Projektien sisäisten tiedonhallinnan käytäntöjen kehittäminen

Abstract

Projektien sisäiset tiedonhallinnan käytännöt voidaan nähdä vaikuttavan projektien ja siten projektiorganisaatioiden tehokkuuteen. Projektinhallintamenetelmät kuitenkin asettavat tiedonhallinnan näkökulmasta projektien sisäisiin tiedonhallinnan tarpeisiin erityispiirteitä, jotka vaikuttavat siihen, miten tiedonhallinnan prosessit projektien sisällä rakentuvat. Perinteiset vesiputousmalliset projektinhallintamenetelmät nojaavat vahvasti dokumentaatioon sekä selkeästi ja projektien alkuvaiheessa määritettyihin vaatimuksiin. Suosiotaan kasvattaneet ketterät projektinhallintamenetelmät puolestaan nojaavat aktiivisempaan hiljaisen tiedon jakamiseen ja projektien vaatimuksia lähestytään priorisoimalla eniten asiakasarvoa tuottavia vaatimuksia. Projekti-kohtaisten oppien kerääminen nähdään myös tehokkaana keinona edistää projektien sisäistä tiedonhallintaa sekä oppien siirrettävyyttä projektien välillä. Tämä tutkimus on toteutettu toimeksiantona laadullisena tapaustutkimuksena, jonka tarkoituksena on selvittää, miten kohdeorganisaation yhdessä projektitiimissä voidaan kehittää projektien sisäisiä tiedonhallinnan käytäntöjä. Projektien tiedonhallinnan nykytilaa analysoidaan Choon tiedonhallinnan prosessimallia sekä SECI-mallia tarkastelemalla, jonka perusteella voidaan esittää kohdeorganisaatiolle toimenpide-ehdotuksia tukeutuen muuhun aiheeseen liittyvään teoriaan. Tutkimuksessa havaittiin, että kohdeorganisaation projektitiimin työskentelytavat nojaavat nykytilassa vahvasti hiljaisen tiedon jakamisen ympärille. Hiljaisen tiedon suuri määrä aiheuttaa projektitiimin työskentelyssä läpinäkyvyyden sekä tehtävien seurattavuuden kannalta puutteita. Projektit itsessään vaativat ja sisältävät paljon dokumentoitua tietoa, esimerkiksi vaatimusten määrittelyn osalta, mutta tietojen luotettavuus aiheuttaa epävarmuutta projektityötä tekeville henkilöille. Dokumentoidun tiedon luotettavuus sekä selvästi määritettyjen tehtävien puute aiheuttaa haasteita projektitiimille. Tutkimuksessa havaittiin, että ketterille menetelmille rakennettujen teknologisten seurattavuustyökalujen avulla projektien tehtävien seurantaa sekä dokumentointia voisi parantaa. Lisäksi oppimiskäytäntöjen tuominen osaksi projektien läpivientiä auttaisi kasvattamaan projektien sisäistä tietämystä sekä mahdollistamaan oppien siirtämisen projektien välillä.