Vaikuttavuuslähtöinen tietotarpeiden määräytyminen: Tietojohtamisen tapaustutkimus julkishallinnon organisaatiossa

Abstract

Tekniikan vauhdikkaan kehittymisen myötä tiedosta ja sen hallinnasta on tullut yksi keskeisimmistä kulmakivistä organisaatioiden toiminnassa. Tietojohtaminen tutkii tietoa ja tietoon perustuvaa arvonluontiprosessia, minkä lisäksi on alettu tarkastelemaan arvon luomisen taustalla vaikuttavia ilmiöitä. Erityisesti julkishallinnon organisaatioissa pyrkimys vaikuttavuuden kasvattamiseen on edellyttänyt tietojohtamisen ja ilmiöiden johtamisen kehittämistä. Tässä työssä tutkitaan tietojohtamista Turvallisuus- ja kemikaalivirastossa (Tukesissa). Työn tavoitteeksi määritettiin aluksi tietojohtamisen nykytilan ja tietotarpeiden kartoittaminen Tukesissa, mutta tutkimusongelman tarkemman määrittelyn jälkeen aihe rajattiin tietotarpeisiin liittyvien prosessien tutkimiseen. Tutkimusongelmaksi tunnistettiin kartoittamattomat tietotarpeet ja niiden selvittämisen epäjohdonmukaisuus, ja lopullinen tavoite keskittyikin tietotarpeiden määräytymisen ja määrittelyn systematisointiin ja prosessointiin. Tutkimus toteutettiin kolmessa osassa, joista ensimmäisessä tehtiin kirjallisuuskatsaus tietojohtamisen ja tietotarpeiden määrittelyn teorioista, toisessa tutkittiin tietotarpeiden nykytilaa ja laadittiin malli tietotarpeiden määräytymisestä Tukesissa. Kolmannessa osassa testattiin laadittua mallia tekemällä tietotarvekartoitus rajatulle esimerkkiryhmälle Tukesin sisäisesti. Näistä kolmesta osiosta muodostuu kehys tälle tutkimukselle. Tutkimuksen merkittävimpänä tuloksena esitellään tietotarpeiden määräytymisen malli, jonka avulla pyritään osoittamaan Tukesin vaikuttavuuden ja tietotarpeiden välinen yhteys. Tutkimuksen yhteydessä laadittiin myös ohjeistus tietotarpeiden määräytymisen mallin soveltamiseen ja mallipohja tietotarpeiden selvittämisen tueksi ohjeineen. Lisäksi työ tarjoaa kattavan kuvauksen tietojohtamisen ja tietotarpeiden määrittelyn teorioista, ja tarjoaa aiheeseen liittyvän käsitteistön Tukesin käyttöön. Opinnäytetyön tapaustutkimuksen tarkoituksena oli testata ja arvioida kehitettyä tietotarpeiden määräytymisen mallia toteuttamalla tietotarvekartoitus, jossa pyrittiin määrittelemään kuluttajapalveluiden valvonnan tietotarpeita valvontatyön riskiperusteisen kehittämisen tueksi. Selvityksen merkittävimpänä tavoitteena oli tunnistaa tietotarpeita liittyen vaikuttavuuden kasvattamiseen. Tarkemmin sanottuna pyrittiin tunnistamaan, miten kuluttajapalveluihin kohdistuvaa turvallisuusvalvontaa voidaan entistä tehokkaammin kohdistaa riskiperusteisesti siten, että valvonnan aikaansaamalla muutoksella olisi vaikutusta kuluttajapalveluiden kokonaisturvallisuuden kehittymiseen. Tapaustutkimuksessa tunnistettiin tietotarpeita, joiden täyttäminen auttaisi Tukesia ymmärtämään, mitä tietoa tarvitaan, että valvonta voitaisiin kohdistaa niihin kohteisiin, joissa on suurimmat riskit ja missä valvontatoiminnalla on suurin vaikuttavuus. Tämä työ antaa kuvauksen Tukesin tietotarpeiden hallinnan nykytilasta tietojohtamisen näkökulmasta. Esille nousseita havaintoja voidaan pohtia ja soveltaa Tukesissa myös jatkossa, sillä tietotarpeiden selvittäminen on jatkuva prosessi, jota voidaan toteuttaa esitettyjen mallien mukaisesti. Työn lopussa esitellään vaihtoehtoisia jatkotutkimusaiheita, jotka voisivat olla Tukesille seuraavia askelia kohti tehokkaampaa tietotarpeiden hallintaa ja tietojohtamista.