osoitti, että kira-alan ammatillista tietoa tuotetaan dynaamisessa verkostossa, jossa yhtäällä valmisteilla oleva tai julkaistu päivitetty tai uusi tieto otetaan huomioon toisaalla kehitettävässä julkaisussa. Toimikuntatyöskentelyyn vaikuttavat erilaiset tekijät. Ne koskevat työn tavoitteita, osallistujien rooleja ja toimikunnan kokoonpanon pysyvyyttä, toimintakulttuuria sekä käytettävissä olevia välineitä. Toimikunnan kontekstista riippuen nämä tekijät tukivat tai hankaloittivat hankkeen edistymistä. Toimikuntien työskentely sujui hyvin silloin, kun hankaloittavia tekijöitä ei ilmennyt ollenkaan tai niitä esiintyi vain yhdellä edellä mainituista osa-alueista. Vastaavasti kun ongelmia oli kahdella tai useammalla osa-alueella, toimikunnan sisäinen toiminta vaikeutui. Keskinäinen luottamus oli ensiarvoinen tekijä, joka kannusti toimikunnan jäseniä tiedon jakamiseen ja osallistumiseen ohjeistuksen yhteiseen kehittämiseen.
Kira-alaa saattaisi hyödyttää nykyistä selkeämpi tahtotila ohjeistuksen kehittämisen yhteisestä koordinaatiosta. Kehitystyö voisi tapahtua nykyisen kaltaisessa verkostossa mutta nykyistä systemaattisemmin yhdessä keskustellen ja koordinoiden. Pysyvien digitaalisten tunnisteiden kattava käyttö helpottaisi julkaisujen keskinäisten yhteyksien tunnistamista ja viittaamista julkaisuihin. Siksi olisi tärkeää, että kaikki alan tiedontuottajat ottaisivat käyttöön julkaisuilleen digitaalisen pysyvän tunnisteen.
Tutkimuksessa haettiin vastausta kolmeen tutkimuskysymykseen. Ensimmäinen tutkimuskysymys tarkasteli ohjeistuksen laadintaprosessia sekä sen johtamista ja toteuttamista, ja sen alakysymykset käsittelivät asiasisällön kehittämistä sekä asiantuntijoiden osallistumista ja merkitystä. Toinen tutkimuskysymys paneutui roolien ja verkoston merkitykseen toimikuntaprosessin eri vaiheissa. Toimikuntaprosessi tarjoaa eri osapuolille tilaisuuksia tiedon vaihtoon ja tiedon yhdistämiseen. Kolmas tutkimuskysymys keskittyi näiden tilaisuuksien tarkasteluun ja analysointiin.
Teoreettisessa viitekehyksessä Beijersen (2000) tietojohtamisen mallilla on keskeinen asema. Tämän mallin valintaan vaikuttivat sen aiempi empiirinen testaus relevantissa pk-yritysten tietojohtamisen kontekstissa, tiedontarpeiden ja tietoon liittyvien valintojen sisältyminen tietojohtamisen prosessin vaiheisiin, RTS:n toimikuntatyöskentelyn eteneminen pääpiirteittäin mallin mukaisesti sekä mallin edelleen jatkuva aktiivinen käyttö pk-yritysten tietojohtamisen tutkimuksessa. RTS toiminnallisena säätiönä vertautuu resursseiltaan pk-yritykseen. Mahdollisuus organisaatiorajat ylittävälle toimialan yhteiselle tieto- ja sosiaaliselle pääomalle on lähtöisin Nahapietin ja Ghoshalin (1998) tutkimuksesta. Crossin ja Sproullin (2004) kehittämää käyttökelpoisen tiedon käsitettä ja sen osatekijöitä, ratkaisut, suositukset, ongelman uudelleen muotoilu, validointi ja legitimaatio, hyödynnettiin ohjeistuksen laadintaprosessin tarkastelussa. Näiden osatekijöiden avulla tarkasteltiin toimikunnan työskentelyprosessin eri vaiheissa tarvittavaa, prosessia eteenpäin vievän tiedon tyyppiä. RTS on yleishyödyllinen säätiö, jonka toimikuntatyöskentelyn tutkiminen kontribuoi kolmannen sektorin tietojohtamisen tutkimukseen, joka on vielä merkittävästi vähemmän tutkittu alue kuin yritysten tietojohtaminen.
Toimikuntaprosessia analysoitiin keskittymällä kymmeneen toimikuntaprojektiin. Tutkimusstrategiana käytettiin laadullisesti vallitsevaa monimenetelmällistä tapaustutkimusta, tutkimusasetelmana poikkileikkaustutkimusta. Tutkimuksen empiirinen aineisto koottiin vuosina 2019–2020 haastattelemalla 20 toimikuntien jäsentä ja 10 Rakennustiedon projektipäällikköä, kolme henkilöä jokaisesta toimikunnasta. Empiirinen aineisto analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin avulla. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin erityyppistä kirjallista lähdeaineistoa, jonka avulla kuvattiin tutkimuksen konteksti sekä laadittiin toimikuntaverkoston rakennemalli kokonaisverkostomenetelmää hyödyntäen. Verkostomalli muodosti tutkimuksen määrällisen osan.
Tutkitut toimikunnat laativat ohjeita Rakennustiedon eri kortistoihin, rakentamisen yleisiä laatuvaatimuksia (RYL) ja kira-alan sopimusasiakirjoja. RTS:n toimikuntatyöskentely käsittää standardin käynnistys- ja kehittämisvaiheet. RTS määritteli toimikuntien tehtävän, työtavan, aikataulun ja odotettavat tulokset. Toimikunnat laativat standardiehdotuksen, josta pyydettiin lausuntoja avoimesti ja laajalta vastaanottajakunnalta. Tavoitteena on, että standardien on mahdollista saavuttaa konsensus ja laaja käyttöönotto kira-alalla. Toimikuntatyöskentelyn tyyppistä teollisuuskonsortioiden harjoittamaa vapaaehtoista standardisointitoimintaa on toistaiseksi tutkittu hyvin vähän tietojohtamisen piirissä.
Tulokset osoittivat toimikuntaprosessin muodostavan vaiheittaisen etenemispolun, jossa jokainen vaihe vei projektia eteenpäin kohti julkaisuun hyväksyttyä asiasisältöä. Toimikuntaprosessi noudatti Rakennustiedon sisäisessä laatujärjestelmässä kuvattuja vaiheita ja jakautui useampaan aktiiviseen työskentelyjaksoon, jotka päättyivät muodolliseen tarkastus- ja hyväksymispisteeseen. Tarkastellut työskentelyjaksot olivat toimikunnan kokoamisvaihe, käsikirjoituksen käsittely toimikunnassa ennen lausuntojen hankkimista ja lausuntojen hankkimis- ja käsittelyvaihe. Vastaavat tarkastus- ja hyväksymispisteet olivat yliasiamiehen hyväksyntä toimikunnan kokoonpanolle ja toimikunnan perustaminen, toimikunnan hyväksyntä lausuntokierroksen käynnistämiselle ja ohje-ehdotuksen hyväksyminen julkaistavaksi.
Toimikuntia tarkasteltiin pieninä tilapäisinä organisaatioina, joiden työskentelyn edistämisessä tärkeitä olivat ennalta määritellyt roolit ja tehtävät. Puheenjohtaja johti toimikunnan työskentelyä, ja hänellä oli myös keskeinen työskentelykulttuuria luova ja ylläpitävä rooli. Hänen tärkeä tehtävänsä oli mahdollistaa tiedon vaihdolle ja tiedon yhdistämiselle välttämätön avoin keskustelu käsikirjoituksesta samalla kuitenkin asiasisällön sujuvasta käsittelystä huolehtien. Jäsenten tärkein tehtävä oli käsikirjoituksen kommentointi, mikä tapahtui useimmiten toimikunnan kokouksissa yhteisesti keskustellen. Näin heidän asiantuntemuksensa saatiin alan yhteiseen käyttöön. Rakennustietoa edustanut projektipäällikkö toimi toimikunnan sihteerinä ja hoiti oman osaamisensa mukaan myös muita tehtäviä.
Toimikuntien kokouksissa käytyjen keskustelujen avulla koordinoitiin tiedon vaihdolle ja tiedon yhdistämiselle keskeistä hankkeen eri osapuolten näkökulmien sisällyttämistä käsikirjoitukseen, jonka muokkauksessa otettiin huomioon myös tärkeimmät työhön liittyvät säännökset ja viranomaismääräykset sekä RTS:n ohjeistukset. Muita viranomaisten ohjeistavia ja alan muiden tiedontuottajien ohjeluontoisia julkaisuja toimikunta hyödynsi tarpeelliseksi arvioimassaan määrin. Toimikuntatyön ydin oli sen lopputulos, valmis ohjeistus, jossa yhteinen asiantuntemus saatettiin kaikkien käyttöön osana kira-alan yhteistä tietoa.
RTS:n toimikuntalaitoksen muodostama verkosto ja toimikuntien jäsenten ja Rakennustiedon projektipäälliköiden omat verkostot olivat tärkeä toimikuntien tiedon vaihdossa ja tiedon yhdistämisessä hyödyntämä resurssi. Tärkeitä olivat henkilöiden keskinäisten sekä henkilöiden ja organisaatioiden välisten yhteyksien lisäksi myös henkilöiden ja dokumenttien väliset yhteydet. Henkilöiden ja dokumenttien väliset yhteydet välittivät toimikunnalle tietoa tärkeiden työhön liittyvien dokumenttien syntyhistoriasta ja niiden mahdollisista ongelmakohdista sekä auttoivat välttämään ristiriitojen syntymisen toimikunnassa valmisteilla olleen ja muualla julkaistun dokumentin välille. Henkilöiden välisten suhteiden kesto vaihteli kertaluontoisesta kohtaamisesta alan toimijan järjestämässä tilaisuudessa vuosikymmenten pituisiin kollegiaalisiin suhteisiin. Monimuotoiset henkilösuhteet välittivät toimikuntiin tietoa yhtäältä tulevien käyttäjien toivomuksista, odotuksista ja tiedontarpeista, toisaalta käytännössä toimivista tai uusista teknisistä ratkaisuista.
Tutkimus osoitti, että kira-alan ammatillista tietoa tuotetaan dynaamisessa verkostossa, jossa yhtäällä valmisteilla oleva tai julkaistu päivitetty tai uusi tieto otetaan huomioon toisaalla kehitettävässä julkaisussa. Toimikuntatyöskentelyyn vaikuttavat erilaiset tekijät. Ne koskevat työn tavoitteita, osallistujien rooleja ja toimikunnan kokoonpanon pysyvyyttä, toimintakulttuuria sekä käytettävissä olevia välineitä. Toimikunnan kontekstista riippuen nämä tekijät tukivat tai hankaloittivat hankkeen edistymistä. Toimikuntien työskentely sujui hyvin silloin, kun hankaloittavia tekijöitä ei ilmennyt ollenkaan tai niitä esiintyi vain yhdellä edellä mainituista osa-alueista. Vastaavasti kun ongelmia oli kahdella tai useammalla osa-alueella, toimikunnan sisäinen toiminta vaikeutui. Keskinäinen luottamus oli ensiarvoinen tekijä, joka kannusti toimikunnan jäseniä tiedon jakamiseen ja osallistumiseen ohjeistuksen yhteiseen kehittämiseen.
Kira-alaa saattaisi hyödyttää nykyistä selkeämpi tahtotila ohjeistuksen kehittämisen yhteisestä koordinaatiosta. Kehitystyö voisi tapahtua nykyisen kaltaisessa verkostossa mutta nykyistä systemaattisemmin yhdessä keskustellen ja koordinoiden. Pysyvien digitaalisten tunnisteiden kattava käyttö helpottaisi julkaisujen keskinäisten yhteyksien tunnistamista ja viittaamista julkaisuihin. Siksi olisi tärkeää, että kaikki alan tiedontuottajat ottaisivat käyttöön julkaisuilleen digitaalisen pysyvän tunnisteen.
Kokoelmat
- Väitöskirjat [4943]