Roles, responsibilities and governance in agile product teams;From project to product in information technology industry

Abstract

Organizations are adopting product centric operating models and moving from project delivery centric way of working to continuous product improvement. This is a strategic decision in operations strategy. Operations strategy states how an organization is managing its resources and processes organization wide in the long-term. The case company is moving to continuous product improvement operating model. The goal of this study is to provide information for the case company on how the agile product teams should be organized to deliver the most value and to achieve increased agility. This study analyzes needed agile product team roles, responsibilities and competencies. The needed governance and coordination across product teams is investigated and suitable framework the case company purposes is evaluated. Insights on how a product is defined and how product management should be set are investigated. This study is exceptional in the sense that the researcher had the opportunity to step in in a very early phase in planning and before piloting a new operating model. The theoretical framework of this study consists of theories touching agile product teams and product centric operating model. Theories studied are operations strategy, value, product, product management, lean and agile. Operations strategy provided a view on how organizations manage resources and processes organization wide in a long-term. Focus on value was to understand what value is and how to measure value and from which perspective. Product and product management focus was to understand how product is defined and what product management is. Lean and agile provided information on what these concepts are. In practical level, agile was investigated from the agile team perspectives and which types of agile teams exist and how teams are organized. Agile is studied also from the perspective of how to scale agile. The empirical research material consists of the case company documentation, interviews and workshops. The theoretical framework was utilized in preparing interviews and workshops. In analysis phase, the empirical results and theoretical framework were compared, and analysis result is documented in research report. The case company plan for agile product teams was professionally prepared and it contained many aspects of agile teams stated in theory. Due to early phase, the plan was on a high level. This study provided recommendations for the case company to consider when planning the implementation. Finally, a practical framework was proposed for the case company agile product team structure and the research questions were answered. The framework proposed for the case company is based on SAFe® framework which fits for the needs of large-scale agile adoption. The importance of product definition and professional product management is highlighted in this study. Agile product teams are part of the organization and part of the organization’s operating model. Overall, the success of individual agile product teams is dependent on surrounding organization.

Organisaatiot ottavat käyttöön tuotekeskeisiä toimintamalleja ja siirtyvät projektitoimituksiin keskittyvästä toimintamallista jatkuvan tuotekehityksen malliin. Tämä on strateginen päätös organisaation toimintastrategiassa. Toimintastrategia kuvaa kuinka organisaatio hallitsee resurssejaan ja prosessejaan pitkällä aikavälillä. Tutkimuksen kohdeyritys on siirtymässä jatkuvaan tuotekehityksen toimintamalliin. Tämän tutkimuksen tavoitteena on tarjota kohdeyritykselle tietoa siitä, kuinka ketterät tuotetiimit tulisi organisoida, jotta ne tuottaisivat mahdollisimman paljon arvoa ja lisäävät liiketoiminnan ketteryyttä. Tässä tutkimuksessa analysoidaan tarvittavia ketterän tuotetiimin rooleja, vastuita ja osaamista. Tuotetiimien välillä tarvittava koordinointi ja hallintamalli analysoidaan ja kohdeyrityksen tarpeisiin sopiva viitekehys arvioidaan. Tutkimus tuo näkemyksiä siihen miten tuote määritellään ja miten tuotehallinta tulisi hoitaa. Tutkimus on poikkeuksellinen siitä näkökulmasta, että tutkijalla oli mahdollisuus tutkia kohdeyrityksen tilannetta suunnitelmien varhaisessa vaiheessa ja ennen uuden toimintamallin pilotointia. Tämän tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu ketteriä tuotetiimejä ja tuotekeskeisiä toimintamalleja koskevista teorioista. Tutkittavat teoriat ovat toimintastrategia, arvo, tuote, tuotehallinta, lean ja agile. Toimintastrategia kuvaa sitä, miten organisaatiot hallitsevat resurssejaan ja prosessejaan organisaation laajuisesti pitkällä aikavälillä. Tutkimus kuvaa mitä arvo on, miten sitä mitataan ja mistä näkökulmasta sitä mitataan. Tuotteen ja tuotehallinnan painopisteenä oli luoda ymmärrys, miten tuote määritellään ja mitä tuotehallinta on. Käsitteet lean ja agile selkeytettiin. Käytännön tasolla tarkasteltiin ketteryyttä agile tiimin näkökulmasta ja siitä minkä tyyppisiä ketteriä tiimejä on olemassa ja miten tiimit on organisoitu. Ketteryyttä tarkastellaan myös skaalautuvuuden näkökulmasta. Empiirinen tutkimusmateriaali koostuu kohdeyrityksen dokumentaatiosta, haastatteluista ja työpajoista. Teoreettista viitekehystä hyödynnettiin haastattelujen ja työpajojen valmistelussa. Analyysivaiheessa empiirisiä tuloksia ja teoreettista viitekehystä verrattiin ja analysoinnin tulokset dokumentoitiin tutkimusraporttiin. Kohdeyritys oli laatinut ketterien tuotetiimien suunnitelman ammattimaisesti ja se sisälsi monia teoriassa kuvattuja ketterien tiimien ominaisuuksia. Koska kohdeyritys oli muutoksessaan alkuvaiheessa, suunnitelma oli ylätasolla. Tämä tutkimus tuotti kohdeyritykselle suosituksia, joita se voi hyödyntää toteutusvaiheessa. Lopuksi tutkimus ehdottaa kohdeyritykselle käytännön viitekehystä ketterien tuotetiimien rakenteeksi ja tutkimus vastasi tutkimuskysymyksiin. Kohdeyritykselle ehdotettu viitekehys perustuu SAFe® viitekehykseen, joka sopii laajamittaiseen ketterien menetelmien omaksumiseen organisaatiossa. Tässä tutkimuksessa korostetaan tuotteen määrittelyn ja ammattimaisen tuotehallinnan tärkeyttä. Ketterät tuotetiimit ovat osa organisaatiota ja organisaation toimintamalleja. Yksittäisen ketterän tuotetiimin menestys on riippuvainen ympäröivän organisaation toiminnasta.