IT-projektien arviointi ja priorisointi osana IT-portfolionhallintaa: IT-portfolionhallinta valmistavassa teollisuudessa

Abstract

IT-portfolionhallinnan keskeisenä tehtävänä on valita oikeat projektit osaksi portfoliota. Sen avulla organisaatio pyrkii optimoituun portfolioon, jossa resurssien käyttö on tasapainossa sekä riippuvuuksien hallinta keskiössä. Optimoidulla portfoliolla tavoitellaan liiketoiminnan suorituskyvyn parantamista, kustannussäästöjä, kilpailuetua sekä rahallisesti kannattavien projektien toteuttamista. IT-portfolionhallinnan avulla pyritään maksimoimaan projektien tuottama liiketoiminta-arvo sekä vähentää projektien riskejä. Tutkimuksen taustalla on tarve vastata jatkuvasti muuttuvan liiketoimintaympäristön haasteisiin liittyen projektien monimutkaisuuteen ja liiketoiminnan kannattavuuteen. Jotta toteutetaan kannattavia sekä strategian mukaisia projekteja, vaatii se IT-portfolionhallinnalle keskeisiä projektien arviointiin ja priorisointiin liittyviä toimenpiteitä. Tutkimuksen tavoitteena on tunnistaa valmistavan teollisuuden organisaatioille ominaisia toimialakohtaisia käytäntöjä liittyen IT-projektien arviointiin ja priorisointiin. Lisäksi tavoitteena on tunnistaa toimialakohtaisia kriteereitä ja mittareita, joita arvostetaan toimialalla ylitse muiden. Tutkimuksessa keskitytään myös tunnistamaan toimialakohtaisia projektityyppejä sekä projektien ominaisuuksia. Tutkimus toteutettiin laadullisella tutkimusmenetelmällä hyödyntäen puolistrukturoitua haastattelumenetelmää aineistoa kerätessä. Ennen empiiristä tutkimusta tutkimuksessa käsitellään IT-portfolionhallinnan teoriaa ja sen tehtäviä. Teoriassa syvennytään IT-projektien arviointiin liittyviin mittareihin ja kriteereihin sekä esitellään kolme erilaista arviointimenetelmää IT-projektien arvioimiseksi. Tutkimusaineisto kerättiin viidellä puolistrukturoidulla haastattelulla, joissa haastateltavat edustivat monipuolista valmistavan teollisuuden toimialakohtaista osaamista IT-portfolionhallinnasta, projektinhallinnasta sekä projektien arvioinnista ja priorisoinnista. Haastatteluista nousi esille keskeisiä teemoja liittyen projektien vaiheiden, projektiehdotusten arviointiin. Haastatteluissa koettiin, että systemaattisen arviointimenetelmän käyttö projektien arvioinnissa on raskas ja ylläpitoa vaativa tapa arvioida projekteja. Haastatteluiden keskeisenä teemana nousi esiin liiketoimintatapauksien määrittäminen projektiehdotuksille sekä niiden subjektiivinen arviointi eri henkilöiden ja ryhmien toimesta. Liiketoimintatapaus sisältää erilaisia projektin arviointiin liittyviä kriteereitä ja mittareita, joihin tutkimuksessa keskitytään niin teoriassa kuin tuloksissakin. Tutkimuksen tuloksena tunnistettiin valmistavan teollisuuden organisaatioille keskeisiä toimialakohtaisia käytäntöjä sekä haasteita liittyen projektien arviointiin ja priorisointiin. Usein valmistavan teollisuuden organisaatiot eivät hyödynnä systemaattista arviointimenetelmää ja -prosessia IT-projektien arvioimiseksi ja priorisoinniksi, vaan arviointi ja priorisointi on kollektiivinen subjektiivinen näkemys projektin kannattavuudesta, strategisesta merkittävyydestä ja sopivuudesta portfolioon. Muut tutkimukset kuitenkin osoittavat, että systemaattisen arviointimenetelmän käyttö auttaa portfolion optimoinnissa sekä kannattavien projektien valinnassa portfolioon, joilla on selkeä kytkös organisaation strategiaan.